Membuka peti masuk e-mel anda boleh seperti membuka kotak tatabahasa Pandora yang tidak mencukupi, ejaan yang buruk, dan rasa tidak enak. Pertimbangkan kesan yang dibuat oleh e-mel anda kepada orang lain; ini adalah masa yang tepat untuk membezakan e-mel anda daripada pek. Ikuti langkah-langkah ini dan tingkatkan etika e-mel anda.
Langkah-langkah
Langkah 1. Pastikan e-mel anda ringkas, percakapan, dan fokus
Lebih sukar untuk membaca huruf di layar komputer daripada pada selembar kertas, jadi pastikan e-mel pendek dan tepat. Walaupun tidak ada panjang e-mel yang ideal, simpan ayat pendek, kira-kira 8-12 perkataan dan tinggalkan ruang di antara perenggan.
Dalam e-mel kerja, terus sampai ke intinya: "Saya harap anda akan…" "Saya rasa kita seharusnya…." dan lain-lain tepat di depan, menjadikannya seperti berikut. Ramai orang hanya membaca beberapa baris pertama sebelum memutuskan untuk bertindak balas atau menyimpan untuk kemudian. Garis-garis itu harus memberi cukup "daging" untuk membolehkan keputusan yang tepat. Untuk e-mel peribadi, selalunya idea bagus untuk dibuka dengan nota peribadi ringkas sebelum masuk ke titik utama e-mel anda
Langkah 2. Elakkan pemformatan yang menarik
Mengubah fon dan warna, memasukkan daftar peluru, atau menggunakan HTML dapat membuat e-mel kelihatan aneh atau menjadikannya tidak dapat dibaca oleh penerima, walaupun pemformatannya kelihatan baik di komputer anda. Pastikan ia sederhana.
Langkah 3. Hadkan lampiran
Jangan tambahkan lampiran kecuali benar-benar diperlukan. Simpan lampiran sekecil mungkin. Sebilangan besar aplikasi e-mel dapat mengirim dan menerima lampiran hingga 1 MB, tetapi apa-apa yang boleh menjadi kerumitan bagi anda atau penerima, dan bahkan fail yang lebih kecil memerlukan masa yang lama untuk dibuka jika sambungan e-mel penerima lambat. Sekiranya anda perlu menghantar fail yang lebih besar, tekan atau zip atau gunakan perkhidmatan dalam talian yang akan membantu anda menghantar fail besar seperti YouSendIt.com. Sekiranya anda perlu menghantar beberapa halaman, seperti rancangan mesyuarat atau pembetulan teks yang besar, kirim faks atau sekumpulan halaman yang diketik dalam satu surat.
- Jangan zip lampiran e-mel melainkan perlu. Kecuali lampiran terlalu besar untuk dihantar sebaliknya, anda berisiko membuang masa penerima anda dan mungkin menghalang mereka untuk mengakses lampiran anda. Banyak peranti mudah alih tidak dapat mengeluarkan fail zip. Selain itu ia berlebihan kerana banyak fail biasa seperti.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word dan Powerpoint) sudah dalam format yang dimampatkan.
- Perlu diingat bahawa banyak orang atau perniagaan tidak akan membuka lampiran dari orang yang mereka tidak kenal, dan beberapa akaun e-mel disediakan untuk menghantar e-mel dengan lampiran ke folder spam secara automatik, jadi jika anda melamar pekerjaan, misalnya, pastikan anda mengikuti arahan penerima mengenai lampiran. Sekiranya tidak ada arahan, hantarkan e-mel lain untuk memberitahu penerima bahawa anda akan menghantar e-mel dengan lampiran.
Langkah 4. Fikirkan sebelum anda menghantar
Jangan menghantar e-mel semasa anda beremosi. Jangan ragu untuk menulis subjek dan teks e-mel, kemudian simpan. Hanya tambahkan penerima dan hantarkan setelah anda mempunyai masa untuk memikirkan apa yang anda hantar; anda mungkin berubah fikiran dan lebih baik untuk itu.
E-mel juga menjadi alat untuk bertanya atau memberitahu orang perkara-perkara yang biasanya tidak akan anda katakan secara bersemuka (pernah bertanya-tanya mengapa anda menjadi orang yang berbeza secara naluriah dalam talian?). Sekiranya anda menghantar seseorang apa sahaja, baca semula dan tanyakan pada diri anda jika anda akan mengatakan ini kepada mereka jika mereka berada tepat di sebelah anda, atau bersemuka. Sekiranya ia menyentuh topik yang sensitif, baca dua kali.
