Garis subjek e-mel sering digunakan oleh pembaca untuk memutuskan sama ada akan membuka e-mel anda. Ruang-ruang ini perlu diisi dengan bahasa yang pendek, tepat, dan berorientasikan perincian untuk mengelakkan penerima anda daripada menghapus e-mel anda tanpa membacanya. Sekiranya anda menyatakan dengan tepat mengapa pembaca anda ingin melihat apa yang anda katakan dengan menggunakan perincian dalam baris subjek anda, anda harus menikmati tindak balas yang lebih cepat dan lebih kerap pada e-mel anda.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Memformat Garis Subjek Anda
Langkah 1. Elakkan membiarkan baris subjek kosong
Apabila anda memilih untuk tidak memasukkan baris subjek, anda tidak akan memanfaatkan peluang yang diberikannya untuk menarik minat pembaca anda. Mempunyai baris subjek kosong juga akan membuat anda kelihatan malas. Yang paling penting, ia tidak akan membuatkan pembaca anda merasa seperti mereka perlu membuka atau membalas e-mel anda dengan cepat.
Langkah 2. Tulis baris subjek anda sebelum anda menulis e-mel anda
Baris subjek anda mungkin terasa seperti pemikiran semula yang tidak sepenting kandungan sebenar e-mel anda. Oleh kerana ini adalah perkara pertama yang dilihat oleh pembaca anda, sama pentingnya - jika tidak lebih! - seperti apa yang ada di dalamnya. Untuk memastikan anda meluangkan masa dan perhatian yang cukup pada baris subjek anda, tulislah sebelum anda menulis perkara lain.
Langkah 3. Ikuti peraturan penggunaan huruf besar standard untuk mengelakkan kemerosotan
Kecuali anda menghantar nota ringkas kepada orang yang anda kenal dengan baik, anda harus memperlakukan e-mel anda seperti komunikasi formal. Huraikan tajuk pelajaran anda dengan cara yang sama seperti huruf besar tajuk pembentangan anda.
Ingat beberapa peraturan asas untuk membantu anda memanfaatkan dengan betul. Contohnya, selalu menggunakan perkataan pertama dan terakhir dari baris subjek anda. Anda juga harus selalu menggunakan kata nama (Gunung, Persembahan, Bangunan), kata ganti (Dia, Dia, Mereka), kata kerja (Pergi, Ubah), kata keterangan (Cepat, Perlahan), dan kata sifat (Ceroboh, Hebat). Anda tidak boleh menggunakan huruf besar (a, an, the), preposisi (masuk, keluar), atau mengkoordinasikan konjungsi (dan, tetapi)
Langkah 4. Elakkan melayan tajuk pelajaran anda seperti ayat yang lengkap
Walaupun baris subjek anda harus betul dari segi tatabahasa, lihatnya sebagai tajuk dan bukannya ayat yang selalu memerlukan tanda baca. Garis subjek anda tidak perlu dibatasi dengan tanda titik, tanda tanya, atau tanda seru.
- Ketahuilah bahawa beberapa penapis spam secara automatik akan meletak e-mel dengan garis subjek yang diberi tanda baca ke penapis mel sampah.
- Anda mungkin sekali-kali ingin menggunakan tanda tanya untuk menarik perhatian pembaca anda. Jangan terlalu menggunakan strategi ini.
- Sambungkan pelbagai frasa dalam baris subjek dengan tanda hubung. Contohnya, baris subjek: "Mesyuarat Berjadual untuk Selasa - Kehadiran Anda Diperlukan," mengandungi dua frasa berbeza yang dihubungkan dengan tanda hubung.
Langkah 5. Pastikan baris subjek anda kurang daripada 50 aksara
Baris subjek anda haruslah sesingkat mungkin. Ini kadang-kadang memerlukan anda untuk meninggalkan beberapa butiran yang memihak kepada orang lain. Paling penting pembaca anda mengetahui apa yang perlu mereka lakukan apabila mereka membaca tajuk pelajaran anda.
Anda tidak boleh menyimpan baris subjek anda pada atau di bawah 50 aksara. Kadang kala, anda akan menggunakan lebih kurang sepuluh watak. Sekiranya anda mula menembak peraturan 50 aksara, anda akan mula menulis baris subjek yang lebih pendek secara automatik
Langkah 6. Letakkan kata-kata penting terlebih dahulu untuk menarik perhatian pembaca
Apa kata-kata ini akan berbeza bergantung pada tujuan e-mel anda. Nama dan tajuk anda mungkin perlu didahulukan dalam beberapa e-mel, sementara tindakan yang diperlukan oleh anda atau pembaca mungkin berada di hadapan yang lain. Fikirkan tentang apa yang mungkin membuat pembaca anda membuka e-mel anda, dan letakkan kata-kata yang sesuai dengan topik itu pada awal baris subjek.
