Memandangkan fakta bahawa lebih dari 300 bilion e-mel dihantar dan diterima setiap hari, tidak menghairankan bahawa orang telah mengembangkan "keletihan e-mel". Itulah sebabnya sangat mustahak untuk menulis e-mel berkesan yang menyampaikan maksud anda dengan jelas dan ringkas-anda tidak mahu orang tidak membaca e-mel jemputan mesyuarat anda sepenuhnya kerana terlalu panjang atau tidak jelas. Jangan bimbang-wikiHow ini akan memandu anda melalui semua perkara yang harus anda lakukan semasa menulis e-mel untuk jemputan mesyuarat, seperti cara menulis baris subjek yang kuat, apa yang harus anda katakan dalam isi e-mel anda, dan bagaimana anda boleh menggunakan aplikasi kalendar untuk membuat perkara lebih mudah.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menulis Baris Subjek yang Kuat
Langkah 1. Tulis baris subjek pendek dan relevan dengan tarikh dan topik perjumpaan
Menyertakan butiran ini bermaksud bahawa orang akan mengetahui kapan dan apa yang akan dibincangkan tanpa membuka e-mel. Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Mesyuarat 12/8: Panduan pelaporan baru."
Amaran:
Meninggalkan topik pertemuan mungkin akan menyebabkan orang menjawab, bertanya sama ada ia relevan dengan jabatan mereka atau jika kehadiran mereka adalah wajib, jadi pastikan untuk menyatakan topiknya!
Langkah 2. Minta pengesahan kehadiran dalam barisan subjek
Sekiranya anda perlu mengetahui siapa yang akan datang ke perjumpaan, minta pengesahan di baris subjek. Dengan begitu, mereka akan tahu bahawa mereka perlu membalas secepat mungkin sebelum mereka membuka e-mel. Anda mungkin menulis, "Mesyuarat HR 10/6 Jumaat, sila sahkan secepat mungkin."
Anda juga dapat menulis, "Harap RSVP: Mesyuarat HR 10/6."
Langkah 3. Beritahu mereka jika itu adalah mesyuarat tergempar dalam tajuk pelajaran
Sekiranya masalah yang mendesak atau sensitif terhadap masa yang memerlukan perjumpaan dengan segera, tambahkan rasa mendesak ke baris topik. Sebagai contoh, anda boleh menulis sesuatu seperti, "Mesyuarat darurat Isnin 2/31: Keselamatan siber."
Penting untuk memperhatikan tajuk mesyuarat juga untuk memberi mereka idea tentang apa yang diharapkan
Langkah 4. Nyatakan sama ada kehadiran wajib atau dicadangkan
Sekiranya anda bekerja di sebuah syarikat besar, kehadiran beberapa orang mungkin tidak diperlukan untuk setiap pertemuan. Nyatakan jabatan yang berkenaan di baris subjek atau beritahu penerima sekiranya mereka mesti hadir. Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Mesyuarat pemasaran wajib 10/6."
Sekiranya mesyuarat tidak diperlukan, anda boleh menulis: "Mesyuarat yang disarankan 10/6 mengenai taktik penyelidikan yang cekap."
Langkah 5. Gunakan perkataan penuh dalam baris subjek anda untuk mengelakkan kekeliruan
Singkatan mungkin kelihatan cekap, tetapi tidak begitu spesifik seperti kata penuh dan boleh menyebabkan kekeliruan. Sebagai contoh, "SAP" dapat berarti "sistem dan pemprosesan" atau "rancangan persampelan dan analisis" bergantung pada siapa dan yang tidak mengenal bahasa anda.
Namun, tidak mengapa menggunakan singkatan umum seperti "RSVP", "HR" dan "Wed."
