Menghantar e-mel adalah sebahagian daripada kehidupan hampir setiap profesional, pelajar dan pekerja yang hidup hari ini. Walaupun beberapa e-mel boleh terdengar sejuk, yang lain secara terang-terangan tidak sopan dan perlu ditangani. Anda boleh menangani e-mel sedemikian dengan tetap tenang, bertindak balas setelah anda membuat rancangan, dan terus maju bersama hari anda.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Menjaga Tenang dan Membuat Rancangan
Langkah 1. Pertimbangkan sama ada e-mel itu bermaksud tidak sopan
Adalah sukar untuk mengetahui sama ada seseorang bersikap kasar terhadap e-mel, terutamanya kerana anda tidak dapat melihat ekspresi wajah mereka atau mendengar nada suara mereka untuk membantu anda membuat keputusan. Sebelum anda bertindak balas terhadap e-mel yang kelihatannya tidak sopan kepada anda, pertimbangkan sama ada kekasaran itu mungkin salah komunikasi.
Cuba tanya orang itu secara langsung maksud mereka dengan bercakap dengan mereka secara bersemuka atau melalui telefon. Ini dapat membantu mengatasi masalah kerana salah komunikasi yang sederhana
Langkah 2. Jangan segera bertindak balas
Walaupun sangat menggoda untuk segera mulai mengumpulkan banyak kata-kata jahat atau menyakitkan sebagai tindak balas kepada e-mel ini, hindari melakukannya dengan segala cara. Anda mungkin akan menyesal kemudian. Sebaliknya, tinggalkan e-mel, tutup penyemak imbas anda, dan luangkan masa untuk mengumpulkan pemikiran anda.
- Berjalan-jalan selama beberapa minit sehingga anda merasa tenang.
- Tarik nafas dalam-dalam dan minum air.
Langkah 3. Hantar e-mel draf, tetapi jangan hantar
Cara lain untuk mengeluarkan tenaga negatif secara konstruktif adalah dengan menghantar e-mel kepada orang tersebut, tetapi jangan hantarkannya. Dengan cara itu, anda boleh mula mengumpulkan pemikiran awal anda, tidak kira seberapa kuatnya, sambil memberi masa untuk menyempurnakan, mengasah, dan menambahkannya.
- Tarik e-mel yang berasingan dan taipkan respons tanpa perlu memasukkan penerima supaya anda tidak menghantarnya secara tidak sengaja. Atau anda boleh menyenaraikan e-mel anda sendiri sebagai penerima.
- Fikirkan selalu bahawa anda telah bertindak balas terhadap sesuatu dengan segera dan kemudian menyesal dengan semua perkara yang cerdik atau mencetuskan pemikiran yang boleh anda katakan. Ini akan memberi anda masa untuk mengembangkannya dan mencegah penyesalan.
Langkah 4. Terima tanggungjawab apabila perlu
Semasa membaca e-mel, anda mungkin menganggapnya tidak sopan kerana sebahagiannya adalah benar, dan kebenarannya boleh menyakitkan. Walaupun ini tidak menghilangkan rasa bersalah mereka dalam situasi ini, ini memberi anda ruang untuk peningkatan diri dan kejujuran, baik dengan diri sendiri maupun dengan pengirim e-mel.
Contohnya, mungkin atasan anda menghantar e-mel kasar kerana terlambat bekerja. Walaupun kata-katanya tidak perlu kasar, anda harus mengakui dan memperbaiki kelewatan anda
Langkah 5. Jangan mencontohi tingkah laku buruk mereka
Apabila seseorang bersikap tidak sopan terhadap anda, itu terlalu menggoda untuk membalas budi. Sekali lagi, jangan bertindak balas secara negatif, tetapi juga menahan diri dari tingkah laku pasif agresif atau kasar sekiranya anda melihatnya secara peribadi sebelum anda bertindak balas. Jangan beri pandangan kotor atau abaikan jika mereka bercakap dengan anda.
- Sebaliknya, amalkan kebaikan. Menyapa mereka dan terus berjalan.
- Jangan meluangkan masa di sekitar mereka kecuali jika perlu tetapi jangan menghindarinya secara aktif.
