E-mel, seperti bentuk komunikasi lain, mempunyai etika dan protokol sosialnya sendiri. Sekiranya anda perlu menulis e-mel untuk meminta maklum balas di tempat kerja atau di sekolah, atau pada manuskrip bertulis, anda harus mempertimbangkan frasa, waktu, dan struktur ketika membuat e-mel anda untuk menjadikannya seefektif mungkin. Bersikap sopan, tepat waktu, dan spesifik dalam e-mel anda dapat membantu anda mendapatkan maklum balas yang anda perlukan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Meminta Maklum Balas di Tempat Kerja
Langkah 1. Beritahu orang yang berkelayakan untuk memberi komen mengenai pekerjaan anda
Sering kali ini adalah pengurus tepat di atas anda. Walau apa pun, anda harus bermula dengan mereka, atau dengan rakan sekerja atau rakan sekerja yang lebih senior. Mereka akan mempunyai pengalaman untuk membantu anda dan memberi anda maklum balas yang anda perlukan.
Langkah 2. Bersikap sopan dan rendah hati dalam e-mel
Anda harus mematuhi norma di pejabat anda untuk e-mel. Kerendahan hati banyak meminta maklum balas, tetapi jangan terlalu rendah hati sehingga bos atau pengurus anda menganggap anda tidak tahu apa-apa mengenai pekerjaan anda. Sebaliknya, susun soalan dengan cara yang menunjukkan kemajuan anda dalam sesuatu projek atau tugas. Ini akan memberi tahu bos bahawa anda tidak hanya menunggu anda untuk mendapatkan maklum balas. Ingat juga petua berikut.
- Anda boleh mengatakan, "Saya mengerjakan persembahan untuk hari esok ketika saya mengalami masalah dengan format-saya tidak pasti sama ada saya mengikuti standard syarikat. Saya telah melampirkan pembentangan. Adakah anda mempunyai cadangan untuk format tersebut? Terima kasih atas bantuan anda dalam hal ini."
- Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada mereka melalui e-mel.
Langkah 3. Lebih spesifik dalam permintaan maklum balas anda
Ini dapat membantu anda mengelakkan maklum balas yang terlalu luas yang tidak mungkin dapat membantu anda di tempat kerja. Elakkan soalan ya atau tidak, kecuali jika perlu. Sebaliknya fokus pada bahagian tertentu dari projek yang memerlukan kerja. Cuba jangan mengebom atasan atau rakan sekerja anda dengan semua soalan yang mungkin anda dapat mengenai pekerjaan anda sekaligus.
- Anda boleh mengatakan, misalnya, "Saya tidak pasti bagaimana untuk meneruskan fail Eastman. Pelanggan tidak membalas e-mel saya, dan kerana ini adalah tugas keutamaan tinggi, saya fikir lebih baik menghantar e-mel kepada anda untuk melihat apa yang harus saya lakukan."
- Sekiranya anda mencari maklum balas yang lebih umum dalam bentuk tinjauan atau laporan, minta secara khusus. Bersikap sopan, ringkas, dan spesifik yang anda boleh akan membantu. Contohnya, anda boleh meminta laporan mengenai kecekapan atau kreativiti anda. Sekiranya anda meminta maklum balas daripada mereka yang melapor kepada anda, anda mungkin perlu melakukan tinjauan tanpa nama.
PETUA PENGALAMAN
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Pelatih Tempat Kerja
Cuba kaedah KISS ketika anda meminta maklum balas umum.
Model KISS adalah kaedah yang baik untuk membantu orang memberi anda maklum balas yang sesuai dan dapat ditindaklanjuti. Tanya orang itu,"
jaga? Apa yang perlu saya memperbaiki? Apa yang perlu saya mulakan? Dan apa yang harus saya berhenti?"
Langkah 4. Hantar e-mel terima kasih setelah mereka menjawab
Sekiranya maklum balas menunjukkan bahawa anda memerlukan banyak penambahbaikan atau pekerjaan anda tidak setara, pastikan anda menyertakan pernyataan ringkas bagaimana anda akan memperbaikinya. Beri masa anda untuk memproses emosi sebelum segera bertindak balas.
