Menulis e-mel peringatan yang mesra boleh menjadi sukar. Anda tidak mahu muncul sebagai memaksa atau tidak sabar, tetapi penting untuk menyampaikan mesej anda. Tetapkan nada ramah dalam e-mel anda dengan ucapan dan ucapan yang lembut. Tutup keperluan e-mel peringatan anda supaya penerima tahu dengan jelas apa yang anda mahukan. Pastikan e-mel bebas ralat sehingga anda tidak hanya mencari ramah, tetapi juga profesional.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Menetapkan Nada Mesra
Langkah 1. Memberi salam kepada penerima
Dalam situasi perniagaan, anda mungkin harus menggunakan ucapan biasa, seperti "Sayang-begitu-begitu." Walau bagaimanapun, semakin banyak e-mel yang diperibadikan menjadi standard. Beberapa ucapan e-mel yang dapat membantu anda memberi nada ramah sejak awal termasuk:
- Hai John
- Hai ada
- Lama tidak berjumpa
- Hey!
Langkah 2. Rujuk hubungan anda dengan penerima
Sekiranya anda hanya berpegang pada peringatan, mesej anda mungkin akan terasa sejuk. Rujuk hubungan peribadi anda dengan penerima dengan memasukkan frasa yang mencerminkan persahabatan dan pengalaman bersama anda. Ini mungkin termasuk:
- Bagaimana keadaan sekolah?
- Kawan saya, apa khabar?
- Saya bersenang-senang dengan anda hujung minggu lalu.
- Bilakah kali terakhir kami berbual, sebulan yang lalu?
- Perjalanan yang kami jalani itu sungguh hebat! Kita mesti melakukannya sekali lagi.
Langkah 3. Melembutkan ekspresi anda
Ini sangat penting untuk bahagian peringatan dalam e-mel. Sekiranya sudah lama anda berhubung dengan penerima, mungkin ada baiknya untuk meminta maaf atau alasan yang ringan kerana hanya menghubungi untuk memberi peringatan. Beberapa contoh ungkapan yang dilembutkan termasuk:
- Saya tahu sudah lama kita bercakap, tetapi saya ingin mengingatkan anda tentang…
- Keadaan begitu sibuk dengan bayi baru, saya hanya ingat untuk mengingatkan anda …
- Saya tahu anda sibuk, jadi saya tidak mahu mengganggu anda, tetapi saya ingin menghantar peringatan…
Langkah 4. Bersikap sopan
Sekiranya peringatan itu penting, mudah untuk dilihat terlalu kuat. Perlu diingat bahawa penerima mempunyai perkara yang berlaku dalam hidup mereka. Ingatlah untuk mengucapkan "tolong" dan "terima kasih" dan ungkapan yang setara juga. Anda mungkin memasukkan frasa sopan seperti:
- Maaf mengganggu anda, tetapi saya ingin memastikan …
- Sekiranya anda boleh membalas e-mel ini sebaik sahaja anda mempunyai masa …
- Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca sebarang balasan peringatan ini. Saya menghargainya.
- Saya akan menantikan jawapan anda.
Bahagian 2 dari 3: Meliputi Yang Perlu
Langkah 1. Gunakan baris subjek
Anda tidak perlu menulis baris subjek yang pintar. Orang yang jelas dan tepat akan sangat berguna. Ini akan membolehkan penerima mengetahui tujuan e-mel sekilas. Beberapa pilihan umum untuk peringatan e-mel mesra mungkin termasuk:
- Mendaftar masuk
- Peringatan pantas mengenai…
- Perjalanan / acara akan datang / dll.
- Headcount untuk perjalanan / acara / dll.
Langkah 2. Ingatlah untuk memasukkan peringatan anda
Apabila anda berusaha keras untuk bersikap ramah dan sopan, mudah untuk meninggalkan sesuatu yang penting, seperti peringatan sebenarnya. Letakkan peringatan anda di awal e-mel, sejurus selepas ucapan dan hubungan peribadi yang singkat. Sebagai contoh:
- "Hai, Sudah lama kita tidak bercakap, Ben. Bagaimana keadaan isteri dan anak-anak anda? Milik saya membuat saya cukup sibuk, tetapi saya mahu mendaftar masuk dengan anda mengenai…"
-
Hey!
