3 Cara Menulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam

Isi kandungan:

3 Cara Menulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam
3 Cara Menulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam

Video: 3 Cara Menulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam

Video: 3 Cara Menulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam
Video: Cara Kenal Pasti Kerja yang Sesuai dengan Minat 2024, Mac
Anonim

Dalam sistem perundangan Amerika, komunikasi antara pengacara dan klien mereka sehubungan dengan pengacara yang memberikan bantuan hukum kepada klien dianggap "istimewa." Ini bermaksud apa sahaja yang anda tulis kepada peguam anda (atau peguam anda menulis kepada anda) dalam konteks perwakilan mereka terhadap anda adalah sulit. Namun, terutama dengan komunikasi digital, ada banyak cara di mana hak istimewa itu dapat dibebaskan secara tidak sengaja. Menjaga keselamatan e-mel dan elektronik anda adalah kaedah termudah untuk melindungi diri anda daripada pengabaian hak istimewa ini secara tidak sengaja.

Langkah-langkah

Kaedah 1 dari 3: Menggubal E-mel Istimewa

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 1
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 1

Langkah 1. Tambahkan nota mengenai hak istimewa peguam-peguam ke baris subjek

Sertakan perkataan "Privileged," "Confidential," atau "Attorney-Client Communication" di baris subjek e-mel anda. Ini membantu menjadikan kata-kata ini menonjol sebanyak mungkin, seperti dengan menaipnya dalam semua topi atau meletakkan tanda bintang di kedua-dua belah pihak.

  • Sebagai contoh, jika anda menulis "*** PRIVILEGED AND CONFIDENTIAL ***" di baris subjek e-mel anda, kemungkinan besar orang akan terlepas.
  • Banyak pengacara menambahkan penafian pada blok "tandatangan" e-mel mereka yang menyatakan bahawa bahan dalam e-mel mereka tertakluk kepada hak istimewa peguam-pelanggan. Walau bagaimanapun, penafian ini tidak memberikan perlindungan selimut. Catatan di baris subjek memastikan bahawa penerima mengetahui e-mel itu istimewa sebelum mereka membukanya.
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 2
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 2

Langkah 2. Jelaskan permintaan anda untuk nasihat undang-undang dengan jelas dan spesifik

Tidak setiap percakapan anda dengan pengacara dianggap istimewa, bahkan jika anda menulis surat kepada pengacara yang secara khusus anda ambil untuk mewakili anda dalam masalah hukum. Keistimewaan itu hanya berlaku apabila anda meminta nasihat undang-undang. Sekiranya anda mengemukakan permintaan ini di muka, tidak akan ada ruang untuk diperdebatkan mengenai apa yang dimaksudkan dengan e-mel.

Contohnya, jika anda sedang dalam proses perceraian dan mahukan nasihat mengenai cara bercakap dengan pasangan anda mengenai perkara yang menyangkut anak-anak anda, anda mungkin menulis: "Saya menulis e-mel ini untuk meminta nasihat undang-undang mengenai komunikasi dengan pasangan saya tentang pelajaran renang anak perempuan kita dengan cara yang tidak melanggar perintah hakim."

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 3
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 3

Langkah 3. Bincangkan hanya nasihat undang-undang dalam e-mel anda

Dalam beberapa konteks, anda mungkin mempunyai perkara lain yang ingin anda bicarakan dengan peguam anda yang tidak ada kaitan dengan nasihat undang-undang. Dalam situasi seperti itu, lebih baik menulis e-mel yang berasingan supaya komunikasi yang anda inginkan menjadi sulit dan istimewa tetap seperti itu.

Sebagai contoh, anggap anda telah mengupah peguam untuk mewakili anda dalam tuntutan mahkamah terhadap syarikat anda baru-baru ini. Anda juga ingin berbincang dengan pengacara itu tentang bagaimana anda dapat menyemak semula kontrak vendor anda untuk mengelakkan tuntutan undang-undang serupa di masa depan. Nasihat mengenai kontrak kemungkinan akan dianggap sebagai nasihat perniagaan, bukan nasihat undang-undang, jadi anda harus menulis dua e-mel yang berasingan

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 4
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 4

Langkah 4. Gunakan alamat e-mel peribadi untuk berkomunikasi dengan peguam anda

Sekiranya anda mempunyai akaun e-mel yang dapat diakses oleh orang lain, akses itu mungkin bermaksud bahawa setiap e-mel antara anda dan peguam anda tidak lagi diberi hak istimewa. Ini juga berlaku untuk alamat e-mel kerja, walaupun anda pemilik syarikat, jika orang lain dapat mengakses akaun e-mel anda.