Kaedah 2 dari 3: Membuat Tubuh E-mel Anda
Langkah 1. Tulis pengenalan ringkas dan mesra dan nota ringkas
Memperkenalkan diri anda perlu jika anda bekerja di syarikat besar atau jika anda belum mengenali semua orang. Penting juga untuk disebut dalam intro pendek ini jika ada dokumen atau bekalan yang perlu dilengkapkan dan / atau dibawa ke mesyuarat.
Jadikan perkenalan anda keperibadian atau relevan dengan karya. Contohnya, "Helo team, saya menantikan pelancaran program baru minggu depan!"
Petua:
Ingatkan penerima sekiranya mereka perlu menyelesaikan tugas atau membawa apa-apa bersama mereka ke mesyuarat. Sebagai contoh, "Sebagai peringatan, bawalah 4 salinan senarai kontak vendor anda."
Langkah 2. Senaraikan tarikh dan masa mesyuarat mengikut barisnya sendiri sehingga menonjol
Ini adalah maklumat penting bagi orang-orang untuk menghadiri perjumpaan, jadi anda menginginkannya jelas dan menonjol dari teks yang lain. Tandakan 2 baris di atas dan di bawahnya dan / atau letakkan dengan huruf tebal.
- Contoh: "6 Oktober, 10:30 - 11:45 pagi"
- Sekiranya mesyuarat dalam talian, senaraikan zon waktu supaya orang di zon waktu yang berlainan tidak akan terlepas kerana salah komunikasi. Contohnya, anda mungkin menulis: "6 Oktober, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
Langkah 3. Senaraikan lokasi selepas tarikh dan masa
Jadikan lokasi menonjol sama seperti tarikh dan waktu-terutama jika anda bertemu di tempat baru, jika sukar untuk dicari, atau jika anda tahu beberapa penerima tidak biasa dengan lokasi tersebut. Untuk perjumpaan maya (sama ada melalui forum langsung atau sembang video), berikan pautan ke forum atau panggilan video untuk akses mudah.
Semasa memberi arahan, seinci mungkin. Sebagai contoh: “Silakan datang ke bilik persidangan 592 di bangunan Timaren (209 Nix St.). Bilik 592 terletak di tingkat 2 bangunan, jadi anda perlu menaiki lif dari tingkat bawah, keluar di 12, dan menggunakan lif di sebelah selatan bangunan (di sebelah kiri anda) untuk naik ke tingkat 59."
Langkah 4. Berkongsi tujuan perjumpaan
Beritahu penerima apa yang akan dicapai oleh mesyuarat. Menawarkan agenda pendek untuk perjumpaan akan membantu mereka mengenali tugas mana yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Anda hanya boleh menyatakan topik (seperti "Kemas kini Keselamatan Siber") atau anda boleh memberikan garis masa:
- 10:30 - 10:45 Kongsi kemas kini status untuk projek
- 10:45 - 11:10 Bandingkan dan pilih tawaran yang sesuai
- 11:10 - 11:30 Percambahan fikiran dan matlamat untuk dilancarkan
Langkah 5. Proofread e-mel anda untuk kesalahan tatabahasa dan fakta
Perkara yang paling penting untuk dibaca ialah tarikh, masa, dan lokasi perjumpaan, jadi pastikan anda memilikinya dengan betul! Anda juga dapat membaca semula pengenalan, agenda, atau catatan lain yang mungkin anda sertakan untuk memastikan anda telah merangkumi semua asas.
Baca e-mel anda dengan kuat untuk memastikan tulisan anda jelas dan ringkas sebelum menghantarnya
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Outlook atau Aplikasi Kalendar Bersepadu
Langkah 1. Klik pada "Mesyuarat Baru" di bawah tab utama di Outlook
Sekiranya syarikat anda menggunakan pangkalan data komunikasi dengan kalendar bersepadu, seperti Outlook, gunakannya untuk mengatur pertemuan anda. Itu biasanya merupakan tempat hubungan yang disukai bagi orang yang anda bekerjasama.
