WikiHow ini mengajar anda bagaimana menggunakan ciri "Gabungan Mail" dalam Microsoft Word. Penggabungan Mel membolehkan anda menggunakan spreadsheet maklumat hubungan untuk memberikan alamat, nama, atau maklumat lain secara automatik kepada setiap salinan dokumen. Ini berguna semasa memperibadikan buletin atau pernyataan, kerana anda tidak perlu menulis dengan tangan nama atau alamat setiap orang di bahagian atas setiap dokumen.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Membuat Helaian Kenalan
Langkah 1. Buka Microsoft Excel
Ikon aplikasi Microsoft Excel menyerupai "X" putih pada latar hijau gelap. Halaman Excel "Baru" akan dibuka.
Sekiranya anda sudah mempunyai helaian kenalan di Excel, lompat ke depan untuk mengimport kenalan Excel sebagai gantinya
Langkah 2. Klik buku kerja Kosong
Terdapat di sebelah kiri atas halaman "Baru". Ini akan membuka dokumen Excel kosong yang baru.
Langkah 3. Tambahkan tajuk kenalan anda
Bermula di dalam sel A1 dan bergerak dari sana, masukkan tajuk berikut:
- FirstName - Nama depan kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel A1).
- LastName - Nama belakang kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel B1).
- Tel - Nombor telefon kenalan anda akan terdapat di ruangan ini (sel C1).
- StreetAddress - Alamat jalan kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel D1).
- Bandar - Bandar kediaman kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel E1).
- Nyatakan - keadaan tempat tinggal kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel F1).
- ZIP - Poskod kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel G1).
- E-mel - Alamat e-mel kenalan anda akan masuk di ruangan ini (sel H1).
Langkah 4. Masukkan maklumat kenalan anda
Bermula di lajur A, sel 2, mulailah memasukkan maklumat hubungan bagi setiap orang yang ingin anda gabungkan gabungan surat.
Pastikan maklumat ini tepat sebelum meneruskan
Langkah 5. Simpan dokumen anda
Untuk melakukannya:
- Windows - Klik Fail, klik Simpan sebagai, Klik dua kali PC ini, klik lokasi simpan di sebelah kiri tetingkap, ketik nama dokumen ke dalam kotak teks "Nama fail", dan klik Jimat.
- Mac - Klik Fail, klik Simpan sebagai…, masukkan nama dokumen di bidang "Simpan Sebagai", pilih lokasi simpan dengan mengklik kotak "Di mana" dan mengklik folder, dan klik Jimat.
- Perlu diingat lokasi simpanan yang anda pilih-anda perlu mencari hamparan Excel kemudian.
Langkah 6. Tutup Excel
Klik X di sudut kanan atas Excel (Windows) atau bulatan merah di sudut kiri atas (Mac). Anda sekarang boleh terus membuat gabungan surat dalam Microsoft Word.
Bahagian 2 dari 3: Mengimport Kenalan ke Word
Langkah 1. Buka Microsoft Word
Ikon aplikasi Word kelihatan seperti "W" putih pada latar belakang biru gelap. Seperti Excel, halaman "Baru" akan dibuka.
Sekiranya anda mempunyai dokumen Microsoft Word yang ada di mana anda ingin mengimport kenalan Excel, anda sebaliknya akan mengklik dua kali untuk membukanya dan melangkau langkah seterusnya
Langkah 2. Klik dokumen Kosong
Kotak putih di bahagian kiri atas halaman. Dokumen Microsoft Word kosong akan dibuka.
Langkah 3. Klik tab Surat
Tab ini berada di bahagian atas tetingkap Microsoft Word. Bar alat akan muncul tepat di bawah barisan tab di sini.
Langkah 4. Klik Pilih Penerima
Terdapat di bahagian "Start Mail Merge" di Mel bar alat. Melakukannya mendorong menu lungsur turun.
Langkah 5. Klik Gunakan Senarai Yang Ada…
Anda akan mendapat pilihan ini di menu lungsur. Tetingkap baru akan dibuka.
- Sekiranya anda ingin menggunakan kenalan Outlook, anda boleh memilih Pilih dari Kenalan Outlook pilihan dalam menu lungsur.
- Anda juga boleh memasukkan senarai maklumat hubungan sementara ke Word dengan memilih Taipkan Senarai Baru pilihan. Ini berguna apabila anda hanya perlu membuat segelintir maklumat kenalan.
Langkah 6. Pilih helaian kenalan Microsoft Excel anda
Di sebelah kiri tetingkap, klik folder di mana anda menyimpan helaian Excel, kemudian klik lembaran Excel untuk memilihnya.
Langkah 7. Klik Buka
Ia berada di sudut kanan bawah tetingkap.
Langkah 8. Sahkan keputusan
Klik nama helaian Excel di tetingkap pop timbul, kemudian klik okey di bahagian bawah tingkap. Lembaran Excel anda akan dipilih sebagai lokasi dari mana kenalan anda dimuat.
Pastikan bahawa kotak centang "Baris pertama data berisi tajuk lajur" di bahagian bawah tetingkap ini dicentang
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Gabungan Mel
Langkah 1. Pergi ke tempat di mana anda ingin memasukkan maklumat hubungan
Cari tempat di mana anda ingin memasukkan maklumat hubungan (mis. Bahagian atas dokumen) dan klik untuk meletakkan kursor di sana.
Langkah 2. Klik Masukkan Medan Gabungan
Ini adalah pilihan di bahagian "Tulis & Masukkan Medan" di Mel tab. Menu lungsur turun akan muncul.
Anda mungkin perlu mengklik Mel tab lagi sebelum melakukan ini.
Langkah 3. Pilih jenis maklumat
Dalam menu lungsur turun, klik nama salah satu tajuk dari dokumen Excel anda untuk memasukkannya.
Contohnya, anda akan mengklik Nama pertama dalam menu lungsur jika anda mahu memasukkan tanda nama pertama kenalan.
Langkah 4. Tambahkan maklumat lain jika perlu
Ini mungkin termasuk alamat kenalan, nama belakang, nombor telefon, dan sebagainya.
Langkah 5. Klik Selesai & Gabungkan
Ia berada di bahagian paling kanan di Mel bar alat tab. Ini mendorong menu lungsur turun.
Langkah 6. Pilih pilihan penggabungan
Klik salah satu perkara berikut:
- Edit Dokumen Individu - Membuka setiap dokumen penerima, membolehkan anda memperibadikan dokumen lebih lanjut.
- Cetak Dokumen… - Membolehkan anda mencetak salinan dokumen anda untuk setiap individu yang tersenarai dalam helaian kenalan anda.
- Hantar Mesej E-mel … - Membolehkan anda menghantar dokumen sebagai e-mel. Alamat e-mel kenalan akan dipilih sebagai alamat e-mel tujuan.
Langkah 7. Ikut arahan di skrin
Bergantung pada pilihan yang anda pilih, anda akan mempunyai borang tambahan untuk disemak (contohnya, jika anda memilih E-mel, anda mesti memasukkan subjek dan kemudian klik okey). Melakukannya akan menyelesaikan proses penggabungan mel.