Pastikan anda menjawab paling lama dalam 1-2 hari
Kaedah 2 dari 4: Meminta Maklum Balas di Sekolah
Langkah 1. Kenali diri anda
Guru anda mungkin mempunyai ratusan pelajar, terutamanya jika mereka seorang profesor kolej. Anda mesti memasukkan nama anda (pertama dan terakhir), kelas dan bahagian anda. Sekiranya anda masih bersekolah menengah, ini mungkin bermaksud tempoh atau slot masa anda. Dengan cara ini, anda tidak akan membuang masa guru dengan membuat mereka mengetahui siapa diri anda, dan mereka akan menghabiskan lebih banyak masa untuk mendapatkan maklum balas yang anda perlukan.
Langkah 2. Pastikan ia tetap formal
Kadang-kadang pelajar bergelut dengan perkara ini semasa menghantar e-mel kepada guru. Anda boleh mengucapkan "Hai Dr. Smith" atau "Cik Turner yang dihormati." Sekiranya guru anda telah menghantar e-mel kepada anda, jangan terlalu formal daripada mereka. Pastikan nada profesional. Sebagai gantinya berkata, "Hei, apa pendapat anda tentang kertas saya? Ini bukan yang terbaik, "kata," Saya tidak pasti saya memahami tugas itu. Saya mempunyai beberapa soalan khusus mengenai makalah itu."
Langkah 3. Buat ringkas
Jangan risau untuk menjelaskan semua konteks soalan anda kecuali konteksnya diperlukan untuk soalan-soalan tersebut. Contohnya, jika anda meminta maklum balas mengenai kemungkinan perpanjangan, guru anda mungkin memerlukan konteks, tetapi jika anda hanya ingin mengemukakan soalan mengenai tugas, jangan beritahu mereka kisah tentang bagaimana anjing anda membuat anda terlambat dan mengapa anda menghantar e-mel sekarang (melainkan jika hampir dengan masa tugas), atau perkara lain yang mungkin tidak berkaitan dengan tugas yang ada.
Langkah 4. Jangan tunggu untuk meminta maklum balas sehingga malam sebelum peperiksaan atau tarikh akhir
Guru anda bukan sahaja tidak akan memberi anda maklum balas yang hampir ke tarikh akhir, mereka juga mungkin merasa kesal kerana anda telah menunggu hingga saat-saat terakhir untuk meminta maklum balas mereka. Sekiranya anda mesti menghantar soalan-soalan saat terakhir, ringkas, spesifik, dan minta maaf. Ini akan menjadikan guru lebih cenderung untuk bertindak balas, dengan andaian mereka melihat e-mel tepat pada waktunya.
Langkah 5. Gunakan format fail yang diminta oleh guru anda
Sering kali, guru akan memberitahu anda dalam sukatan pelajaran format fail apa yang akan mereka terima untuk tugasan atau dalam e-mel. Contohnya, jika guru anda menentukan fail.doc, jangan hantar fail.pdf atau.pages. Sekiranya anda tidak pasti, anda boleh menghantar fail.rtf atau.pdf, atau hanya bertanya.
Langkah 6. Minta maklum balas mengenai kertas atau peperiksaan yang telah anda sertai
Anda hanya perlu menghantar e-mel kepada profesor dan bersikap sopan. Sekiranya guru besar mempunyai waktu pejabat, anda boleh mengunjunginya atau membuat janji temu. Anda boleh mengatakan, "Profesor Smith yang terhormat, saya tidak berjaya dalam peperiksaan saya seperti yang saya harapkan. Bolehkah anda membantu saya menyelesaikan beberapa kesalahan yang saya buat sehingga saya dapat melakukan yang lebih baik pada peperiksaan seterusnya?" Profesor anda biasanya harus memberi respons yang baik terhadap permintaan tersebut.
