Secara semula jadi, e-mel tidak formal seperti menulis surat. Walau bagaimanapun, anda masih mempunyai masa ketika anda perlu lebih formal dalam menulis e-mel anda. Fikirkan siapa penerima, dan kemudian pilih ucapan yang sesuai dengan keadaan. Setelah mengetahui perkara itu, anda boleh beralih ke format ucapan dan menulis ayat pembuka.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Mempertimbangkan Penerima
Langkah 1. Tentukan seberapa formal anda perlu
Walaupun anda menulis e-mel "formal", betapa formalnya e-mel itu bergantung pada orang yang menerimanya. Sebagai contoh, anda tidak akan menggunakan tahap formalitas yang sama ketika menulis profesor seperti yang anda lakukan ketika melamar pekerjaan.
Semasa pertama kali menghubungi seseorang, lebih baik bersikap formal daripada yang seharusnya, hanya untuk berada di pihak yang selamat
Langkah 2. Cari nama orang itu
Lakukan penyelidikan untuk menggali nama orang tersebut jika anda belum mengetahuinya. Mengetahui nama orang itu membuat ucapan kelihatan lebih mesra, walaupun anda menggunakan teknik rasmi untuk e-mel anda.
Langkah 3. Ikuti petunjuk orang itu
Sekiranya orang itu telah menghantar e-mel kepada anda, tidak mengapa menyalin gaya ucapan mereka. Contohnya, jika mereka menggunakan "Hai" dan nama depan anda, boleh diterima dengan gaya yang sama, dengan menggunakan "Hai" dan nama depan orang itu semasa anda menghantar e-mel.
Bahagian 2 dari 3: Memilih Ucapan
Langkah 1. Kembali "Sayang
"" Sayang "(diikuti dengan nama orang itu) adalah siaga lama kerana suatu alasan. Ia formal tanpa pengap, dan kerana ia sering digunakan, sering menjadi tidak kelihatan dalam ucapan, yang merupakan perkara yang baik. Anda tidak mahu ucapan anda tidak dapat dilupakan kerana tidak sesuai.
Langkah 2. Cuba "Salam", apabila anda tidak mengetahui nama orang tersebut
Salam adalah ucapan yang agak formal yang boleh anda gunakan dalam e-mel perniagaan, terutamanya jika anda tidak tahu nama orang tersebut. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik untuk mengetahui nama orang itu jika mungkin.
Anda juga boleh menggunakan "Kepada Siapa Mungkin Bermasalah" jika e-melnya sangat formal dan anda tidak tahu nama orang itu. Walau bagaimanapun, ucapan ini dapat menimbulkan rasa tidak senang bagi beberapa orang
Langkah 3. Pertimbangkan "Hai" atau "Hello" dalam e-mel yang agak kurang formal
E-mel cenderung tidak terlalu formal daripada surat secara umum, jadi anda boleh mendapatkan sesuatu seperti "Hai" dalam e-mel yang agak formal. Contohnya, jika anda menghantar e-mel kepada profesor anda, terutamanya seorang yang sebenarnya berinteraksi dengan anda, "Hai" atau "Hello" semestinya berfungsi dengan baik.
Langkah 4. Langkau "Hai
"Walaupun" Hai "mungkin diterima dalam e-mel separa formal," Hai "mungkin tidak. Ini ucapan yang sangat tidak rasmi, walaupun dalam ucapan, jadi anda harus menghindarinya dalam apa-apa jenis e-mel rasmi. Walaupun anda tahu bos anda misalnya, cukup baik untuk melangkau "Hai" semasa menghantar e-mel kepada mereka.
Langkah 5. Gunakan tajuk sebagai ganti nama apabila perlu
Kadang kala, semasa anda menulis kepada seseorang, anda hanya mengetahui tajuknya dalam syarikat atau organisasi. Sekiranya demikian, anda hanya boleh mendapatkan gelaran orang itu sebagai ganti nama orang tersebut, seperti "Pengurus Pengambilan Yang Dihormati", "Jawatankuasa Pengambilan yang Dihormati", atau "Profesor yang dihormati."
Langkah 6. Tambahkan penghormatan seseorang untuk menjadikannya lebih formal
Sekiranya boleh, tambahkan "Encik", "Puan," "Dr.," atau "Profesor" sebelum nama orang itu untuk menjadikannya lebih formal. Juga, gunakan nama belakang atau nama penuh orang tersebut untuk lebih formal, dan bukan hanya nama depan orang itu.
Bahagian 3 dari 3: Memformat dan Memulakan E-mel
Langkah 1. Letakkan ucapan pada baris pertama
Baris teratas mestilah ucapan yang anda pilih, diikuti dengan nama orang tersebut. Gunakan gelaran untuk orang itu apabila mungkin, seperti Encik, Puan, atau Dr., diikuti dengan nama depan dan belakang mereka.
Langkah 2. Gunakan koma
Secara amnya, anda akan menggunakan koma selepas ucapan. Dalam surat rasmi, anda boleh menggunakan titik dua, tetapi biasanya terlalu formal untuk e-mel, bahkan yang formal. Koma akan mencukupi dalam banyak keadaan, walaupun anda mungkin menggunakan titik dua jika anda menulis surat lamaran dalam e-mel.
Langkah 3. Beralih ke baris seterusnya
Sambutan diteruskan pada barisnya sendiri di bahagian atas, jadi setelah anda menulisnya, tekan tombol kembali untuk beralih ke baris seterusnya. Sekiranya anda menggunakan pemecahan baris dan bukan lekukan untuk membuat perenggan, anda perlu meninggalkan garis kosong antara ucapan dan perenggan pertama.
Langkah 4. Perkenalkan diri anda dalam ayat pembuka, jika perlu
Sekiranya anda menulis seseorang untuk pertama kalinya, anda harus memberikan pengenalan, walaupun anda mengenali orang itu dalam kehidupan sebenar. Memberi petunjuk kepada siapa anda mendorong anda untuk terus membaca.
- Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Nama saya Jessica Hills, dan saya adalah pengarah pemasaran Syarikat XYZ." Anda juga boleh memasukkan bagaimana anda mengenali orang tersebut: "Nama saya Robert Smith, dan saya berada di kelas pemasaran anda (Pemasaran 101 yang memenuhi hari Selasa dan Khamis pada tengah hari)."
- Sekiranya anda sudah mengenali orang itu dan menulisnya sebelumnya, anda boleh menggunakan ayat pertama sebagai ucapan. Contohnya, anda dapat mengatakan, "Terima kasih telah menghubungi saya dengan cepat," atau "Saya harap anda baik-baik saja."
Langkah 5. Sampai ke titik
Sebilangan besar e-mel rasmi perlu sampai ke titik dengan cepat. Ini bermaksud bahawa ayat pertama atau kedua anda harus memperkenalkan alasan mengapa anda menulis kepada penerima. Ingatlah untuk sehalus mungkin semasa menerangkan tujuan anda.