Sekiranya syarikat anda tidak menggunakan Outlook atau seumpamanya, anda boleh menggunakan e-mel yang berkaitan dengan kerja anda untuk menghantar jemputan
Langkah 2. Pilih waktu dan tarikh dari tetingkap "Pembantu Penjadualan"
Setelah membuat mesyuarat baru, tetingkap kalendar akan muncul. Klik pada "Pembantu Penjadualan" dan sorot masa dan tarikh yang tersedia untuk mesyuarat anda.
Pastikan sudah tiba masanya anda dan peserta yang dimaksudkan ada. Bergantung pada aplikasi syarikat anda, anda mungkin perlu menyesuaikan tetapan tontonan anda untuk menunjukkan jadwal semua orang (selain dari jadwal anda sendiri)
Langkah 3. Tambahkan peserta dengan menaip nama mereka atau menggunakan buku alamat anda
Klik pada bar teks untuk memasukkan nama secara manual atau tatal ke buku alamat anda dan pilih namanya dari senarai. Gunakan fungsi "Pembantu Penjadualan" untuk memeriksa ketersediaan orang lain.
Sekiranya orang tidak tersedia, nama mereka akan kelihatan diserlahkan. Pembantu malah akan menunjukkan slot masa yang disyorkan agar sesuai dengan anda dan jadual peserta
Langkah 4. Tetapkan masa mula dan akhir mesyuarat
Pastikan tarikh mesyuarat adalah tarikh yang anda pilih sebelumnya, dan klik pada butang kalendar untuk membuat sebarang perubahan jika perlu. Kemudian gunakan anak panah turun di sebelah kanan senarai waktu untuk memilih waktu mula dan akhir yang betul.
Menambah waktu akhir paling menghormati masa orang sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dan dapat merancang perjalanan mereka atau bekerja di sekitar mesyuarat
Langkah 5. Klik "Temujanji" di bawah tab "Mesyuarat" di bahagian atas skrin
Mengklik butang ini akan mengembalikan anda ke skrin janji temu umum dan anda akan melihat kemasukan anda dijadualkan. Dari sini, anda dapat menambahkan subjek, lokasi dan nota.
Sekiranya anda tidak melihat entri anda dijadualkan di skrin janji temu, kembali dan ulangi proses sehingga muncul
Langkah 6. Jadilah spesifik semasa memasukkan subjek, lokasi, dan catatan
Biarkan penerima mengetahui apa yang dimaksudkan dengan rapat dengan beberapa kata ringkas (mis., "Ujian Produk Akan Datang"). Jadilah spesifik mengenai lokasi, berikan petunjuk jika bukan tempat pertemuan biasa atau jika sukar untuk pergi. Tambahkan nota tambahan (seperti kerja persiapan) yang berkaitan dengan mesyuarat.
- Berikan alamat lokasi, walaupun anda fikir mereka sudah mengetahuinya.
- Klik "hantar" apabila anda selesai.
Petua:
Elakkan subjek yang terlalu luas seperti "percambahan fikiran" kerana perkara itu tidak banyak memberitahu orang tentang tujuan pertemuan. Sebaliknya, anda mungkin mengatakan, "sumbang saran vendor untuk produk baru."
Petua
- Semasa membaca semula e-mel atau jemputan anda, teruskan maklumat ringkas dan tepat.
- Gunakan nada tulisan yang mesra dan profesional.
- Periksa semula senarai penerima untuk memastikan semua orang yang perlu berada di sana dijemput.
- Taip alamat di baris "bcc" jika anda mahu semua alamat tetap tersembunyi dari penerima.
Amaran
- Jangan menghantar jemputan atau e-mel tanpa tarikh, masa dan lokasi. Ini mungkin akan mengecewakan para jemputan anda dan anda akan mendapat banyak balasan yang meminta maklumat tersebut.
- Jangan menulis dalam huruf besar, ini akan ditafsirkan sebagai berteriak dan sangat tidak profesional.