Contohnya, jika anda mempunyai alamat e-mel rumah yang anda dan pasangan anda gunakan, elakkan menggunakan e-mel tersebut untuk berkomunikasi dengan peguam anda (melainkan jika peguam tersebut mewakili anda dan pasangan anda dalam masalah undang-undang yang sama)

Petua:

Sekiranya anda terbiasa membiarkan peti masuk e-mel anda terbuka di komputer rumah anda atau jika anda menerima e-mel di telefon pintar yang boleh diakses oleh orang lain di rumah anda, buat alamat e-mel yang anda gunakan hanya untuk komunikasi istimewa dengan peguam anda.

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 5
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 5

Langkah 5. Hantar e-mel kepada peguam anda sahaja

Keistimewaan peguam-pelanggan hanya melindungi komunikasi sulit antara anda dan peguam anda yang berkaitan dengan perwakilan undang-undang anda terhadap anda. Sekiranya anda memasukkan orang lain dalam perbualan, perkara yang anda katakan dalam e-mel (atau yang dikatakan oleh pengacara sebagai balasan) kemungkinan tidak akan dianggap istimewa.

Walaupun orang lain terlibat dalam masalah yang anda bincangkan dengan peguam anda, lebih baik anda menghantar e-mel kepada mereka secara berasingan. Ini mungkin kelihatan tidak cekap, tetapi memastikan komunikasi anda dengan peguam anda tetap istimewa

Kaedah 2 dari 3: Mengelakkan Pengabaian Tidak Sengaja

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 6
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 6

Langkah 1. Jangan membincangkan e-mel dari peguam anda

Walaupun dalam keadaan santai, membuat komen seperti "pengacara saya menasihati saya untuk tidak melakukan itu" boleh mengakibatkan pengabaian hak istimewa peguam-pelanggan anda secara tidak sengaja kerana anda membincangkan isi nasihat dengan orang lain. Sekiranya ada topik yang anda perolehi nasihat daripada peguam anda, katakan saja bahawa anda tidak bebas untuk membincangkannya dan mengubah topik perbualan.

Jangan sebutkan bahawa anda telah bercakap dengan peguam anda mengenai topik ini sama sekali jika anda ingin mengelakkan pengabaian hak peguam-pelanggan anda secara tidak sengaja. Sebagai contoh, jika seseorang bertanya kepada anda mengapa anda mengambil tindakan tertentu, anda tidak mahu mengatakan "Saya melakukan apa yang disuruh oleh peguam saya." Dengan pernyataan seperti itu, anda pada dasarnya memberitahu orang lain apa yang diberitahu oleh peguam anda dengan yakin

Petua:

Memiliki hak atas tindakan anda atau harapan anda terhadap orang lain daripada mengatakan anda bertindak atas nasihat peguam anda.

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 7
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 7

Langkah 2. Tanya peguam anda sebelum anda berkongsi maklumat dengan orang lain

Sekiranya peguam anda menasihati anda mengenai perkara yang berpotensi memberi kesan kepada orang lain, anda mungkin ingin berkongsi nasihat peguam anda dengan mereka. Namun, tindakan itu boleh merosakkan hak istimewa komunikasi tersebut sekiranya orang itu tidak terlibat secara besar-besaran dalam masalah tersebut.

  • Sebagai contoh, anggap anda telah berjumpa dengan peguam untuk mendapatkan nasihat mengenai tuntutan mahkamah yang baru-baru ini diajukan terhadap syarikat anda. Anda mungkin ingin berkongsi nasihat pengacara dengan rakan perniagaan anda. Namun, jika pasangan anda tidak dianggap sebagai pelanggan peguam, ini mungkin bermaksud bahawa nasihat tidak lagi dianggap istimewa.
  • Sekiranya anda perlu melibatkan orang lain dalam masalah undang-undang, peguam anda dapat memberi nasihat mengenai apa yang harus diberitahu kepada mereka dan bagaimana agar hak istimewa peguam-pelanggan anda terjaga.
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 8
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 8

Langkah 3. Mulakan rangkaian e-mel baru daripada meneruskan atau menyalin bukan peguam

Rantai e-mel berbahaya untuk hak istimewa peguam-peguam kerana seseorang di rantai itu secara tidak sengaja dapat menekan "balas semua" pada bila-bila masa dan memusnahkan hak istimewa tersebut. Sekiranya anda ingin berkongsi maklumat yang diberikan kepada anda oleh peguam anda, tuliskan e-mel baru kepada orang itu dan hantarkan maklumat tersebut secara berasingan.

Begitu juga, jika anda meneruskan e-mel atau rantai e-mel kepada peguam anda kerana berkaitan dengan kes anda, tandakan e-mel itu dengan jelas sebagai penyampai, kemudian buat e-mel yang terpisah di mana anda meminta nasihat undang-undang atau menyampaikan maklumat sulit

Petua:

Ini juga berfungsi sebaliknya. Sekiranya peguam anda menghantar e-mel kepada anda daripada orang lain, atau menyalin anda melalui e-mel, mulailah rangkaian e-mel baru daripada bercakap dengan peguam anda dalam rangkaian yang sama.

