WikiHow ini mengajar anda cara membuat hamparan alamat di LibreOffice Calc untuk digunakan dalam gabungan surat LibreOffice Writer. Selepas anda membuat spreadsheet dan menyimpannya dalam format yang betul, anda perlu menyambungkannya ke Writer sebelum anda boleh mula melabelkan bidang dalam dokumen anda. Nasib baik, LibreOffice Writer dilengkapi dengan alat penciptaan pangkalan data cepat yang menjadikan proses itu sepotong kek.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Membuat Spreadsheet
Langkah 1. Buka LibreOffice Calc
Anda akan menemuinya di menu Mula Windows atau folder Aplikasi Mac anda. Calc adalah aplikasi spreadsheet yang sangat mirip dengan Microsoft Excel dan Google Sheets.
Langkah 2. Labelkan tajuk lajur anda
Anda ingin menggunakan tajuk tajuk yang relevan seperti Nama, Alamat, Negeri dan Pos, dll. Label ini harus masuk ke sel yang berasingan pada baris pertama spreadsheet.
- Adalah berguna untuk melabel setiap lajur untuk sebilangan kecil maklumat yang mungkin. Sebagai contoh, bukannya satu lajur yang disebut Alamat, anda boleh menggunakan StreetAddress, State, dan Zip. Daripada satu lajur untuk Nama, anda boleh melakukan FirstName dan LastName.
- Lajur tajuk sebenar harus disesuaikan dengan keperluan anda.
Langkah 3. Isi lajur dengan data yang akan digabungkan
Setiap baris harus mengandungi data untuk satu kenalan. Setelah memasukkan kenalan pertama pada baris pertama yang tersedia, masukkan kenalan seterusnya pada baris seterusnya, dan seterusnya.
Anda tidak perlu menggunakan format atau gaya khusus (seperti cetak tebal) kerana data akan diformat oleh dokumen gabungan surat anda
Langkah 4. Simpan fail seperti dalam format fail ODF
Format fail ODF diakhiri dengan sambungan fail. ODS, yang mungkin kelihatan agak pelik, tetapi betul. Untuk menyimpan hamparan:
- Klik Fail menu di kiri atas dan pilih Simpan sebagai.
- Lihat ke folder di mana anda ingin menyimpan fail. Anda mesti ingat lokasi ini.
- Pilih Hamparan ODF (*.ods) dari menu lungsur turun "Simpan sebagai jenis" atau "Format".
- Klik Jimat. Pada ketika ini, sila tutup aplikasi Calc.
Bahagian 2 dari 3: Menyambungkan Spreadsheet
Langkah 1. Buka Libre Writer
Anda akan menemuinya di menu Mula Windows atau folder Aplikasi Mac anda.
Jangan bimbang untuk menyusun surat atau dokumen anda-anda hanya menghubungkan alamat ke Writer buat masa ini
Langkah 2. Buka Wizard Sumber Data Alamat
Alat ini memudahkan anda membuat pangkalan data dari hamparan anda. Untuk membuat ini:
- Klik Fail menu di kiri atas.
- Klik Ahli sihir pada menu.
- Klik Sumber Data Alamat.
Langkah 3. Pilih "Sumber data luaran lain" dan klik Seterusnya
Ini adalah pilihan terakhir.
Langkah 4. Klik butang Tetapan
Tetingkap "Buat Sumber Data Alamat" akan muncul.
Langkah 5. Pilih "Spreadsheet" dan klik Next
Ini memberitahu Writer bahawa anda bekerja dengan format hamparan.
Langkah 6. Pilih hamparan yang anda buat dan klik Seterusnya
Untuk melakukan ini, klik Semak imbas butang, arahkan ke spreadsheet yang mengandungi alamat (diakhiri dengan sambungan fail. ODS), dan klik dua kali pada spreadsheet untuk memilihnya.
Untuk mengesahkan bahawa anda telah memilih spreadsheet yang dapat digunakan, klik Sambungan Ujian butang di sudut kanan bawah. Anda akan melihat mesej yang mengatakan bahawa sambungan berjaya dibuat. Sekiranya anda melihat ralat, anda mungkin telah memilih fail yang salah atau menyimpannya dalam format yang salah.
