Perniagaan menggunakan profesional sumber manusia untuk menangani segala-galanya dari masalah gaji dan polisi hingga ke rungutan undang-undang. Sekiranya anda mempunyai pertanyaan undang-undang atau polisi, atau masalah serius dengan salah satu rakan sekerja anda, anda mungkin perlu menghubungi wakil di bahagian sumber manusia. Sumber manusia mungkin juga merupakan jabatan pertama yang anda hubungi di syarikat tertentu. Adalah idea yang baik untuk memulakan perbualan ini dengan e-mel ringkas dan ringkas yang memperkenalkan orang itu kepada masalah khusus anda.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menulis dan Menghantar E-mel
Langkah 1. Alamat e-mel anda kepada orang yang tepat
Periksa direktori sumber manusia dan lihat apakah ada orang yang ditugaskan untuk menangani jenis masalah yang perlu anda atasi. Mungkin ada juga titik kontak yang ditugaskan untuk jabatan anda di syarikat tersebut. Sekiranya anda bimbang masalah anda ditangani dengan serius, anda juga dapat menghubungi langsung sumber manusia.
Periksa semula bahawa hanya orang yang ingin anda hubungi yang dialamatkan dalam e-mel. Terutama jika ini adalah masalah peribadi atau sensitif, anda tidak mahu menghantarnya kepada orang yang salah secara tidak sengaja. Berhati-hatilah untuk membuang senarai yang akan menghantar e-mel kepada sekumpulan pekerja yang ditetapkan
Langkah 2. Tulis baris subjek tertentu yang menunjukkan bahawa tindakan diperlukan
Garis subjek yang jelas untuk menyampaikan masalah anda dan tahap urgensi yang anda tetapkan akan membantu sumber manusia mengutamakan masalah anda. Sekiranya anda membiarkan baris ini kosong atau tidak jelas, surat-menyurat anda mungkin tersimpan di peti masuk seseorang.
Gunakan baris seperti: "Masalah Hukum - Diperlukan Tindakan," "Perubahan Keadaan Peribadi - Perhatian Segera Diperlukan," "Soalan Dasar Mendesak," atau "Temubual Terkini - Terima Kasih."
Langkah 3. Gunakan salam rasmi pada awal dan akhir e-mel anda
Anda ingin menetapkan nada formal dan profesional sejak awal dalam perbualan ini. Ini akan membantu sumber manusia mengetahui bahawa anda menangani masalah ini dengan serius. Walaupun anda mengenali wakil secara peribadi, ingat bahawa ini adalah perbincangan profesional, dan bukan sekadar perbincangan yang mesra.
Mulakan dengan "Dear [nama penuh wakil]" dan akhiri dengan "Hormat" atau "Terima kasih atas masa anda, [Nama penuh anda]."
Langkah 4. Tuliskan isi yang jelas, langsung, dan khusus
Pastikan ayat anda pendek dan tepat. Jangan berikan lebih banyak maklumat daripada yang diperlukan, kerana anda tidak mahu pembaca tersekat dalam e-mel. Jangan sertakan butiran yang boleh mengelirukan sumber manusia mengenai masalah anda. Anda boleh menghubungi sendiri maklumat yang rumit.
Langkah 5. Huraikan masalah dengan tepat
Terangkan sifat sebenar masalah anda. Berikan garis masa kapan masalah bermula, atau akan bermula. Jelaskan sama ada anda fikir ini adalah masalah undang-undang atau masalah yang boleh ditangani oleh syarikat itu sendiri.
Sekiranya anda menghubungi sumber daya manusia untuk bertanya tentang peluang pekerjaan, anda tidak akan menimbulkan masalah. Sebaliknya, kenalkan diri anda, dan jelaskan hubungan anda yang lalu dengan syarikat itu. Jelaskan mengenai tindakan apa yang anda harapkan atau ingin wakilnya lakukan
Langkah 6. Perhatikan sama ada anda mempunyai dokumentasi masalah anda
Sumber manusia akan segera mengetahui bagaimana menangani masalah undang-undang atau polisi. Dokumentasi anda mungkin mempengaruhi tindak balas mereka, kerana ini akan membantu menjelaskan betapa seriusnya masalah ini dan kesan undang-undang yang mungkin dihadapi oleh pekerja tertentu. Buat perwakilan anda mengetahui setiap "bukti" yang anda miliki, dan tawarkan untuk membawanya ke perjumpaan secara langsung.
- Sekiranya boleh, anda mahukan bukti adanya masalah undang-undang untuk dikemukakan kepada sumber manusia. Malangnya, kebanyakan jabatan sumber manusia akan berusaha melindungi syarikat itu sekiranya mereka dapat.
- Sekiranya anda mengalami gangguan atau diskriminasi, simpan tarikh kejadian dan simpan surat-menyurat bertulis yang merangkumi bahasa yang menyinggung perasaan.
- Simpan salinan elektronik dan kertas dari sebarang dokumentasi yang anda berikan kepada sumber manusia. Anda harus menyimpan salinan yang asli, dan menyediakan sumber manusia dengan salinan.
