Microsoft Project adalah aplikasi perisian pengurusan projek yang diberi jenama di bawah Microsoft Office suite. Aplikasi ini membolehkan pengguna mengawal semua aspek dalam menguruskan projek, termasuk penganggaran, penjadualan, dan pengurusan sumber. Atas sebab ini, perisian ini banyak digunakan dalam industri pembinaan dan kejuruteraan. Salah satu bahagian proses pengurusan projek yang paling penting tetapi sering diabaikan adalah memperuntukkan sumber dengan betul. Setelah jadual projek dibuat, biasanya harus diubah untuk mengelakkan terlalu banyak mengalokasikan sumber tertentu (misalnya, subkontraktor), yang akan menyebabkan jadwal ditangguhkan. Mengetahui bagaimana memperuntukkan sumber dalam Projek Microsoft akan membantu anda mengawal projek anda dari awal hingga akhir.
Langkah-langkah
Langkah 1. Pertimbangkan ketersediaan sumber semasa menganggarkan jangka masa tugas
Langkah ini penting tetapi sering diabaikan. Sumber mesti dipertimbangkan semasa pembinaan jadual, bukan hanya selepas itu. Beri perhatian khusus kepada tugas bersamaan (yang berlaku pada masa yang sama) yang menggunakan sumber yang sama. Sebagai contoh, anda mungkin menganggap bahawa dinding dalaman dan luaran bangunan dapat dibingkai pada masa yang sama. Sekiranya anda hanya mempunyai 1 tukang kayu dalam projek ini, ini tidak mungkin dilakukan.
Mulakan anggaran jangka masa tugas anda dengan menganggarkan jumlah keperluan jam kerja untuk menyelesaikan tugas. Dengan menumpukan pada jam kerja dan bukannya jumlah hari kerja, anda mengambil kira berapa banyak sumber yang diperlukan
Langkah 2. Buat dan susun semua sumber anda
Kaedah terbaik untuk memastikan sumber anda tersusun adalah melalui lembaran sumber. Untuk mengakses helaian ini, klik pada menu "Lihat" dan pilih "Lembar Sumber." Pastikan semua sumber anda mempunyai nama yang jelas, dan pastikan anda sekurang-kurangnya menentukan jenis sumber.
- Sumber kerja "Work" adalah yang paling berguna, dan harus digunakan untuk mengkategorikan orang yang akan menghabiskan masa untuk mengerjakan tugas. Pada projek kecil, jenis sumber ini dapat merujuk kepada setiap anggota pasukan dengan nama. Pada projek yang lebih besar, sumber ini dapat tentukan subkontraktor yang berbeza.
- Sumber "Bahan" harus merujuk kepada bahan yang habis digunakan semasa bekerja, seperti kayu, paku, dan petrol.
- Sumber "Kos" harus digunakan untuk mengesan sumber yang mempunyai kadar kos yang jelas. Kadar harian untuk menyewa kren atau treler lapangan dapat dikesan sebagai sumber kos.
Langkah 3. Tugaskan setiap tugas kerja ke sumber
Setelah membuat jadual dalam paparan carta Gantt, anda perlu menentukan sumber mana yang dikaitkan dengan setiap tugas. Untuk melakukan ini, cari baris tugas di panel kiri, dan klik sel di lajur "Sumber". Menu lungsur turun akan muncul menyenaraikan semua sumber yang telah anda buat. Pilih sumber yang sesuai; misalnya, tugas yang disebut "Wire light fixtures" dapat diberikan sumber "Electrician."
Langkah 4. Periksa peruntukan sumber dalam paparan grafik sumber
Setelah membuat jadual anda dan memberikan sumber, anda boleh memeriksa peruntukan yang berlebihan. Untuk melakukan ini, klik pada "View" dan pilih "Resource Graph." Anda akan dibenarkan memilih setiap sumber dan melihat peruntukannya sepanjang projek. Setiap hari kerja ditunjukkan di sepanjang paksi mendatar, dan penggunaan sumber dinyatakan sebagai peratusan di sepanjang paksi menegak.
- Mana-mana titik di mana sumber melebihi 100 peratus penggunaan mewakili peruntukan yang berlebihan (bermaksud sumber tersebut tidak mungkin dapat melaksanakan semua tugas yang diberikan kepadanya pada waktu yang ditentukan). Peruntukan berlebihan ditunjukkan dengan warna merah. Untuk menyelesaikannya, tingkatkan jangka masa tugas, tetapkan lebih banyak sumber daya untuk tugas tersebut, atau ubah tugas bersamaan untuk membuat pertindihan yang lebih sedikit.
- Setiap titik di mana sumber daya digunakan sangat sedikit mungkin menunjukkan kekurangan peruntukan yang tidak cekap. Pertimbangkan untuk mengurangkan jangka masa tugas atau menggunakan jumlah sumber yang lebih sedikit.