Kaedah 3 dari 4: Meminta Maklum Balas mengenai Manuskrip
Langkah 1. E-mel seseorang yang anda kenali terlebih dahulu
Sekiranya anda mahukan maklum balas yang penuh perhatian, orang terbaik yang memberikannya ialah orang yang anda kenali, lebih baik rakan atau rakan sekerja. Semasa menghantar e-mel kepada orang yang anda kenal untuk maklum balas, pastikan anda menghantar e-mel kepada mereka seperti biasa. Sekiranya anda biasanya memanggil mereka, maka anda mungkin harus melakukannya. Jangan hantarkan manuskrip dalam e-mel pertama, kecuali anda tahu bahawa mereka mungkin akan mengatakan ya (seseorang yang telah anda baca manuskripnya, atau seseorang yang ditawarkan untuk membaca tulisan anda).
Anda boleh memasukkan penerangan ringkas atau abstrak, bergantung pada sama ada orang yang anda hantarkan e-mel adalah rakan atau rakan sekerja
Langkah 2. E-melkan pakar
Sekiranya anda benar-benar memerlukan nasihat pakar, hantarkan e-mel kepada pakar yang anda kenal dan jelaskan projek anda dan mengapa anda memerlukan maklum balas. Jangan sombong, tetapi lebih baik berterima kasih kepada mereka atas pertimbangan mereka, dan katakan, "Saya faham jika anda tidak mempunyai masa untuk memberi saya maklum balas." Anda mungkin ingin bertanya sama ada mereka mengenali seseorang dengan masa dan kepakaran yang dapat menolong anda jika mereka tidak dapat.
Langkah 3. Jangan menghantar e-mel kepada manuskrip kepada seseorang
Ini kemungkinan tidak akan dijawab, melainkan jika anda secara khusus memberitahu mereka bahawa anda akan membayar bantuan mereka. Sekiranya mereka adalah pengarang terkenal, mereka tidak mungkin membalas e-mel seperti itu kerana mereka menerima banyak e-mel seperti itu. Sebaliknya, tanyakan dahulu kepada rakan, rakan sekerja, profesor dan sebagainya. Mereka lebih cenderung untuk menolong anda, dan lebih cenderung untuk menolong anda.
Langkah 4. Tentukan perkara yang anda mahukan daripada maklum balas mereka
Sekiranya anda hanya mahukan maklum balas positif, beritahu mereka begitu. Beritahu mereka sama ada anda mendapat maklum balas terperinci, maklum balas tempatan atau global, dan sama ada anda mahukan maklum balas estetik, tatabahasa, atau struktur. Ini dapat membantu pembaca anda mengetahui apa yang anda mahukan daripada mereka.
- Maklum balas positif tidak semestinya tidak membina. Sekiranya mereka menjelaskan mengapa mereka menyukai perkara yang mereka suka, anda boleh belajar banyak mengenai manuskrip anda.
- Sekiranya anda mendapat maklum balas negatif, beri masa anda untuk bertindak balas. Sekiranya mereka adalah rakan anda, mereka mungkin hanya mahu menolong. Sekiranya mereka seorang profesor, tidak kira seberapa marah atau marah anda, anda tidak seharusnya bertindak balas dengan cara itu. Sebaliknya, terima kasih atas bantuan mereka, dan teruskan. Setelah beberapa lama, anda mungkin mendapati bahawa maklum balas itu berguna, walaupun cara penyampaiannya tidak.
Langkah 5. Beri masa pembaca anda untuk bertindak balas
Sekiranya anda meminta maklum balas terperinci mengenai naskah novel, jangan mengharapkan maklum balas dalam sehari atau bahkan seminggu. Ia memerlukan masa untuk menyunting naskah yang panjangnya. Sekiranya anda mempunyai tarikh akhir yang anda mahukan, beri tahu pembaca anda perkara ini. Anda juga boleh bertanya kepada mereka sama ada mereka boleh melakukan pengeditan pada tarikh tertentu. Ingatlah bahawa mereka mempunyai kehidupan dan tanggungjawab mereka sendiri.