Langkah 5. Berhati-hati menggunakan singkatan dan emotikon
Ini mungkin boleh diterima dalam e-mel tidak rasmi seperti dengan rakan. Namun, dalam surat rasmi, anda tidak perlu memberitahu seseorang bahawa anda "ketawa terbahak-bahak," orang mungkin menganggapnya tidak sesuai, dan dapat merasakan anda sedang sembrono.
Beberapa singkatan, seperti "BTW" untuk "By the Way", biasanya digunakan dalam e-mel dan umumnya dapat diterima kecuali dalam e-mel rasmi
Kaedah 1 dari 3: Menulis E-mel Baru
Langkah 1. Gunakan medan penerima dengan betul
Penerima di bidang "hingga" diharapkan dapat mengambil tindakan, dan mereka yang berada di "CC" adalah untuk memberitahu rakan sekerja atau atasan.
- Berhati-hatilah untuk meminta TINDAKAN dari lebih daripada satu orang dalam bidang "Kepada:". Ini dapat menyebabkan banyak usaha untuk tugas yang sama, atau tidak ada usaha karena dianggap orang lain menangani permintaan tersebut.
- Sekiranya menghantar e-mel ke senarai orang yang alamatnya ingin anda rahsiakan, masukkan semuanya ke dalam bidang BCC dan masukkan alamat anda sendiri di medan "ke".
- Sekiranya anda ingin mengeluarkan seseorang dari utas (contohnya, jika mereka telah memperkenalkan anda kepada orang lain, dan sekarang anda dan orang itu sedang mengemukakan beberapa butiran dan anda tidak mahu menyekat kotak masuk pengenalan) pindahkan alamat orang itu dari medan "ke" atau CC ke medan BCC.
Langkah 2. Jadikan tajuk pelajaran berguna
Baris subjek yang baik memberikan ringkasan berguna kandungan e-mel, mempersiapkan pembaca dengan cepat. Peti masuk e-mel sering diganti, jadi baris subjek yang baik membantu penerima menentukan keutamaan e-mel anda. Ia juga membantu mengelakkan e-mel anda dihapus sebelum dibaca. Oleh kerana subjeknya adalah perkara pertama yang dilihat oleh penerima anda, simpannya tanpa ralat, ringkas, dan elakkan garis umum seperti "Hai," "Ada apa", atau nama penerima (yang terakhir mungkin disekat oleh penapis anti-spam).
Elakkan mengutamakan mesej anda untuk penerima. Keluar dari kebiasaan menandakan setiap e-mel sebagai "Urgent!" atau "Keutamaan Tinggi" atau e-mel anda akan diperlakukan seperti budak lelaki yang menangis serigala dan mereka semua akan diabaikan. Menjengkelkan dan sombong apabila menganggap permintaan e-mel anda lebih tinggi dalam barisan daripada orang lain, terutamanya di konteks kerja. Bersikap baik hati untuk memberi penghargaan kepada penerima kerana membuat sendiri bagaimana mengutamakan mesej anda
Kaedah 2 dari 3: Membalas e-mel
Langkah 1. Berhati-hati dengan siapa yang anda salin pada balasan
Sekiranya anda membalas mesej dan kemudian CC: pihak ketiga yang tidak disertakan oleh pengirim asal, pastikan dalam fikiran anda bahawa pengirim asal tidak akan kesal mengenainya. Maklumat ini mungkin "hanya untuk tatapan anda sahaja". Ini sangat penting sekiranya pengirim asal adalah penyelia kerja anda. Berhati-hati menggunakan BCC:. Ini boleh menjadi bumerang jika orang yang menjadi BCC: membalasnya, tidak melihat bahawa salinannya adalah buta.
Langkah 2. Tentukan kepada siapa anda harus membalas
E-mel yang dihantar kepada anda semata-mata memerlukan anda hanya membalas pengirim, tetapi untuk e-mel yang dihantar kepada beberapa orang, anda mungkin perlu memilih pilihan "Balas ke Semua" untuk menghantar respons anda kepada semua orang. Bersikap bijaksana; menggunakan "Balas Semua" sepanjang masa menghasilkan pulangan dalam jumlah yang banyak dan meninggalkan mesej yang menghilang di kotak masuk banyak orang. Pertimbangkan akibat menerima e-mel, memukul balasan semua dan ia dihantar kepada dua puluh orang dan kemudian dua puluh orang itu membalas semua; ia dapat mengumpulkan ratusan ribu e-mel dengan cepat dan semua orang merasa terdorong untuk menekan "balas semua" sebagai kaedah untuk memastikan semua orang sentiasa berada dalam keadaan terperinci kerana tidak ada yang tahu siapa yang dimaksudkan untuk membacanya dan siapa yang tidak.