Langkah 7. Klik butang Selesai
Setelah menyambungkan hamparan, anda boleh mula mengimport data.
Langkah 8. Klik Seterusnya untuk meneruskan
Adakah tidak klik butang "Field Assignment" kerana tidak akan berfungsi untuk spreadsheet anda.
Langkah 9. Namakan fail pangkalan data (. ODB)
Lihatlah nama file di bidang "location" - fail tersebut disebut "Addresses.odb" secara lalai. Anda boleh menyimpan nama itu jika anda mahu, atau menukarnya menjadi yang lain-ingatlah untuk menyimpan. ODB di akhir nama fail.
- Sekiranya kotak "Benamkan definisi buku alamat ini ke dalam dokumen semasa" dicentang, hapus centang sekarang.
- Medan "Nama buku alamat" adalah cara senarai alamat ini muncul di aplikasi LibreOffice lain. Jangan ragu untuk mengubahnya jika anda mahu.
Langkah 10. Klik Selesai
Spreadsheet anda kini disambungkan ke LibreOffice Writer dan siap digunakan dalam gabungan surat anda.
Pangkalan data akan tetap tersedia untuk digunakan dalam bentuk surat atau dokumen yang akan datang juga
Bahagian 3 dari 3: Membuat Dokumen Gabungan Mel Anda
Langkah 1. Buka dokumen baru di LibreOffice Writer
Sekiranya anda sudah membuat surat borang, lembaran label, atau templat sampul surat, buka sekarang.
Langkah 2. Buka panel Sumber Data
Untuk melakukan ini, klik Pandangan menu di bahagian atas, dan kemudian pilih Sumber data. Anda akan melihat nilai hamparan alamat anda di panel di bahagian atas dokumen. Panel akan berada di sana untuk memudahkan anda.
Langkah 3. Format dokumen seperti yang anda mahukan untuk dipaparkan
Contohnya, jika anda menulis surat bentuk, tuliskan surat yang anda mahukan.
Langkah 4. Seret tajuk lajur data ke lokasi yang sesuai
Tajuk lajur data adalah label kelabu di atas data alamat di panel atas. Contohnya, jika anda menulis surat dan menginginkannya diawali dengan "Dear (nama depan)", anda taipkan perkataan Dear, seret Nama pertama tajuk lajur ke tempat anda menaip nama, dan kemudian taip koma.
Apabila anda menyeret tajuk lajur ke lokasi yang diinginkan, ia akan muncul dengan tanda kurung segitiga di kedua-dua sisi (cth:)
Langkah 5. Simpan dokumen anda
Untuk memastikan tidak ada yang berlaku pada kerja keras anda, klik Fail menu dan pilih Simpan sebagai. Fail harus disimpan dengan sambungan fail. ODT, jadi pilih Dokumen Teks ODF (*.odt) dari menu "Simpan sebagai jenis" atau "Format".
Langkah 6. Cetak dokumen anda
Langkah untuk melakukan ini berbeza bergantung pada apa yang anda cetak.
- Sekiranya anda mencetak surat borang, klik Fail menu dan pilih Cetak. Anda akan ditanya sama ada anda mahu mencetak borang pilih huruf Ya apabila diminta. Sekiranya anda tidak mahu mencetak surat untuk semua orang dalam senarai alamat, tahan Ctrl (PC) atau Perintah Kekunci (Mac) semasa anda mengklik yang anda mahu cetak. Klik okey, dan kemudian cetak seperti yang dikehendaki.
- Sekiranya membuat label, pergi ke Fail > Baru > Label, pilih pangkalan data, jadual, dan medan. Di bahagian bawah, pilih jenis kertas label yang anda cetak (mis., Avery A4) dan pilihan pembuatan label tambahan lain, dan kemudian klik Jimat. Dari sana, di Pilihan tab, klik Segerakkan kandungan, dan kemudian Dokumen baru untuk membuat helaian label anda. Anda kemudian boleh mencetak dokumen tersebut mengikut keperluan dengan memilih Fail > Cetak.
