Belajar menggunakan Surat Gabungan dalam Microsoft Word boleh menjadi tugas yang menakutkan jika anda cuba menggunakan Bantuan Microsoft. Kami akan menguraikan proses yang jauh lebih linear - membuat fail alamat di Excel, menggabungkan di Word, dan menambahkan maksud dan perincian yang lebih baik. Proses mudah ini dapat menjimatkan berjam-jam dengan label, memastikan anda tidak menggunakan tulisan tangan kemudian!
Catatan: Ini untuk Office 2003; arahan untuk versi lain mungkin berbeza.
Langkah-langkah
Langkah 1. Buat fail alamat di Microsoft Excel dengan memasukkan nama dan alamat dengan cara berikut:
Langkah 2. Baris 1 harus mempunyai tajuk sebelum anda mula menambahkan alamat dari baris 2 dan seterusnya
- Letakkan nama pertama di Lajur A.
- Letakkan nama belakang di Lajur B.
- Letakkan alamat jalan di Lajur C.
- Letakkan bandar atau bandar di Lajur D.
- Letakkan daerah di Lajur E.
- Letakkan kod pos di Lajur F.
- Simpan fail. Ingat lokasi dan nama fail.
- Tutup Excel.
Langkah 3. Buka Word dan pergi ke "Tools / Letters" dan "Mailing / Mail Merge"
Sekiranya Task Pane tidak terbuka di sebelah kanan skrin, pergi ke View / Task Pane dan klik padanya. Task Pane akan muncul
Langkah 4. Isi butang radio Label Di Task Pane
Langkah 5. Klik pada Pilihan Label dan pilih label yang anda gunakan dari senarai
Klik OK setelah anda memilih.
Langkah 6. Klik Seterusnya:
"Pilih Penerima".
Langkah 7. Klik "Browse" dan semak fail yang baru anda simpan di Excel dan disimpan di My Documents
Buka fail ini dan kotak dialog akan terbuka. Semua penerima harus dipilih secara lalai. Sekiranya tidak, lakukan dan klik OK.
Langkah 8. Klik Seterusnya:
"Susun label anda".
Langkah 9. Klik pada "Lebih banyak item
.. "Biarkan bidang Pangkalan Data (kanan atas) dipilih dan klik pada medan yang anda ingin masukkan. Klik padanya mengikut urutan yang akan tertera pada label. Ini biasanya Nama Pertama, Nama Belakang, Alamat Jalan, Bandar, daerah, Pos kod. Abaikan hakikat bahawa semuanya berakhir pada satu baris, apabila anda selesai memilih anda boleh menambah ruang dan pengangkutan kembali di mana anda mahukannya pada label. Apabila anda memasukkan semua bidang, klik OK. Sekiranya anda terlupa satu tempat kursor di mana anda mahu pergi (medan di sebelah kanan kursor mungkin akan berubah menjadi kelabu-itu OK), kemudian klik pada "Lagi item …" sekali lagi dan pilih bidang yang ingin anda tambahkan. Klik TUTUP pada tetingkap sekali anda telah selesai memasukkan semua bidang yang anda perlukan.
Langkah 10. Tambahkan ruang dan kembalian kereta supaya label kelihatan betul
Abaikan apabila medan setelah lokasi untuk salah satu berubah menjadi kelabu ruang akan ditambahkan dan bukannya menggantikan medan.
Langkah 11. Kami menarik keseluruhan alamat sedikit ke kanan dengan "meningkatkan lekukan" sekali
Ini bergantung pada ukuran label yang anda gunakan, tetapi kelihatan lebih baik!
Sekiranya semuanya berada di tempat yang anda mahukan, klik pada Kemas kini Semua Label. Anda mesti melihat bidang yang disalin ke semua label
Langkah 12. Klik Seterusnya:
"Pratonton label anda".
Langkah 13. Sekiranya anda berpuas hati klik Next:
"Selesaikan Gabungan". Pada skrin ini anda boleh mengedit label individu atau mencetak. perlu diklik pada EDIT LABEL INDIVIDU dan mengklik SEMUA dan OK walaupun anda berpuas hati dengannya sehingga anda dapat mengakses semua halaman label.
Simpan fail sebelum anda melakukan perkara lain
Langkah 14. Anda juga boleh menggunakan alat dalam talian komersial untuk melakukan penggabungan mel anda untuk membuat label
Kelebihannya ialah ia lebih mudah dan cepat digunakan.