Langkah 3. Berfikir dua kali sebelum menjawab hanya mengucapkan terima kasih
Sebilangan orang tidak mahu e-mel yang bertuliskan "Terima kasih." Ini memerlukan masa tambahan untuk membuka e-mel dan membacanya hanya untuk membaca perkara yang sudah anda ketahui. Sebilangan orang memasukkan baris yang bertuliskan "NTN" - "Tidak, terima kasih diperlukan."
Langkah 4. Ringkaskan perbincangan panjang
Menelusuri halaman balasan untuk memahami perbincangan menjengkelkan. Daripada terus meneruskan rentetan mesej, luangkan masa sebentar untuk meringkaskannya untuk pembaca anda.
Langkah 5. Pastikan anda memasukkan maklumat yang anda balas
Ramai orang, dan syarikat, menulis dan membalas ratusan e-mel setiap hari. Elakkan menghantar e-mel tidak jelas yang hanya menyatakan 'Ya'. Sertakan soalan yang diajukan oleh penerima supaya mereka tahu apa yang anda balas. Elakkan menjadikan penerima menatal ke bawah lebih daripada satu mesej dalam sejarah.
Langkah 6. Balas dengan segera
Sekiranya anda perlu membuat kajian atau pemikiran sebelum anda membalas e-mel, atau jika anda terlalu sibuk untuk menulis respons penuh dengan segera, hantarkan respons pendek yang memberitahu pengirim bahawa anda mendapat e-mel dan memberi nasihat kapan anda akan bertindak balas.
Langkah 7. Bersikap proaktif
Semasa membalas e-mel, anda dapat menjimatkan masa semua orang dengan menjangkakan sebarang pertanyaan atau kebimbangan yang mungkin timbul oleh balasan anda. Tangani ini dalam balasan anda sebelum seseorang harus menghantar e-mel baru untuk bertanya tentang mereka.
Kaedah 3 dari 3: Beberapa Perkara Tidak Perlu
Langkah 1. Jangan meneruskan e-mel yang bersifat peribadi
Sebagai contoh, elakkan meneruskan e-mel yang mengandungi rahsia, terutamanya jika orang yang anda hantar tidak mahu. Melakukannya boleh menyebabkan penerima kehilangan kepercayaan kepada anda, dan hubungan anda mungkin merosakkan. Anda pasti tidak mahu perkara itu berlaku.
Langkah 2. Jangan menyebarkan khabar angin mengenai orang
Sekiranya anda merasa tergoda untuk melakukannya, letakkan diri anda di kasut orang lain, dan fikirkan bagaimana perasaan anda sekiranya orang itu menyebarkan khabar angin mengenai anda. Sebagai contoh, jika rakan anda mempunyai reputasi sebagai orang yang jahat dan suka memilikinya, fikirkan bagaimana perasaan anda sekiranya rakan anda memberitahu rakan anda yang lain mengenai salah satu kebiasaan anda. Anda tidak akan sangat gembira, bukan?
Langkah 3. Elakkan membincangkan perniagaan peribadi orang
Contohnya, elakkan memberitahu rakan anda bahawa rakannya berpisah dengan bekas teman lelaki. E-mel tidak sepenuhnya peribadi, jadi mungkin orang yang perniagaan anda bincangkan dapat melihat e-mel dan menjadi marah kepada anda dan / atau malu, dan ini boleh merosakkan hubungan anda dengan orang itu.
Langkah 4. Elakkan menyala
Api pada dasarnya adalah penghinaan yang dihantar dalam talian untuk menyinggung perasaan anda, jadi penting untuk tidak menghantar api kepada orang lain atau memulakan perang api. Ini boleh membuat orang lain marah, dan akaun anda juga digantung kerana ini.
Langkah 5. Elakkan berkongsi maklumat peribadi orang lain tanpa kebenaran
Ini boleh menjadi apa sahaja, dari usia seseorang hingga nama sekolah tempat dia pergi. Letakkan diri anda di kasut orang lain - bagaimana perasaan anda jika seseorang memberikan alamat rumah anda kepada rakan anda? Anda tidak akan sangat gembira, jadi pastikan anda mendapat kebenaran sebelum berkongsi maklumat peribadi seseorang dengan orang lain melalui e-mel, atau sama sekali tidak melakukannya.
