WikiHow ini mengajar anda bagaimana mengautomasikan pelaporan data dalam Microsoft Excel. Untuk data luaran, wikiHow ini akan mengajar anda cara membuat pertanyaan dan membuat laporan dari mana-mana sumber data luaran (MySQL, Postgres, Oracle, dll) dari dalam lembaran kerja anda menggunakan plugin Excel yang menghubungkan lembaran kerja anda ke sumber data luaran.
Untuk data yang sudah disimpan dalam lembaran kerja Excel, kami akan menggunakan makro untuk membina laporan dan mengeksportnya dalam pelbagai jenis fail dengan menekan satu kekunci. Nasib baik, Excel dilengkapi dengan perakam langkah terbina dalam yang bermaksud anda tidak perlu membuat kod makro sendiri.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Untuk Data Sudah Ada Di Excel
Langkah 1. Sekiranya data yang perlu anda laporkan sudah disimpan, dikemas kini, dan dikekalkan di Excel, anda boleh mengautomasikan aliran kerja pelaporan menggunakan Makro
Makro adalah fungsi terpadu yang membolehkan anda mengautomasikan tugas yang kompleks dan berulang.
Langkah 2. Buka Excel
Klik dua kali (atau klik jika anda menggunakan Mac) ikon aplikasi Excel, yang menyerupai "X" putih pada latar belakang hijau, kemudian klik Buku Kerja Kosong di halaman templat.
- Pada Mac, anda mungkin perlu mengklik Fail dan kemudian klik Buku Kerja Kosong Baru dalam menu lungsur yang dihasilkan.
- Sekiranya anda sudah mempunyai laporan Excel yang ingin anda automatikkan, anda akan mengklik dua kali fail laporan tersebut untuk membukanya di Excel.
Langkah 3. Masukkan data hamparan anda jika perlu
Sekiranya anda belum menambahkan label dan nombor lajur yang anda mahu mengautomasikan hasilnya, lakukan sebelum meneruskan.
Langkah 4. Dayakan tab Pembangun
Secara lalai, Pemaju tab tidak muncul di bahagian atas tetingkap Excel. Anda boleh mengaktifkannya dengan melakukan perkara berikut bergantung pada sistem operasi anda:
- Windows - Klik Fail, klik Pilihan, klik Sesuaikan Pita di sebelah kiri tetingkap, centang kotak "Pembangun" di sebelah kanan bawah tetingkap (pertama mungkin anda perlu menatal ke bawah), dan klik okey.
- Mac - Klik Excel, klik Keutamaan…, klik Pita & Bar Alat, tandakan kotak "Pembangun" dalam senarai "Tab Utama", dan klik Jimat.
Langkah 5. Klik Pembangun
Tab ini kini harus berada di bahagian atas tetingkap Excel. Melakukannya memunculkan bar alat di bahagian atas tetingkap Excel.
Langkah 6. Klik Rakam Makro
Terdapat di bar alat. Tetingkap pop timbul akan muncul.
Langkah 7. Masukkan nama untuk makro
Dalam kotak teks "Nama makro", taipkan nama untuk makro anda. Ini akan membantu anda mengenal pasti makro kemudian.
Sebagai contoh, jika anda membuat makro yang akan membuat carta dari data yang ada, anda mungkin menamakannya "Chart1" atau yang serupa
Langkah 8. Buat kombinasi kekunci pintasan untuk makro
Tekan kekunci ift Shift bersama dengan kekunci lain (mis., Kekunci T) untuk membuat pintasan papan kekunci. Inilah yang akan anda gunakan untuk menjalankan makro anda kemudian.
Pada Mac, kombinasi kekunci pintas akan menjadi ⌥ Opsi + ⌘ Perintah dan kunci anda (mis., ⌥ Opsi + ⌘ Perintah + T)
Langkah 9. Simpan makro dalam dokumen Excel semasa
Klik kotak lungsur "Simpan makro dalam", kemudian klik Buku Kerja ini untuk memastikan bahawa makro akan tersedia untuk sesiapa sahaja yang membuka buku kerja.
Anda mesti menyimpan fail Excel dalam format khas agar makro disimpan
Langkah 10. Klik OK
Ia berada di bahagian bawah tingkap. Melakukannya akan menyimpan tetapan makro anda dan menempatkan anda dalam mod rakaman. Segala langkah yang anda ambil dari sekarang sehingga anda menghentikan rakaman akan direkodkan.
