Nampaknya sukar untuk menghantar e-mel perniagaan penting. Terdapat banyak cara untuk menyelesaikan pesanan anda! Walau bagaimanapun, akhirnya, cara anda menutup e-mel akan bergantung kepada beberapa faktor yang berbeza. Ini mungkin merangkumi perkara seperti seberapa baik anda mengenali orang yang anda kirimi surat, tujuan e-mel dan sama ada e-mel anda adalah sebahagian daripada rangkaian. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, buatlah ayat akhir yang sesuai. Kemudian pilih log keluar yang betul, dan tentukan apa yang perlu dimasukkan ke dalam tandatangan anda.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Menulis Ucapan Penutup Anda
Langkah 1. Ingatkan penerima tujuan e-mel anda
Terdapat banyak alasan untuk menulis e-mel dalam perniagaan. Menentukan tujuan utama e-mel akan membantu anda menentukan cara terbaik untuk membungkusnya.
- Contohnya, jika anda membuat permintaan, diakhiri dengan sesuatu seperti, "Terima kasih atas masa anda," atau "Terima kasih atas pertimbangan anda."
- Sekiranya anda menjawab permintaan maklumat atau bantuan, anda boleh mengakhiri dengan "Saya harap ini dapat membantu!" atau "Beritahu saya jika ada cara lain yang boleh saya bantu."
- Sekiranya anda mengadakan pertemuan tatap muka, anda mungkin berakhir dengan sesuatu seperti, "Sampai jumpa minggu depan!"
Langkah 2. Gunakan nada yang sesuai untuk penonton anda
Fikirkan seberapa baik anda mengenali orang yang anda tulis, hubungan apa yang anda ada dengan mereka, dan apa yang anda cuba capai. E-mel kepada pengurus peringkat atasan atau pelanggan baru yang penting mungkin lebih formal daripada e-mel kepada rakan sekerja terkenal.
- Contohnya, jika anda mengadakan pertemuan dengan pelanggan, pernyataan penutup yang baik mungkin seperti, "Saya menantikan pertemuan kami pada 24hb. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi saya di talian 555-555-5555."
- Sebaliknya, jika anda mengatur pertemuan persahabatan dengan rakan sekerja yang anda kenal dengan baik, mungkin baik untuk diakhiri dengan sesuatu seperti, "Kedengarannya bagus! Jumpa kamu esok!:)"
Langkah 3. Jangan sertakan pernyataan penutup jika e-mel anda adalah sebahagian daripada rantai
Sekiranya ini adalah e-mel pertama anda mengenai topik yang dihadapi, atau jika ia adalah e-mel yang sangat penting, mungkin ada baiknya anda memasukkan ucapan terima kasih atau "ajakan bertindak" penutup. Walau bagaimanapun, singkatnya penting dalam e-mel perniagaan. Sekiranya e-mel anda adalah sebahagian daripada rantai panjang, anda mungkin tidak perlu memasukkan apa-apa selain maklumat yang paling penting.
Contohnya, jika anda membuat perbualan panjang melalui e-mel dengan atasan anda mengenai tugas, anda mungkin tidak perlu mengatakan lebih banyak daripada, "Ok. Saya akan melakukannya sebelum penghujung hari pada hari Jumaat. –M.”
Bahagian 2 dari 3: Memilih Log Keluar
Langkah 1. Pilih log masuk yang sesuai dengan nada e-mel anda
Sekiranya e-mel anda rasmi, log masuk dengan sesuatu seperti "Salam", atau (untuk sentuhan yang lebih formal) "Ikhlas." Untuk e-mel yang kurang rasmi, anda mungkin baik-baik saja menggunakan sesuatu seperti "Berhati-hati" atau "Sorak".