Langkah 6. Jangan hantar e-mel semasa anda marah
Ini akan menunjukkan anda marah dan anda boleh membuat marah orang itu. Contohnya, jika anda marah kepada seseorang di tempat kerja, dan anda menghantar e-mel kepada orang itu dengan banyak kata-kata, ini boleh menyebabkan orang yang anda hantar e-mel menjadi jengkel. Perkara ini sama dengan membalas e-mel; jika anda marah kepada seseorang kerana menghantar mesej tertentu kepada anda, tahan untuk menjawab sehingga anda tenang.
Contoh E-mel
Contoh E-mel Peringatan Panggilan Persidangan
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh E-mel yang Menggariskan Dasar Baru
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh Profesor E-mel Mengenai Soalan
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Fon standard memudahkan pembacaan. Contohnya, Arial, Cambria dan Sempit. Pastikan ukuran fon tetap normal, umumnya tidak lebih dari 15. Jika anda perlu menarik perhatian dengan cara khas atau tegas, gunakan huruf tebal atau miring. Ini jauh lebih baik daripada menjerit ke seluruh ibu kota.
- Sekiranya anda dihantar api, padamkan segera untuk mengelakkan memulakan perang nyala api.
- Ingat bahawa nada anda tidak dapat didengar melalui e-mel. Adakah anda pernah mencuba sarkasme dalam e-mel, dan penerima mengambilnya dengan cara yang salah? Pemesejan e-mel gagal menyampaikan nuansa komunikasi lisan. Dalam usaha untuk menyimpulkan nada suara, beberapa orang menggunakan emoticon, tetapi menggunakannya dengan berhati-hati sehingga anda tidak kelihatan tidak profesional.
Juga, jangan menganggap bahawa menggunakan emoticon senyum akan menjinakkan mesej yang sukar.
- Elakkan menggunakan e-mel sebagai kaedah untuk mengelakkan hubungan peribadi. "Kami akan kirimkan e-mel kepada anda" selalunya boleh menjadi ayat yang paling menjengkelkan kepada sesiapa sahaja. E-mel tidak boleh mengelakkan idea hubungan tatap muka atau perbualan telefon. Jangan menggunakan e-mel untuk mengelakkan situasi yang tidak selesa seperti meminta maaf atau menutup kesalahan.
- Tamatkan e-mel anda dengan sopan. Menutup dengan pernyataan seperti "Salam Sejahtera", "Semoga berjaya," atau "Terima kasih terlebih dahulu atas bantuan anda," dapat melembutkan walaupun e-mel yang keras dan dapat memperoleh balasan yang lebih baik.
- Berhati-hati dengan mencari resit. Walaupun terdapat keadaan tertentu apabila resit yang diperlukan mungkin diperlukan untuk tujuan penyimpanan rekod atau bukti penerimaan, kebanyakan kali ini hanya menjengkelkan dan memaksa pembaca untuk melakukan tindakan tambahan untuk menangani e-mel anda. Sekiranya ada sesuatu yang sangat mendesak, atau anda benar-benar perlu memastikan penerima mempunyai pesanan anda, angkat telefon dan gunakannya.
- Sekiranya anda dihantar sesuatu yang membuat anda tidak selesa, seperti khabar angin yang diteruskan, hapuskannya. Anda tidak seharusnya menjadi sebahagian daripada ini.
Amaran
- Elakkan buli siber. Ia menyalahi undang-undang, dan boleh memberi kesan buruk kepada orang lain, terutama remaja (contohnya boleh membunuh diri).
- Jangan gunakan semua penutup. Ini adalah amalan yang tidak perlu dan boleh mengganggu penerima anda, sebagai balasan untuk anda. Semua ibu kota dianggap setara dengan "menjerit".
- Elakkan meneruskan Chain Mail. Akan ada sangat sedikit orang yang senang menerima mesej yang tidak perlu berterusan. Jenis e-mel ini terkenal kerana menyimpan virus berbahaya dan berbahaya yang dapat ditransfer ke dan dari komputer. Bertujuan untuk meneruskan hanya mesej yang telah anda terima secara langsung dari penerima yang bercakap.
- Jangan gunakan tandatangan kerja anda untuk e-mel peribadi - ini akan membuat anda kelihatan tidak mesra.