Nenek, saya bermaksud menghantar mesej kepada anda. Maaf saya sudah begitu sibuk. Saya hanya ingin mengingatkan anda tentang tarikh makan tengah hari kami …"
Langkah 3. Menggunakan bahasa yang ringkas
Umumnya, bahasa sopan menggunakan ungkapan yang lebih panjang. Sebagai contoh, ungkapan "Bekerja lebih keras" akan lebih sopan sebagai "Mungkin idea yang baik jika anda bekerja lebih keras." Walaupun sopan, ungkapan panjang ini dapat menjadikan fokus e-mel anda sukar ditunjukkan.
Gunakan struktur ringkas untuk e-mel anda. Ini mungkin kelihatan seperti: Salam (pembukaan) → Sambungan Peribadi → Peringatan → Valediction (penutup)
Langkah 4. Edit maklumat yang tidak diperlukan
Untuk setiap ayat dan setiap bahagian setiap ayat, tanyakan pada diri sendiri, "Adakah ini perlu?" Dalam beberapa kes, "perlu" mungkin bermaksud sesuatu yang seluas "Ini perlu supaya e-mel saya tidak kedengaran." Keluarkan bahagian e-mel yang tidak diperlukan.
Secara amnya, kata keterangan (seperti "sangat", "benar-benar", "benar-benar", "sangat", dan "pasti") boleh dikeluarkan untuk menjadikan mesej anda lebih ringkas
Langkah 5. Tutup e-mel dengan pengesahan
"Valediction" adalah perkataan mewah yang bermaksud "mengucapkan selamat tinggal." Valediction merangkumi ungkapan seperti "Best," "Salam," "Yours Truly," dan "Hormat." Tandatangan anda harus mengikut ketetapan anda. Walau bagaimanapun, pengecualian umum ini mungkin tidak dapat dilihat secara peribadi. Anda mungkin mencuba sesuatu seperti:
- Kawan awak
- Sorakan
- Semua yang terbaik
- Selamat mencuba
- Tag, awak itu
- Harap mendengar balasan daripada awak
Bahagian 3 dari 3: Memastikan E-mel Tanpa Ralat
Langkah 1. Proofread e-mel anda
Walaupun melihat e-mel anda sekali atau dua kali dengan cepat akan menghilangkan banyak kesalahan mudah yang mungkin terselip semasa menulisnya. Setelah selesai mengarang, baca semula e-mel anda untuk ejaan dan tatabahasa.
- Banyak perkhidmatan e-mel mempunyai tatabahasa dan pemeriksa ejaan percuma. Kualiti ini bergantung pada penyedia e-mel anda. Dalam beberapa kes, pemeriksa ini mungkin tidak begitu tepat.
- Ingatlah untuk memeriksa baris subjek, ucapan anda, dan penghormatan anda (penutup). Sangat mudah untuk mengabaikan perkara ini dan hanya menumpukan pada e-mel anda sahaja.
Langkah 2. Baca e-mel anda dengan kuat
Sekiranya anda menulis e-mel penting, atau jika anda benar-benar ingin bersikap ramah atau sopan dengan seseorang, baca e-mel anda dari awal hingga akhir dengan kuat. Adakah ia berbual? Sekiranya demikian, e-mel anda sudah siap dihantar.
Tulis semula ayat atau petikan yang terdengar kikuk. Gunakan pertimbangan terbaik anda semasa menilai ini. Ini berbeza-beza dari orang ke orang, bergantung pada gaya bercakap anda
Langkah 3. Minta orang lain melihat e-mel
Untuk komunikasi penting, seperti yang dimaksudkan untuk perniagaan, anda mungkin mahu orang lain memeriksa peringatan sebelum menghantarnya. Sekiranya anda telah menulis e-mel yang ringkas, ini biasanya memerlukan sedikit masa dan dapat membantu mengatasi kesalahan yang paling kecil.
- Periksa perkhidmatan pesanan dalam talian anda. Hantarkan mesej kepada rakan secara dalam talian dan bertanya seperti, "Hai, bolehkah anda membaca e-mel pendek yang harus saya kirimkan? Hanya perlu satu minit."
- Ingatlah untuk mengucapkan terima kasih kepada sesiapa yang membaca e-mel anda. Lagipun mereka menolong anda.