Secara amnya, anda harus memulakan baris subjek anda dengan kata yang menunjukkan mengapa anda menghubungi pembaca anda. Jika anda baru-baru ini mengubah peraturan pejabat, misalnya, tulis: "Peraturan Perusahaan Berubah - Perlu Ulasan Anda Hari Ini."
Langkah 7. Pilih kata nama dan kata kerja tertentu untuk menyampaikan tujuan e-mel
Jangan masukkan kata nama dan kata kerja yang tidak jelas atau tidak jelas dalam baris subjek anda. Sebaliknya, gunakan perkataan yang secara khusus menunjukkan apa yang anda mahukan daripada pembaca anda. Ini akan mengurangkan panjang baris subjek anda sambil tetap memberikan butiran yang anda perlukan dalam baris subjek anda.
Daripada: "Menghubungi anda untuk melihat maklumat baru," tulis: "Peraturan HR yang Disemak - Perlu Persetujuan menjelang Rabu." Pada versi kedua baris subjek, anda telah menjelaskan dengan tepat apa itu "maklumat baru", dan mengapa anda menghubungi pembaca. Anda telah membetulkan kekeliruan sama ada penerima perlu membaca e-mel dan apa yang perlu mereka lakukan setelah mereka membukanya
Bahagian 2 dari 3: Memberikan Butiran dalam Baris Subjek Anda
Langkah 1. Nyatakan tujuan e-mel anda
Beritahu pembaca mengapa anda menghubungi mereka. Bersikap spesifik mungkin. Ini akan membantu pembaca mengetahui dengan segera sama ada mereka harus membuka mesej anda.
- Garis subjek yang meminta surat rekomendasi atau rujukan dapat terlihat seperti: "Meminta Rujukan untuk Tamara G. pada hari Jumaat 6/2."
- Sekiranya anda menawarkan faedah kepada pembaca, cubalah seperti: "Tukar Minyak Anda dengan Potongan Jimat 50% Minggu Ini Sahaja."
Langkah 2. Tulis apa tindakan yang anda mahu pembaca lakukan
Sebaik sahaja mereka melihat e-mel anda, pembaca anda akan mengetahui apa yang perlu mereka lakukan. Dengan mempunyai pengetahuan ini dengan segera akan mempersiapkan pembaca anda untuk mencari maklumat lebih lanjut dalam kandungan nota anda.
Daripada menulis, "Mencapai Nikmat", jadikan tajuk subjek anda: "Perlukan Bantuan Anda Menulis Proposal Projek Minggu Depan." Ini memberi tahu pembaca bukan sahaja bahawa anda meminta bantuan, tetapi juga menjelaskan dengan tepat apa yang anda harap pembaca akan lakukan untuk anda
Langkah 3. Berikan tarikh akhir supaya pembaca tahu bila hendak bertindak balas
Sekiranya anda tidak memberitahu pembaca bila anda memerlukannya untuk bertindak atau bertindak balas, mereka mungkin tidak akan membuka e-mel anda sehingga esok, minggu depan, atau bahkan bulan depan. Ini bukan kerana pembaca anda tidak mahu menolong anda. Sebilangan besar orang menerima puluhan bahkan ratusan e-mel setiap hari, jadi e-mel tanpa tarikh akhir yang jelas mudah hilang dalam kawanan tersebut.
Sekiranya e-mel anda sangat penting dan memerlukan balasan segera, anda boleh menggunakan perkataan "Urgent," "Critical", atau "Respons Segera Diperlukan" untuk memberitahu pembaca anda bahawa mereka harus memberi perhatian khusus pada nota ini
Langkah 4. Nyatakan siapa anda sekiranya pembaca belum mengenali anda
Kadang kala, anda akan menghantar e-mel kepada orang yang tidak pernah anda temui sebelumnya. Dalam kes ini, mungkin penting bagi anda untuk memberikan tajuk, syarikat, atau nama pembaca anda sehingga mereka mempunyai alasan untuk membuka catatan anda. Jika tidak, anda mungkin kelihatan seperti orang rawak yang e-melnya boleh terus ke tong sampah!
Mungkin anda pelajar yang berhubung dengan ahli politik tempatan untuk projek sekolah. Tuliskan: "Senior School Memohon Temuduga untuk Projek, Hingga 6/24."
Langkah 5. Sebutkan pertemuan dengan pembaca sekiranya mereka adalah kenalan baru-baru ini
Anda mungkin menghubungi orang ini kerana anda baru sahaja bertemu dan berharap dapat menjalin hubungan yang lebih dekat dengan mereka. Joging memori mereka di baris subjek sehingga mereka ingat bertemu dengan anda. Mereka lebih cenderung untuk membuat susulan sekiranya mereka mengingat pertemuan anda sebelumnya.