Langkah 6. Terima kasih atas pertolongan mereka
Sekiranya rakan, anda mungkin ingin membelikannya hadiah seperti sekotak coklat, atau hanya membalas budi tepat pada waktunya. Sekiranya merupakan profesor, anda mungkin ingin menulis e-mel terima kasih untuk memberitahu mereka bahawa anda menghargai kerja dan masa mereka. Lupa untuk berterima kasih kepada pembaca anda boleh membuat mereka merasa terbiasa dan / atau tidak dihargai, dan mungkin membuat mereka kurang membantu anda pada masa akan datang.
Kaedah 4 dari 4: Meminta Maklum Balas dari Pelanggan
Langkah 1. Jangan tanya terlalu banyak soalan
Pelanggan dibanjiri dengan tinjauan dari hampir setiap perniagaan di luar sana. Sekiranya anda ingin memastikan pelanggan menghapus e-mel anda secara automatik setelah membacanya, isi dengan banyak soalan. Sekiranya anda ingin memastikan pelanggan berminat, ajukan satu atau dua soalan dan tinggalkan soalan tersebut.
Langkah 2. Kemukakan soalan terbuka
Daripada menggunakan soalan ya / tidak, ajukan soalan yang mendapat jawapan yang lebih lengkap. Daripada bertanya, "Adakah anda akan mengesyorkan kami kepada rakan?", Tanyakan "Bagaimana anda menggambarkan kami kepada rakan?" Soalan seperti ini memberi anda lebih banyak maklumat dalam jawapan daripada soalan ya / tidak yang mudah.
Langkah 3. Beritahu pelanggan bahawa anda akan menghubungi mereka dengan cepat
Ini membuat pelanggan merasa seolah-olah pendapat mereka tidak hanya pergi ke peti masuk raksasa, di mana mungkin atau tidak boleh dibaca atau dipertimbangkan. Anda juga mungkin akan mendapat maklum balas yang lebih jujur, jika mereka tahu anda akan bertindak balas.
Apabila anda bertindak balas, bersikap jujur dan profesional. Dalam budaya internet viral hari ini, anda boleh merosakkan reputasi syarikat dalam sekejap jika anda bertindak balas dengan apa pun selain profesionalisme dan keikhlasan
Langkah 4. Jangan sertakan flash atau ciri lambat untuk memuatkan yang lain
Sekiranya pelanggan mempunyai sambungan yang lambat, mereka kemungkinan akan segera menghapus e-mel apabila mereka melihatnya gagal dimuat. Ingat bahawa maklum balas selalunya lebih penting bagi anda daripada mereka.
Langkah 5. Gunakan fon dan format yang dirancang dengan baik
Anda mahu e-mel anda kelihatan bersih dan profesional. E-mel dengan grafik yang buruk atau fon komik tidak mungkin menarik perhatian pelanggan anda. Sebagai gantinya, gunakan fon standard seperti Times New Roman atau Arial jika anda tidak pasti fon, dan minimumkan grafik berlebihan.
Langkah 6. Pastikan e-mel mesra peranti
Format satu lajur lebih fleksibel daripada reka bentuk berbilang lajur. Anda juga ingin memastikan fon anda tidak terlalu kecil. Anda mahukan e-mel itu kelihatan lebih baik pada komputer riba, telefon dan tablet. Dengan begitu banyak orang memeriksa e-mel di telefon mereka, sangat penting anda memformat e-mel anda dengan sewajarnya.
Bantuan Menulis E-mel
Perkara yang perlu disertakan dalam e-mel yang meminta maklum balas
Perkara yang Harus Dielakkan dalam E-mel Meminta Maklum Balas
E-mel Anotasi Meminta Maklum Balas
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Jangan maklum balas orang jahat.
- Kekalkan etika e-mel yang betul untuk keadaan tersebut.
- Kerendahan hati sedikit sebanyak.