Langkah 11. Lakukan langkah yang ingin anda automatikkan
Excel akan mengesan setiap klik, penekanan kekunci, dan pilihan pemformatan yang anda masukkan dan menambahkannya ke senarai makro.
- Sebagai contoh, untuk memilih data dan membuat carta daripadanya, anda akan menyerlahkan data anda, klik Masukkan di bahagian atas tetingkap Excel, klik jenis carta, klik format carta yang ingin anda gunakan, dan edit carta mengikut keperluan.
- Sekiranya anda ingin menggunakan makro untuk menambahkan nilai dari sel A1 melalui A12, anda akan mengklik sel kosong, ketik = SUM (A1: A12), dan tekan ↵ Enter.
Langkah 12. Klik Hentikan Rakaman
Itu di Pemaju bar alat tab. Ini akan menghentikan rakaman anda dan menyimpan semua langkah yang anda ambil semasa rakaman sebagai makro individu.
Langkah 13. Simpan lembaran Excel anda sebagai fail yang diaktifkan makro
Klik Fail, klik Simpan sebagai, dan ubah format fail menjadi xlsm bukannya xls. Anda kemudian dapat memasukkan nama file, memilih lokasi file, dan klik Jimat.
Sekiranya anda tidak melakukan ini, makro tidak akan disimpan sebagai sebahagian daripada hamparan, yang bermaksud bahawa orang lain di komputer yang berlainan tidak akan dapat menggunakan makro anda jika anda menghantar buku kerja kepada mereka
Langkah 14. Jalankan makro anda
Tekan kombinasi kekunci yang anda buat sebagai sebahagian daripada makro untuk melakukannya. Anda akan melihat lembaran kerja anda automatik mengikut langkah makro anda.
Anda juga boleh menjalankan makro dengan mengklik Makro di dalam Pemaju tab, memilih nama makro anda, dan mengklik Lari.
Kaedah 2 dari 2: Untuk Data Luaran (MySQL, Postgres, Oracle, dll)
Langkah 1. Muat turun pemalam Kloudio Excel dari Microsoft AppSource
Ini akan membolehkan anda membuat sambungan berterusan antara pangkalan data luaran atau sumber data dan buku kerja anda. Pemalam ini juga berfungsi dengan Helaian Google.
Langkah 2. Buat sambungan antara lembaran kerja dan sumber data luaran anda dengan mengklik butang + di portal Kloudio
Taipkan butiran pangkalan data anda (jenis pangkalan data, bukti kelayakan) dan pilih sebarang pilihan keselamatan / penyulitan jika bekerja dengan data sulit atau data syarikat.
Langkah 3. Setelah anda membuat sambungan antara lembaran kerja dan pangkalan data anda, anda akan dapat membuat pertanyaan dan membina laporan dari data luaran tanpa meninggalkan Excel
Buat laporan tersuai anda dari portal Kloudio dan kemudian pilih dari menu lungsur di Excel. Anda kemudian boleh menggunakan penapis tambahan dan memilih frekuensi penyegaran laporan (sehingga anda dapat mengemas kini spreadsheet penjualan anda secara automatik setiap minggu, hari, atau bahkan satu jam.)
Langkah 4. Di samping itu, anda juga dapat memasukkan data ke dalam lembaran kerja yang disambungkan dan meminta data tersebut mengemas kini sumber data luaran anda
Buat templat muat naik dari portal Kloudio dan anda dapat memuat naik perubahan secara manual atau secara automatik pada hamparan anda ke sumber data luaran anda.
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Muat turun pemalam Excel sahaja dari Microsoft AppSource, kecuali anda mempercayai penyedia pihak ketiga.
- Makro boleh digunakan untuk apa sahaja dari tugas mudah (mis., Menambah nilai atau membuat carta) hingga yang kompleks (mis., Mengira nilai sel anda, membuat carta dari hasilnya, melabelkan carta, dan mencetak hasilnya).
- Semasa membuka spreadsheet dengan makro anda disertakan, anda mungkin perlu mengklik Dayakan Kandungan dalam sepanduk kuning di bahagian atas tetingkap sebelum anda dapat menggunakan makro.
Amaran
- Makro boleh digunakan secara berniat jahat (mis., Untuk menghapus fail di komputer anda). Jangan jalankan makro dari sumber yang tidak boleh dipercayai.
- Makro akan dilaksanakan secara literal setiap langkah yang anda buat semasa merakam. Pastikan anda tidak memasukkan nilai yang salah secara tidak sengaja, buka program yang tidak ingin Anda gunakan, atau hapus fail.