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 9
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 9

Langkah 4. Berjumpa secara peribadi untuk menyampaikan maklumat yang sangat sensitif

Walaupun komputer dan akaun e-mel yang paling selamat masih tidak selamat seperti bercakap sendiri. Secara umumnya, lebih baik tidak meletakkan maklumat yang paling sensitif dalam tulisan.

  • Contohnya, jika anda berada di tengah perceraian dan anda ingin mendapatkan nasihat peguam anda mengenai maklumat merosakkan yang telah anda pelajari mengenai pasangan anda, berjumpa dengan mereka secara peribadi dan bukannya menuliskan maklumat tersebut dalam e-mel.
  • Hubungi, bukannya e-mel, peguam anda untuk memberitahu mereka bahawa anda ingin berjumpa untuk membincangkan perkara sensitif dan sulit.

Kaedah 3 dari 3: Melindungi Peranti Elektronik

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 10
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 10

Langkah 1. Kunci semua peranti yang mengakses komunikasi istimewa dengan kata laluan yang kuat

Gunakan kata laluan untuk mengunci peranti yang hanya anda ketahui. Kata laluan terbaik merangkumi huruf besar dan kecil bersama dengan watak lain (seperti *, $, atau%) yang menjadikannya sukar ditebak oleh orang lain.

Tetapkan peranti anda supaya terkunci secara automatik jika anda tidak menggunakannya selama beberapa minit, dan pastikan anda menutup atau mengunci peranti jika anda menjauhinya

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 11
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 11

Langkah 2. Log keluar dari akaun e-mel apabila anda selesai menggunakannya

Anda mungkin mempunyai kebiasaan membiarkan akaun e-mel anda terbuka di komputer rumah atau peranti mudah alih anda sehingga anda dapat mengaksesnya dengan cepat apabila anda mendapat e-mel. Namun, kebiasaan ini juga membolehkan orang lain membaca e-mel berpotensi istimewa yang anda terima dari peguam anda, yang boleh merosakkan hak istimewa peguam-pelanggan.

Sekiranya anda menerima e-mel di telefon pintar atau peranti mudah alih lain, matikan fungsi "pratonton" yang membolehkan anda melihat sebahagian daripada e-mel melalui pemberitahuan di skrin utama atau kunci anda. Sekiranya anda meletakkan telefon anda di atas meja di mana sesiapa sahaja dapat melihat pratonton, anda boleh merosakkan hak istimewa e-mel dari peguam anda

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 12
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 12

Langkah 3. Hantar dan terima e-mel hanya pada peranti yang anda kendalikan

Peraturan khusus berbeza-beza bergantung pada tempat tinggal anda, tetapi secara umum, sebaiknya jangan mengirim maklumat istimewa atau sulit kepada peguam anda di komputer atau peranti lain yang bukan milik anda semata-mata. Di beberapa negeri, hakim telah memutuskan bahawa menggunakan komputer atau pelayan milik orang lain bererti mereka berpotensi memiliki akses ke e-mel anda, walaupun anda menggunakan akaun e-mel yang dilindungi kata laluan.

Contohnya, jika anda bercakap dengan pengacara mengenai mengajukan tuntutan diskriminasi terhadap majikan anda, tunggu sehingga anda pulang untuk menghantar e-mel kepada mereka, dan bukannya menghantar e-mel dari komputer syarikat anda. Sekiranya e-mel melalui pelayan syarikat anda, syarikat itu mungkin mempunyai hak untuk mengakses e-mel tersebut

Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 13
Tulis E-mel Keistimewaan Pelanggan Peguam Langkah 13

Langkah 4. Enkripsi e-mel anda jika anda berkomunikasi dengan peguam anda secara berkala

Sebilangan besar perkhidmatan e-mel berasaskan web menyediakan cara untuk anda menyulitkan e-mel anda. Setelah dienkripsi, penerima akan memerlukan kata laluan untuk membuka dan membaca e-mel.

  • Contohnya, jika anda menggunakan Gmail, anda dapat mengenkripsi e-mel anda melalui aplikasi mudah alih Gmail atau dengan menggunakan pelanjutan Chrome.
  • Sekiranya peguam anda menghantar anda dokumen untuk disemak dan anda menyimpannya di komputer anda, enkripsi fail tersebut juga sehingga hanya anda yang dapat membukanya dan membacanya.

Amaran:

Sekiranya anda dan peguam anda berkongsi dokumen melalui perkhidmatan cloud, pastikan tidak ada orang lain yang mengakses akaun anda di perkhidmatan tersebut. Orang lain yang mempunyai akses boleh memusnahkan hak istimewa, walaupun mereka tidak pernah melihat failnya.

Disyorkan: