Menggunakan ciri AutoFilter Microsoft Excel adalah cara cepat dan mudah untuk menyusun data dalam jumlah yang lebih besar. Penapis menyokong pelbagai kriteria untuk menyusun data anda. Untuk memulakan, anda perlu menghasilkan set data. Maka yang tinggal hanyalah memilih sasaran dan mengaktifkan AutoFilter dengan menekan butang "Filter" yang terdapat di tab "Data", dan menyesuaikan filter yang anda suka. Proses ini dapat dikuasai dalam beberapa minit, akhirnya meningkatkan kecekapan Excel anda.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 2: Bermula dengan AutoFilter
Langkah 1. Buat jadual
Pastikan data anda mempunyai tajuk lajur untuk menentukan data di bawahnya. Judul adalah tempat penapis akan diletakkan dan tidak akan dimasukkan dalam data yang disusun. Setiap lajur boleh mempunyai set data yang unik (mis. Tarikh, kuantiti, nama, dll.) Dan mengandungi seberapa banyak entri yang anda ingin selesaikan.
Anda dapat membekukan tajuk anda dengan memilih baris yang berisi dan pergi ke "View> Freeze Panes". Ini akan membantu menjejaki kategori yang disaring pada set data yang besar
Langkah 2. Pilih semua data yang ingin anda saring
Klik dan seret untuk memilih semua sel yang ingin anda masukkan ke dalam penapis. Oleh kerana AutoFilter adalah, seperti namanya, proses automatik, anda tidak dapat menggunakannya untuk menyaring lajur yang tidak bersebelahan. Semua lajur di antara akan diatur untuk disaring dengannya.
Langkah 3. Aktifkan AutoFilter
Pergi ke tab "Data", kemudian tekan "Tapis". Setelah diaktifkan, tajuk lajur akan mempunyai butang lungsur. Dengan menggunakan butang ini, anda boleh menetapkan pilihan penapis anda.
Langkah 4. Pilih kriteria penapis
Pilihan penapis boleh berbeza-beza berdasarkan jenis data dalam sel. Sel teks akan disaring mengikut kandungan teks, sementara sel nombor akan mempunyai saringan matematik. Terdapat beberapa penapis yang dikongsi oleh kedua-duanya. Apabila penapis aktif, ikon penapis kecil akan muncul di tajuk lajur.
- Sort Ascending: menyusun data mengikut urutan menaik berdasarkan data dalam lajur itu; nombor disusun 1, 2, 3, 4, 5, dan lain-lain dan perkataan disusun mengikut abjad bermula dengan a, b, c, d, e, dll.
- Urutkan Menurun: menyusun data dalam urutan menurun berdasarkan data dalam lajur itu; nombor disusun dalam urutan terbalik 5, 4, 3, 2, 1, dan lain-lain dan perkataan disusun mengikut urutan abjad terbalik, e, d, c, b, a, dll.
- 10 Teratas: 10 baris data pertama dalam spreadsheet anda atau 10 baris data pertama dari pilihan yang disaring
- Syarat khusus: Beberapa parameter penapis dapat ditetapkan menggunakan logik nilai, seperti nilai penapisan yang lebih besar daripada, kurang dari, sama dengan, sebelum, sesudah, antara, berisi, dll. Setelah memilih salah satu daripadanya, anda akan diminta memasukkan had parameter (mis. Selepas 1/1/2011 atau lebih besar daripada 1000).
- Catatan: data yang disaring disembunyikan dari pandangan, TIDAK dihapuskan. Anda tidak akan kehilangan data dengan menyaring.
Bahagian 2 dari 2: Menyesuaikan dan Menyahaktifkan Autofilter
Langkah 1. Gunakan AutoFilter tersuai untuk penyusunan yang lebih kompleks
Penapis khusus membolehkan beberapa penapis diterapkan menggunakan logik "dan / atau". Pilihan "Penapis Khusus …" disenaraikan di bahagian bawah menu lungsur penapis dan memunculkan tetingkap yang terpisah. Di sini anda dapat memilih hingga dua pilihan penapis, kemudian pilih butang "Dan" atau "Atau" untuk menjadikan penapis tersebut eksklusif atau inklusif.
Sebagai contoh: lajur yang mengandungi nama dapat disaring oleh yang mengandungi "A" atau "B", yang bermaksud Andrew dan Bob akan muncul. Tetapi tidak akan muncul dalam kumpulan filter untuk yang berisi "A" dan "B"
Langkah 2. Kosongkan penapis anda
Untuk membersihkan satu penapis, pilih dropdown untuk lajur yang disaring dan pilih "Hapus Penapis Dari [nama]". Untuk menghapus semua penapis, pilih sel apa pun di dalam tabel dan pergi ke tab "Data" dan tekan "Hapus" (di sebelah toggle Filter).
Langkah 3. Nyahaktifkan Penapis Auto
Sekiranya anda ingin mematikan penapis sepenuhnya, hapus pilihan AutoFilter semasa jadual dipilih.
Petua
- Anda dapat melihat tajuk lajur mana yang digunakan penapis dengan melihat butang menu lungsur. Sekiranya anak panah pada butang berwarna biru, maka penapis di menu tersebut telah digunakan. Sekiranya anak panah pada butang berwarna hitam, maka penapis di menu tersebut belum digunakan.
- AutoFilter menyusun data secara menegak, yang bermaksud pilihan penapis hanya dapat diterapkan pada tajuk lajur tetapi tidak pada baris. Namun, dengan memasukkan kategori untuk setiap baris, dan kemudian menapis lajur itu sahaja, anda boleh mendapatkan kesan yang sama.
- Penapis tidak akan berfungsi melebihi sel kosong jika anda membiarkan sebarang sel kosong.
- Sandarkan data anda sebelum menggunakan AutoFilter. Walaupun AutoFilter dapat dimatikan, setiap perubahan yang dilakukan pada data dapat menimpa maklumat yang ada.
Amaran
- Dengan menyaring data anda, anda tidak menghapus baris, anda menyembunyikannya. Baris tersembunyi tidak dapat disembunyikan dengan memilih baris di atas dan di bawah baris tersembunyi, mengklik kanan padanya dan memilih "Nyahlindungi".
- Simpan perubahan anda dengan kerap kecuali anda telah membuat sandaran data dan tidak merancang untuk menimpa data anda.
