Excel bagus untuk jadual data, tetapi bagaimana anda boleh memanipulasi dan menyusunnya sehingga memenuhi keperluan anda? Alat Urutkan membolehkan anda menyusun lajur dengan cepat dengan pelbagai format, atau membuat urutan tersuai anda sendiri untuk pelbagai lajur dan jenis data. Gunakan fungsi Urutkan untuk mengatur data anda secara logik dan mempermudah dan memahami.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyusun mengikut abjad atau angka
Langkah 1. Pilih data anda
Anda boleh mengklik dan menyeret untuk memilih lajur yang ingin disusun, atau anda boleh mengklik salah satu sel di lajur untuk menjadikannya aktif dan membiarkan Excel memilih data secara automatik.
Semua data anda di lajur perlu diformat dengan cara yang sama untuk menyusun (iaitu teks, nombor, tarikh)
Langkah 2. Cari butang Urutkan
Ini boleh didapati di tab Data di bahagian "Susun & Tapis". Untuk melakukan perkara yang cepat, anda akan menggunakan butang "AZ ↓" dan "AZ ↑".
Langkah 3. Susun lajur anda dengan mengklik butang yang sesuai
Sekiranya anda menyusun nombor, anda boleh menyusun dari terendah ke tertinggi ("AZ ↓") atau tertinggi ke terendah ("AZ ↑"). Sekiranya anda menyusun teks, anda boleh mengisih mengikut urutan alfanumerik menaik ("AZ ↓") atau urutan alfanumerik menurun ("AZ ↑"). Sekiranya anda menyusun tarikh atau masa, anda boleh menyusun dari sebelumnya ke kemudian ("AZ ↓") atau kemudian ke yang lebih awal ("AZ ↑").
Sekiranya terdapat lajur data yang lain di sebelah yang anda urutkan, anda akan ditanya sama ada anda mahu memasukkan data tersebut dalam urutan tersebut. Urutan masih akan menjadi lajur yang anda pilih pada asalnya, tetapi lajur data yang berkaitan akan disusun bersamanya
Langkah 4. Selesaikan masalah lajur yang tidak akan disusun
Sekiranya anda mengalami kesilapan semasa anda cuba menyusunnya, kemungkinan besar pelakunya adalah memformat masalah dengan data.
- Sekiranya anda menyusun nombor, pastikan semua sel diformat sebagai nombor dan bukan teks. Nombor boleh diimport secara tidak sengaja sebagai teks dari program perakaunan tertentu.
- Sekiranya anda menyusun teks, kesalahan boleh timbul dari ruang utama atau format yang buruk.
- Sekiranya anda menyusun tarikh atau masa, masalah biasanya berpunca dari pemformatan data anda. Agar Excel berjaya disusun mengikut tarikh, anda perlu memastikan bahawa semua data disimpan sebagai tarikh.
Bahagian 2 dari 3: Menyusun dengan Pelbagai Kriteria
Langkah 1. Pilih data anda
Katakan anda mempunyai spreadsheet dengan senarai nama pelanggan dan juga bandar di mana mereka berada. Untuk menjadikan hidup anda lebih mudah, anda ingin menyusun mengikut abjad mengikut bandar, dan kemudian menyusun setiap pelanggan mengikut abjad di setiap bandar. Membuat jenis ubahsuaian boleh dilakukan begitu sahaja.
Langkah 2. Klik butang Urutkan
Ini boleh didapati di bahagian "Urutkan & Tapis" pada tab Data. Tetingkap Urut akan terbuka, membolehkan anda membuat urutan tersuai dengan pelbagai kriteria.
Sekiranya lajur anda mempunyai tajuk di sel pertama, seperti "Kota" dan "Nama", pastikan untuk mencentang kotak "Data saya mempunyai tajuk" di sudut kiri atas tetingkap semacam
Langkah 3. Buat peraturan pertama anda
Klik menu "Urutkan mengikut" untuk memilih lajur yang anda mahukan. Dalam contoh ini, anda akan terlebih dahulu menyusun mengikut bandar, jadi pilih lajur yang sesuai dari menu.
- Tetap "Urutkan" tetapkan ke "Nilai".
- Tetapkan urutan ke "A hingga Z" atau "Z hingga A" bergantung pada bagaimana anda ingin menyusun.
Langkah 4. Buat peraturan kedua anda
Klik butang "Tambah Tahap". Ini akan menambahkan peraturan di bawah yang pertama. Pilih lajur kedua (lajur Nama dalam contoh kami) dan kemudian pilih urutan urutan (untuk kemudahan membaca, pilih urutan yang sama dengan peraturan pertama anda).
Langkah 5. Klik OK
Senarai anda akan disusun mengikut peraturan anda. Anda harus melihat bandar yang disenaraikan mengikut abjad, dan kemudian nama pelanggan disusun mengikut abjad di setiap bandar.
Contoh ini mudah dan hanya merangkumi dua lajur. Anda boleh, bagaimanapun, menjadikan jenis anda sebagai kompleks seperti yang anda mahukan, dan memasukkan banyak lajur
Bahagian 3 dari 3: Menyusun mengikut Warna Sel atau Fon
Langkah 1. Pilih data anda
Anda boleh mengklik dan menyeret untuk memilih lajur yang ingin disusun, atau anda boleh mengklik salah satu sel di lajur untuk menjadikannya aktif dan membiarkan Excel memilih data secara automatik.
Langkah 2. Klik butang Urutkan
Butang Urutkan boleh didapati di tab Data di bahagian "Urutkan & Tapis". Ini akan membuka tetingkap Urut. Sekiranya anda mempunyai lajur data yang lain di sebelah yang anda urutkan, anda akan ditanya sama ada anda mahu memasukkan data tersebut dalam urutan tersebut.
Langkah 3. Pilih "Warna Sel" atau "Warna Font" di menu "Urutkan Hidup"
Ini akan membolehkan anda memilih warna pertama yang ingin anda urutkan.
Langkah 4. Pilih warna mana yang ingin anda urutkan terlebih dahulu
Di lajur "Pesanan", anda boleh menggunakan menu lungsur turun untuk memilih warna mana yang ingin anda letakkan pertama atau terakhir dalam urutan tersebut. Anda hanya boleh memilih warna yang terdapat di lajur.
Tidak ada pesanan lalai untuk menyusun warna. Anda perlu menentukan pesanan anda sendiri
Langkah 5. Tambahkan warna lain
Anda perlu menambahkan peraturan lain untuk setiap warna pada lajur yang anda urutkan. Klik "Tambah Tahap" untuk menambahkan peraturan lain pada urutan tersebut. Pilih warna seterusnya yang ingin anda urutkan, dan kemudian urutan yang anda mahu urutkan.
Pastikan bahawa setiap pesanan adalah sama untuk setiap peraturan. Sebagai contoh, jika anda menyusun dari atas ke bawah, pastikan bahagian "Pesan" untuk setiap peraturan mengatakan "Di Atas"
Langkah 6. Klik OK
Setiap peraturan akan diterapkan satu per satu, dan lajur akan disusun berdasarkan warna yang anda tentukan.
Petua
- Cuba menyusun data dengan cara yang berbeza; perspektif baru ini dapat menerangkan pelbagai aspek maklumat.
- Sekiranya spreadsheet anda mempunyai jumlah, rata-rata atau maklumat ringkasan lain di bawah maklumat yang perlu anda susun, berhati-hatilah untuk tidak menyusunnya juga.