Peti mel yang tidak kemas mungkin menyukarkan pengguna untuk mencari e-mel yang mereka perlukan. Microsoft Outlook telah menyediakan alat yang cukup berguna yang membantu anda menyaring e-mel anda dan mengatur pesanan anda dengan cara yang lebih terkawal. Outlook boleh membantu meningkatkan kecekapan dan prestasi untuk anda. Sama ada anda menggunakan Outlook 2010, Outlook 2007 atau Outlook 2003, anda dapat mengurus e-mel anda dengan mudah, menggunakan alat berikut untuk membersihkan Peti Masuk anda, dan juga memudahkan mencari maklumat yang anda perlukan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 6: Penapisan
Langkah 1. Tapis mesej dengan cepat
Outlook 2010 mempunyai ciri baru yang membantu menyusun mesej mengikut tarikh dan mengaturnya dalam Perbualan.
- Ketika menggunakan fitur ini, pesan yang memiliki tema yang sama akan muncul sebagai Percakapan dan pengguna dapat melihat, memperluas atau mengecilkannya dengan mengklik ikon di sebelah kiri baris Subjek. Mesej di dalam setiap Perbualan diklasifikasikan dengan mesej terbaru yang diletakkan di atas. Apabila mesej baru diterima, semua Perbualan akan beralih ke bahagian atas senarai e-mel yang membantu anda mengesan aliran e-mel dengan mudah.
- Untuk mengaktifkan Perbualan, di tab Lihat kumpulan Perbualan, centang kotak Tunjukkan Sebagai Perbualan. Anda boleh mengurangkan ukuran Perbualan dengan ciri Bersihkan. Ciri ini akan membantu menghilangkan mesej pendua dalam Perbualan.
- Pada tab Laman Utama dalam kumpulan Padam, klik Bersihkan kemudian klik pada Perbincangan Bersihkan. Dalam semua versi Outlook, pengguna dapat menemukan pesan di folder kotak surat dengan lebih cepat dengan mengubah cara mereka diklasifikasikan dalam folder e-mel. Contohnya, anda boleh menyusun e-mel anda mengikut tarikh, pengirim dan saiz fail atau tahap kepentingan.
Langkah 2. Gunakan tajuk subjek standard
Tenaga mental yang diperlukan untuk mengalihkan fokus antara topik yang sentiasa berubah menguras anda, bukan jumlahnya. Anda cenderung membaca mengikut urutan sama ada mengikut kronologi atau oleh "orang yang paling penting." Ini adalah masalah otak. Gunakan peraturan ini sebagai gantinya; ia berlaku untuk e-mel dari laporan langsung dan berfungsi lebih baik daripada rantai perbualan.
- Kenal pasti 2-5 projek teratas yang paling anda minati; buat tajuk tajuk untuk menggambarkan perkara ini.
- Beri tahu pasukan bahawa anda akan memberi perhatian awal kepada semua e-mel dengan tajuk subjek standard ini. Subjek ini adalah projek keutamaan anda pada masa ini –– e-mel anda akan disusun mengikut baris subjek dan keutamaan utama dibaca / dibalas terlebih dahulu.
- Jelaskan bahawa e-mel bertajuk yang tidak tepat akan menyenarai hitam pengirim yang menyinggung perasaan selama 1-x hari.
Kaedah 2 dari 6: Pengumpulan
Langkah 1. Kumpulkan mesej yang sama di folder
Dengan membuat folder e-mel baru, pengguna dapat mengumpulkan mesej yang berkaitan di dalam folder. Sebagai contoh, anda boleh mengumpulkan mesej mengikut subjek, projek, komunikasi atau kategori lain yang sesuai dengan karya atau hobi anda. Pengguna juga boleh membuat folder untuk semua mesej yang dihantar dari atasan anda atau orang penting termasuk maklumat asas yang perlu disimpan. Untuk membuat folder baru di Outlook 2010, pada tab Folder, di Baru, klik Folder Baru. Untuk membuat folder baru di Outlook 2007 atau Outlook 2003, pada bar Menu, klik pada Fail, pilih Baru kemudian Folder.
Kaedah 3 dari 6: Cari Folder
Langkah 1. Buat folder carian untuk mencari mesej
Folder Carian adalah cara cepat dan mudah untuk mencari koleksi mesej e-mel. Ia tidak menyimpan sebarang mesej tetapi menyediakan folder maya yang memaparkan semua mesej di Peti Masuk anda berdasarkan atribut yang anda cari. Folder Carian Outlook menyediakan ciri lalai seperti Surat Belum Dibaca tetapi anda juga dapat membuat peraturan anda sendiri. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan Cari Folder untuk membantu mencari semua maklumat yang berkaitan dengan projek tertentu, pelanggan penting atau mesyuarat yang akan datang.
- Untuk membuat Folder Carian di Outlook 2010, di tab Mail pada Folder, di Baru, klik Folder Carian Baru.
- Untuk membuat Folder Carian di Outlook 2007 atau Outlook 2003, dalam surat pada Menu Fail, gerakkan tetikus ke Baru kemudian klik pada Folder Carian.
Kaedah 4 dari 6: Penapis E-mel
Langkah 1. Kurangkan e-mel sampah dengan penapis e-mel
Simpan mesej e-mel yang tidak diperlukan dari Peti Masuk dengan menggunakan Penapis E-mel Sampah Outlook. Penapis ini akan menghantar e-mel yang ditandai sebagai e-mel sampah ke folder berasingan di peti mel. Pengguna dapat melihat kandungan folder ini untuk memastikan bahawa tidak ada e-mel yang sah yang tersilap dihantar kepadanya. Sekiranya demikian, anda harus menyesuaikan penapis untuk mengelakkan tanda yang salah pada mesej pada masa akan datang.
Kaedah 5 dari 6: Kategori warna
Langkah 1. Tetapkan kategori warna
Tetapkan warna ke kumpulan mesej e-mel yang tidak berkaitan dan kategori lain dalam Outlook seperti nota, kenalan dan janji temu. Dari sana, pengguna dapat mengenal pasti dan menyusunnya dengan mudah. Sebagai contoh, anda dapat dengan mudah melacak semua mesej, janji temu dan kenalan untuk projek penjualan komputer dengan membuat kategori yang disebut "Penjualan Komputer" dan memberikan mesej kepadanya.
Kaedah 6 dari 6: Penandaan
Langkah 1. Bendera untuk tindakan susulan
Pengguna dapat menggunakan ciri Bendera untuk Tindak Lanjut untuk menandai mesej dan tugas e-mel untuk membantu menyusunnya atau menandainya. Bendera akan meminta anda untuk melacak masalah, menunjukkan permintaan atau pesanan seseorang untuk pesan dan kontak yang diminta. Mereka juga dapat mengatur folder e-mel anda dengan mudah kerana anda tahu dengan tepat apa yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya. Perhatikan bahawa apabila anda membuat tugas dan menetapkan tarikh luput untuk tugas tersebut, tugas tersebut akan ditandai secara automatik sehingga anda tidak lupa tarikh luput untuk tindakan tersebut dan menunaikannya.