Langkah 6. Pertimbangkan akarnya
Kadang kala, e-mel yang tidak sopan sangat berkaitan dengan anda atau keadaan di sekitarnya. Tidak pernah mengejek seseorang, tetapi kadang-kadang orang yang menghantar e-mel itu mungkin mengalami lebih banyak daripada yang dapat mereka tangani dan mungkin telah menghantar anda kerana kecewa yang tidak melibatkan anda. Mereka mungkin tidak menyedari bahawa mereka telah bersikap kasar. Ini tidak memberi alasan kepada mereka, tetapi memahami keadaan dan motivasi seseorang dapat membantu dalam mengambil langkah ke hadapan.
- Contohnya, jika mereka mengalami masalah perkahwinan atau seseorang di keluarga mereka baru-baru ini meninggal, ini dapat menjelaskan kekasaran mereka.
- Ada kemungkinan mereka hanya mengalami hari yang buruk.
Bahagian 2 dari 3: Membalas E-mel
Langkah 1. Minta pertolongan rakan
Rakan atau rakan sekerja dapat sangat membantu dalam membantu anda memberikan respons terhadap e-mel yang tidak sopan dan tidak sopan, dan mereka juga dapat memberikan pendapat kedua mengenai keadaan tersebut. Selama ini, jangan meminta rakan anda yang suka membantu; hubungi mereka yang tenang, cerdik dan berfokus pada penyelesaian.
Sekiranya boleh, minta melihat tindak balas masa lalu terhadap e-mel kasar yang telah mereka kirimkan
Langkah 2. Mengakui kekasaran mereka
Semasa anda menyusun e-mel anda, anda perlu mengetahui betapa kasarnya mereka. Mungkin mereka tidak menyedari bahawa kata-kata mereka akan mengeluarkan kata-kata yang tidak berperasaan, tetapi bagaimanapun, anda harus memperhatikannya.
- Ucapkan sesuatu seperti "sebelum saya memulakan dengan respons, saya ingin mengakui kekasaran yang ditunjukkan dalam e-mel anda, terutama yang menyangkut ucapan tuduhan dan penghinaan anda."
- Bersikap langsung membantu anda dan orang lain dan ini dapat membantu mengelakkan kejadian yang sama berulang.
Langkah 3. Mengakui kekecewaan mereka
Walaupun e-mel mereka kasar, mungkin kekecewaan mereka datang dari tempat yang sangat nyata. Sekiranya demikian, nyatakan kekecewaan itu dan nyatakan kefahaman, jika hanya sedikit. Ini akan membolehkan mereka merasakan mentaliti anda berbanding mereka dan mendorong anda berdua ke arah mewujudkan perdamaian.
- Katakan sesuatu seperti "E-mel anda menunjukkan bahawa anda kecewa."
- Pastikan anda memberi tumpuan kepada apa yang dikatakan oleh e-mel mereka dan bukan secara peribadi.
Langkah 4. Tanya mengapa
Kadang-kadang, bagaimanapun, anda mungkin tidak mengerti mengapa seseorang memutuskan untuk menghantar e-mel sedemikian kepada anda setelah banyak berfikir dan berunding dengan orang lain. Dalam acara ini, anda harus meminta 'mengapa' yang mudah kepada pengirim agar anda dapat memahami dan mengatasi masalah tersebut dengan lebih baik.
Anda mungkin berkata "Saya telah memikirkan e-mel anda dengan teliti dan masih sedikit bingung dengan alasan anda menghantarnya, jadi saya ingin tahu apa yang mendorongnya."
Langkah 5. Menawarkan penyelesaian atau penjelasan
Sebaik sahaja anda menangani beberapa masalah awal dan perhatian anda dalam e-mel, anda harus mula mencari jalan keluar dan menjawab permasalahan mereka, jika ada. Biarkan mereka tahu apa yang anda ingin lakukan, jelajahi bidang untuk berkompromi, dan nyatakan kesediaan anda untuk menyelesaikannya.
- Menyiapkan mesyuarat juga bermanfaat. Orang cenderung lebih baik secara peribadi berbanding ketika bersembunyi di sebalik skrin komputer.
- Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti "anda menyatakan kemarahan kerana saya kembali dari makan tengah hari 15 minit lewat semalam, tetapi saya terpaksa mengambil anak perempuan saya yang sakit dari sekolah. Walaupun saya pasti dapat mencapainya pada masa akan datang, akan ada masa seperti ini yang tidak dapat dielakkan."
Langkah 6. Menetapkan sempadan
Setelah anda berjaya menawarkan penyelesaian, kini saatnya untuk menetapkan beberapa peraturan asas untuk perbincangan yang berlanjutan. Biarkan mereka tahu bahawa anda tidak akan bertoleransi dengan kekasaran di masa depan dan melakukan perkara tersebut akan menjadikannya sangat sukar sekiranya tidak mustahil untuk terus bekerjasama secara bersama.
- Beritahu mereka bahawa anda tidak akan menerima penghinaan atau tuduhan yang tidak wajar.
- Mintalah mereka datang kepada anda dengan kebimbangan dan dengan baik sebelum melancarkan senjata.
Langkah 7. Padamkannya, jika perlu
Anda mungkin mendapati bahawa anda membaca dan membaca e-mel berulang-ulang dan terperangkap dengan perasaan negatif mengenainya. Walau bagaimanapun, ini tidak akan membantu anda untuk terus maju dan kemungkinan hanya akan membuat anda lebih marah dan kecewa. Sekiranya benar-benar perlu, hapus e-mel dari peti masuk anda sehingga anda tidak dapat mengaksesnya.
Sekiranya anda fikir anda mungkin memerlukan e-mel itu lagi pada masa akan datang, hantarkan kepada orang yang anda percayai tetapi hapus dari peti masuk anda sendiri
Bahagian 3 dari 3: Melanjutkan Hari Anda
Langkah 1. Terus produktif
Walaupun e-mel ini nampaknya telah merosakkan hari anda, lakukan semua yang anda mahukan untuk tidak membenarkannya. Teruskan dengan rutin anda, buat senarai yang harus dilakukan, dan selesaikan semua tugas yang diperlukan. Jangan biarkan satu titik merosakkan hari atau kemajuan anda.
Menyibukkan diri akan membantu anda untuk terus fokus pada perkara yang penting bagi anda dan mengelakkan berlakunya renungan pada satu e-mel
Langkah 2. Tetapkan matlamat kecil untuk mengekalkan momentum anda
Dalam menjaga rutinitas anda, tetapkan tujuan kecil yang dapat dicapai yang dapat anda komited pada hari itu. Menyelesaikannya akan membantu anda merasa lebih cekap dan seterusnya kurang terpengaruh dengan e-mel kasar yang anda terima.
Pertimbangkan untuk menetapkan matlamat seperti "balas semua e-mel lain" atau "pergi ke gimnasium."
Langkah 3. Ganggu diri anda
Kadang kala, untuk maju dari sesuatu, anda memerlukan sedikit gangguan. Rehat seketika untuk mendengar muzik, makan tengah hari, atau memanggil rakan untuk berbual mengenai sesuatu selain e-mel. Mengeluarkan fikiran anda dari perkara boleh memberi anda rehat katartik yang sangat diperlukan.
Langkah 4. Pertimbangkan untuk melaporkannya, jika perlu
Pada akhirnya, kadangkala cara terbaik untuk terus maju adalah dengan menangani masalah ini secara kekal. Sekiranya e-mel tersebut mengandungi ancaman atau penghinaan yang boleh dianggap sebagai ucapan kebencian, maka laporkan orang ini kepada orang yang tepat, yang boleh menjadi Jabatan Sumber Manusia di tempat kerja anda atau Tingkah Laku Pelajar di sekolah anda. Anda juga boleh menyekat mereka daripada tidak menghantar e-mel kepada anda pada masa akan datang.
- Laporkan kepada pihak berkuasa jika mereka membuat ancaman fizikal terhadap anda.
- Cuba hantarkan e-mel pengurus anda terlebih dahulu untuk memberitahu mereka apa yang sedang berlaku. Sekiranya mereka tidak mengatasi masalah tersebut, bawa ke HR.