Langkah 7. Terangkan apa yang telah anda lakukan untuk mengatasi masalah tersebut
Anda mungkin sudah berusaha menyelesaikan masalah tersebut sebelum menghubungi sumber manusia. Mungkin anda telah berbual dengan atasan atau rakan sekerja anda, atau bahkan memberitahu mereka bahawa anda akan menghubungi sumber manusia. Wakil akan menghargai maklumat ini, kerana ia akan membantu mereka memahami siapa yang sudah mengetahui masalahnya.
Untuk masalah perubahan keadaan peribadi, komunikasi ini mungkin terasa kurang formal. Sekiranya anda akan pergi cuti bersalin atau bapa, misalnya, anda mungkin sudah memberitahu ketua anda mengenai status anda dan hanya mengikuti sumber manusia
Langkah 8. Minta perjumpaan secara langsung
Mesyuarat di mana anda duduk bersemuka dengan wakil anda akan membantu anda membincangkan masalah secara terperinci. Ini akan memberi peluang kepada wakil untuk mengemukakan sebarang pertanyaan susulan atau penjelasan. E-mel anda adalah tempat yang tepat untuk mula menjadualkan pertemuan penting itu. Maklumkan kepada mereka mengenai blok dalam jadual anda, dan minta mereka membuat rancangan yang sewajarnya.
Langkah 9. Pastikan maklumat hubungan anda disertakan
Sumber manusia mungkin ingin menghubungi anda melalui telefon, jadi sertakan beberapa kaedah hubungan di bahagian bawah e-mel. Maklumat ini boleh berada tepat di bawah nama anda setelah anda keluar dari surat-menyurat. Periksa semula ketepatan nombor telefon dan e-mel yang anda berikan.
Langkah 10. Edit e-mel anda untuk kesalahan ketik, ejaan dan tatabahasa
Sebilangan besar perkhidmatan e-mel mempunyai perkhidmatan pemeriksaan ejaan. Seterusnya, baca e-mel anda untuk mengetahui kesalahan tatabahasa, perkataan yang hilang, dan masalah yang jelas.
Kaedah 2 dari 3: Menindaklanjuti E-mel yang Dihantar
Langkah 1. Terima sumber manusia atas sebarang tindak balas yang mereka hantar
Pertama, terima kasih kepada perwakilan kerana meluangkan masa untuk meneliti kes anda, kerana ini akan segera memberi nada sopan dalam perbualan anda. Pastikan anda membalas sebarang respons yang dihantar oleh sumber manusia dengan cepat. Ini akan menunjukkan bahawa anda tetap prihatin dengan masalah tersebut, dan ini juga harus menyampaikan keinginan anda untuk mengatasinya lebih cepat daripada kemudian.
Langkah 2. Susun semua bahan yang diperlukan untuk perjumpaan anda sendiri
Siapkan diri anda untuk mesyuarat dengan membuat folder fail khas yang mengandungi dokumen yang anda ingin bawa. Sekiranya anda mempunyai soalan polisi, bawa buku panduan pekerja dengan penanda buku polisi khusus. Ini akan membantu mesyuarat berjalan lancar sebaik sahaja anda tiba.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk mendapatkan penasihat undang-undang jika anda mengemukakan masalah undang-undang
Sekiranya anda bimbang melindungi diri anda dari sebarang tindakan yang mungkin dilakukan syarikat terhadap anda, berbincanglah dengan peguam. Mereka boleh memberi anda maklumat mengenai hak anda, dan anda boleh memutuskan untuk membawanya ke mana-mana mesyuarat secara langsung. Anda mungkin ingin memberitahu sumber daya manusia mengenai rancangan anda untuk menggunakan peguam jika anda memilih jalan ini.
Pastikan anda mengetahui kos yang berkaitan dengan pengambilan peguam. Sebilangan besar akan mahal, jadi anda perlu mempertimbangkan masalah belanjawan ini dengan keperluan anda untuk perlindungan undang-undang
Langkah 4. E-mel kali kedua jika anda sudah menunggu seminggu tanpa respons
Seminggu biasanya dianggap sebagai masa yang sesuai untuk menunggu sebelum menghantar e-mel susulan. Sekiranya anda menghadapi masalah yang sangat mendesak, anda boleh menghantar susulan selepas 24 jam. Daripada bimbang bahawa anda mengejek wakil anda, ingatlah bahawa mereka mempunyai banyak tanggungjawab. Mereka mungkin memerlukan peringatan bahawa anda adalah salah satunya.
Kaedah 3 dari 3: Memutuskan Sama ada Menghubungi HR
Langkah 1. Selesaikan masalah anda sendiri sekiranya anda boleh
Sekiranya anda mempunyai masalah sederhana dan bukan undang-undang yang tidak berkaitan dengan dasar syarikat, anda mungkin dapat mengatasinya sendiri. Sekiranya boleh, bincangkan masalahnya dengan atasan atau rakan sekerja anda untuk menyelesaikan masalah dengan mereka. Sumber manusia akan menghargai mengetahui langkah yang anda ambil untuk mencari jalan penyelesaian sebelum menemui mereka.