Sekiranya anda mempunyai e-mel sebelumnya dari orang yang anda kirimi surat, anda mungkin melihat log masuknya dan sesuai dengan nada anda. Sebagai contoh, jika mereka cenderung menandatangani dengan sesuatu seperti "Salam hangat", anda harus keluar dengan tahap formaliti yang serupa
Langkah 2. Gunakan tanda keluar yang sesuai dengan tujuan anda
Seperti ayat penutup, pendaftaran juga dapat menggambarkan tujuan e-mel anda. Contohnya, jika anda membuat permintaan sederhana atau seketika menyatakan rasa terima kasih untuk sesuatu, anda mungkin menggunakan tanda keluar seperti "Terima kasih banyak", atau "Terima kasih banyak" diikuti dengan tanda tangan anda.
Langkah 3. Elakkan perkara yang terlalu sayang
Kecuali anda mengenali orang yang anda tulis dengan baik, elakkan perkara yang terlalu tidak sopan, tidak formal, atau penuh kasih sayang. Secara umum, perkara seperti "Cinta", "XOXO", atau "Pelukan" tidak boleh digunakan dalam e-mel perniagaan.
Langkah 4. Langkau log masuk dalam e-mel ringkas atau berantai
Sekiranya e-mel anda adalah sebahagian daripada rantai panjang, atau jika anda ingin menyampaikan sesuatu dengan sekejap dan cepat kepada rakan sekerja, mungkin tidak perlu memasukkan log masuk sama sekali.
Sekiranya anda tidak merasa selesa untuk melepasi log-off sama sekali, log-out mudah seperti –Bernice atau –B. semestinya baik untuk e-mel ringkas dan tidak rasmi
Bahagian 3 dari 3: Menandatangani E-mel Anda
Langkah 1. Sertakan maklumat asas pengenalan anda
Berapa banyak maklumat yang anda sertakan dalam tandatangan anda akan bergantung pada seberapa baik anda mengenali wartawan anda, dan seberapa kerap anda berkomunikasi dengan mereka.
- E-mel kali pertama mungkin mengandungi sekurang-kurangnya nama penuh, jawatan, tempat kerja dan nombor telefon anda.
- Semasa berkomunikasi dengan rakan sekerja atau seseorang yang sering anda hantar melalui e-mel, mungkin memadai untuk menandatangani dengan nama pertama atau nama awal anda.
Langkah 2. Pastikan tandatangan anda ringkas
Secara umum, lebih baik jangan menyusun e-mel perniagaan dengan banyak teks dan gambar tambahan. Elakkan menambahkan perkara yang tidak perlu pada tandatangan e-mel anda, seperti petikan, grafik yang mencolok, atau banyak pautan.
Langkah 3. Sediakan tandatangan automatik
Sekiranya anda tidak mahu menulis tajuk pekerjaan dan maklumat hubungan anda setiap kali anda menghantar e-mel penting, anda mungkin ingin membuat tandatangan yang dapat ditambahkan oleh pelanggan e-mel anda ke mesej anda secara automatik.
Beberapa program, seperti Outlook, membolehkan anda membuat banyak tandatangan, jadi anda boleh memilih yang paling sesuai untuk setiap e-mel yang diberikan
Petua
-
Tandatangan anda akan kelihatan seperti ini:
- Selamat sejahtera,
- Jane Doe, Penganalisis Pasaran
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Sangat mudah di kebanyakan klien e-mel seperti Outlook, dll. Untuk membuat tandatangan yang dilampirkan pada setiap e-mel secara automatik.
Amaran
- Minta orang lain memeriksa semula pekerjaan anda jika boleh. Tidak ada pengganti untuk pembacaan semula yang betul.
- Edit dan periksa semula semua huruf sebelum mengirimnya - iaitu baca dan baca tata bahasa dan ejaan yang betul, dan hapus kesalahan tipografi. Ubah bahasa samar-samar, misalnya, kata dan frasa yang tidak jelas, atau yang mempunyai makna ganda.
- Menggunakan pemeriksaan ejaan tidak sempurna kerana perisian akan sering memasukkan perkataan yang dieja dengan betul tetapi bukan perkataan yang betul untuk konteksnya. Setelah "bankroll" berubah menjadi "blank roll" benar-benar mengubah makna ayat. Anda juga mesti bergantung pada pengetahuan anda sendiri mengenai kehalusan tatabahasa, kerana cadangan perisian tidak selalu tepat.
