E-mel kini merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling sering digunakan, bersama dengan pesan teks, panggilan telefon, dan aplikasi pesanan segera. Sesuai dengan e-mel sudah biasa bahawa banyak orang lupa bagaimana membuatnya. E-mel yang disusun dengan baik mencerminkan profesionalisme dan keikhlasan dalam mesej yang disampaikannya, jadi sangat mustahak bahawa seseorang harus mengetahui cara memformat mesej e-mel.
Langkah-langkah
Langkah 1. Tulis subjek e-mel anda
Baris subjek mesej e-mel berfungsi sebagai ringkasan ringkas mengenai apa yang dimaksudkan dengan mesej. Baris subjek anda harus mudah dan ringkas sehingga dapat memberi idea kepada penerima mengenai topik e-mel anda hanya dengan beberapa kata mudah.
- Contohnya, jika anda menulis kepada seseorang tentang perniagaan, jangan menyulitkan tajuk pelajaran dengan terlalu banyak butiran seperti "Saya suka kereta yang anda jalani. Saya suka warnanya yang biru dan roda cantik."
- Nyatakan motif anda dengan jelas pada baris subjek. Contohnya: "Pembeli sedan biru anda yang berminat."
Langkah 2. Sertakan salam yang betul
Jangan memulakan e-mel dengan segera dengan apa yang anda perlu nyatakan. Sertakan salam biasa seperti "Salam" atau "Selamat siang." Anda tidak mahu orang rawak naik dan segera bercakap dengan anda tanpa memberi salam, bukan? Sama seperti e-mel.
Untuk menjadikan ucapan anda lebih peribadi, sertakan nama belakang penerima dalam ucapan selamat anda
Langkah 3. Tuliskan isi mesej anda
Bergantung pada jenis mesej yang anda tulis dan kepada siapa anda menghantarnya, anda boleh menulisnya mengikut kehendak anda.
- Sekiranya anda menulis kepada seseorang yang dekat dengan anda, anda boleh menjadikan e-mel anda terdengar peribadi; tetapi jika anda menulis surat perniagaan, anda perlu menyimpan e-mel seprofes mungkin.
- Anda juga perlu ingat format mesej anda. Jangan gunakan gaya, ukuran, dan format fon yang sukar dibaca, dan elakkan menggunakan huruf besar. Huruf besar, dalam dunia digital, menyerupai teriakan.
Langkah 4. Sertakan ucapan penutup
Jangan hanya menamatkan e-mel anda di mana mesej anda berakhir. Tuliskan ucapan penutup seperti "Hormat", "Salam" atau apa sahaja yang anda fikirkan akan sesuai dengan e-mel yang anda buat.
Ucapan penutup semestinya sesuai dengan e-mel anda. Kenapa? Kerana jika anda menulis mesej perniagaan, anda tidak akan mahu menulis "Lovingly yours" sebagai ucapan penutup surat anda; ia tidak sesuai
Langkah 5. Tambahkan tandatangan
Walaupun alamat e-mel anda sudah menyertakan nama anda pada setiap e-mel yang anda hantar, tetap disarankan agar anda memasukkan tanda tangan bersama dengan setiap mesej yang anda tulis. Tanda tangan boleh berupa teks biasa atau, jika anda ingin kreatif, gambar (seperti logo, tanda jenama, dll.).
Gunakan pilihan Tandatangan apa sahaja aplikasi webmail atau pelanggan e-mel yang anda ada untuk membuat tandatangan anda sendiri
Petua
- Selain memformat mesej e-mel, anda juga harus menggunakan alamat e-mel yang dinamakan dengan betul. Mesej rakan masa kecil anda menggunakan "[email protected]" tidak apa-apa, tetapi bukan idea yang bagus ketika anda menghantar e-mel perniagaan kepada atasan anda.
- Gunakan etika Internet yang betul semasa membuat e-mel. Jangan menghantar e-mel spam atau mesej ke kenalan yang tidak diketahui.
- Sentiasa periksa semula mesej e-mel anda sebelum menghantarnya untuk mengelakkan daripada menghantar banyak mesej kepada satu penerima. Mesej anda boleh ditandakan sebagai SPAM jika anda melakukannya.