Sekiranya, misalnya, anda merasa bos anda menjadualkan anda terlalu banyak hujung minggu, berbincanglah dengan atasan anda terlebih dahulu. Anda juga tidak mahu pergi ke sumber manusia dengan aduan tidak kritikal seperti "Saya tidak suka ruang pejabat saya."
Langkah 2. Semak buku panduan pekerja anda untuk memeriksa dasar syarikat anda
Anda mungkin merasakan bahawa anda mengalami pelanggaran dasar syarikat. Sebelum anda menghubungi sumber manusia, baca semula dasar khusus yang berkaitan dengan masalah anda. Anda ingin dapat memetik contoh-contoh tersebut dalam perbincangan yang anda lakukan dengan sumber manusia.
Contohnya, jika anda bimbang anda tidak mendapat rehat yang cukup pada waktu bekerja, periksa peraturan bertulis mengenai waktu rehat. Ada kemungkinan syarikat anda hanya mempunyai polisi rehat yang tidak rasmi, bukan dikodifikasi, yang bermaksud bahawa sumber manusia tidak dapat banyak membantu anda dalam kapasiti rasmi
Langkah 3. Segera hubungi sumber manusia jika anda diganggu di tempat kerja
Jangan ragu untuk menghubungi anda jika anda mengalami gangguan verbal, fizikal, atau seksual dari sumber mana pun di tempat kerja. Anda dilindungi secara sah dari tingkah laku seperti ini, dan sumber daya manusia wajib membantu dan melindungi anda.
Walau bagaimanapun, jangan berharap sumber manusia dapat melakukan perbualan yang tidak direkodkan mengenai isu-isu ini. Setelah anda melaporkannya, mereka diminta untuk bertindak
Langkah 4. Hubungi sumber manusia jika keadaan peribadi anda berubah
Sumber daya manusia dapat membantu anda merancang perubahan mendatang dalam keadaan kerja anda, seperti jika anda bersiap-siap untuk mengambil cuti bersalin. Mereka dapat memastikan anda menerima semua faedah dan liputan anda. Mereka juga dapat menghubungi orang-orang di syarikat yang perlu diberitahu tentang keadaan anda yang berubah-ubah.
Langkah 5. Hubungi sumber manusia jika anda memerlukan perlindungan kerajaan
Situasi tertentu mungkin timbul di tempat kerja yang memberi anda perlindungan atau pampasan dari pihak pemerintah. Sekiranya, misalnya, anda cedera di tempat kerja, sumber daya manusia dapat membantu anda menyelaraskan liputan perbelanjaan perubatan anda.
Ini mungkin memerlukan anda mengisi dokumen dengan sumber manusia, jadi bersiaplah untuk proses ini
Langkah 6. Hubungi sumber daya manusia sekiranya anda mahukan akses ke latihan pekerjaan
Mungkin ada program latihan atau bimbingan yang membolehkan anda maju dalam syarikat anda. Sumber manusia dapat memberi anda maklumat yang diperlukan mengenai pilihan ini dan mungkin menyelaraskan masuk anda ke dalam program ini. Ini mungkin merupakan peluang terbaik untuk membawa karier anda ke tahap berikutnya.
Langkah 7. Minta sumber daya manusia untuk mendapatkan bantuan untuk penginapan yang diperlukan
Sumber manusia juga dapat membantu anda memenuhi keperluan individu yang mungkin anda miliki di tempat kerja. Persekitaran kerja anda harus merangkumi sumber yang membolehkan anda menikmati peluang yang sama untuk berjaya seperti pekerja lain.
Sekiranya anda merasakan bahawa tidak ada sumber daya cacat yang sesuai, misalnya, sumber manusia akan mengatasi masalah ini. Jabatan ini juga boleh bekerjasama dengan anda untuk memastikan ada tempat yang ditetapkan untuk ibu menyusu
Langkah 8. Jangkau sumber manusia jika anda mencari pekerjaan
Kadang-kadang, menghubungi perwakilan sumber daya manusia di syarikat tertentu boleh membolehkan anda menerima maklumat mengenai peluang pekerjaan semasa atau peluang untuk wawancara "maklumat" dengan pekerja semasa. Anda juga boleh menghubungi sumber manusia untuk mengucapkan terima kasih atas wawancara baru-baru ini yang anda selesaikan dengan syarikat mereka.
Sekiranya anda tidak mendapat balasan selepas seminggu, anda boleh menghantar satu e-mel susulan. Selepas itu, anda mungkin perlu melepaskan syarikat ini
Langkah 9. Elakkan menghubungi sumber manusia dengan rungutan peribadi
Ingatlah bahawa sumber daya manusia berfungsi untuk syarikat terlebih dahulu, jadi mereka bukan orang yang boleh dikunjungi jika anda hanya mahu melampiaskan. Walaupun anda sama sekali tidak boleh mengelak daripada melaporkan situasi yang membuat anda merasa tidak selesa atau diskriminasi, berhati-hatilah untuk membezakan antara masalah yang mungkin menjengkelkan atau kecil dan masalah undang-undang yang lebih serius.