Mungkin anda telah mengadakan perbincangan ringkas di persidangan atau makan malam mengenai beberapa kepentingan bersama anda. Jadikan tajuk subjek anda: "Mengikuti Sembang Kami di Writers 'Conf, 4/30."
Langkah 6. Namakan hubungan bersama anda jika anda diperkenalkan kepada pembaca
Sekiranya orang lain menghubungi anda dengan penerima anda, adalah mustahak anda menjelaskan fakta tersebut. Pembaca anda lebih cenderung membuka e-mel dengan baris subjek yang merangkumi nama orang yang mereka kenali, daripada orang yang tidak dikenali yang tidak pernah mereka temui. Pembaca anda juga boleh memilih untuk menghubungi kenalan anda untuk mengesahkan perkenalan.
Contohnya, tulis, "Dr. Pelajar Smith @ Hopkins, Meminta Mesyuarat Bulan Depan."
Bahagian 3 dari 3: Memperkemas dan Memproses Baris Subjek Anda
Langkah 1. Gunakan bahasa mudah untuk mengelakkan kekeliruan
Anda tidak mahu pembaca anda menghadapi masalah memahami tajuk pelajaran anda. Elakkan menggunakan perkataan yang terlalu panjang dan perbendaharaan kata yang kompleks. Berpura-pura anda menghantar e-mel anda ke sekolah menengah, dan tanyakan pada diri anda apakah mereka dapat memahami setiap perkataan dalam baris subjek.
Elakkan menggunakan perbendaharaan kata yang tidak jelas apabila perkataan yang lebih mudah akan berlaku. Pilih: "Peraturan Pejabat Baru - Tinjau dan Balas Dengan Cepat," dan bukan "Peraturan Pejabat Baru - Tinjau dan Balas dengan Alacrity." "Cepat" dan "dengan cepat" bermaksud hal yang sama, tetapi pilihan pertama kurang menarik dan membingungkan
Langkah 2. Gunakan simbol dan singkatan untuk memendekkan baris subjek
Banyak perkataan dapat dipendekkan tanpa membuat pembaca keliru. Gunakan hanya singkatan dan simbol biasa, dan baca baris subjek anda untuk memastikan tidak ada kekeliruan mengenai tujuan e-mel anda.
Contohnya, hari dalam seminggu dapat dipendekkan. "@" Adalah simbol umum untuk "at." Anda juga dapat menggunakan "RE:" untuk berarti "tentang." "EOM" dapat digunakan untuk "akhir pesan", dan "EOD" dapat digunakan untuk "akhir hari."
Langkah 3. Periksa kesalahan ejaan dan tatabahasa
Sama seperti bahagian lain dari e-mel anda, baris subjek anda harus bebas dari kesilapan. Ini akan memastikan bahawa anda tidak kelihatan tidak profesional atau malas langsung dari pemukul, sebelum pembaca anda berpeluang membuka nota anda.
- Pemeriksa ejaan e-mel mungkin tidak merangkumi baris subjek, jadi berhati-hatilah dengan kesalahan ejaan. Sekiranya anda bimbang, salin dan tampal baris subjek ke Word atau dokumen Google dan jalankan pemeriksaan ejaan di sana.
- Baris subjek anda mungkin tidak perlu menjadi ayat yang lengkap. Namun, hindari kesalahan tatabahasa yang umum seperti membingungkan "mereka", "mereka", dan "ada" atau "Anda" dan "Anda".
Langkah 4. Baca baris subjek anda dengan kuat untuk melihat kejelasan
Cara terbaik untuk memastikan bahawa baris subjek anda ringkas, ringkas, dan ditulis dengan betul adalah dengan membacanya dengan kuat kepada diri sendiri. Apabila anda mendengar kata-kata anda diucapkan, anda akan dapati kesalahan yang tidak akan anda lakukan sekiranya anda hanya memeriksanya di skrin.
Sekiranya anda berada di tempat awam, baca kata-kata dengan lembut di bawah nafas anda
Amaran
- Jangan taip baris subjek e-mel biasa dengan tanda seru !!! atau semua CAPS. Anda akan kehilangan kredibiliti.
- Jangan sekali-kali memulakan ayat di baris subjek yang anda selesaikan dalam kandungan e-mel anda. Contohnya, anda tidak mahu menulis, "Meminta pertolongan yang saya ingin anda …" di baris subjek, dan kemudian buka e-mel dengan: "lakukan pada hari Jumaat".
