Selalu mengecewakan apabila anda perlu menunggu jawapan, sama ada untuk wawancara kerja, cadangan perniagaan, atau hanya membuat rancangan dengan rakan. Menghantar e-mel susulan boleh menjadi sangat berkesan untuk mendapatkan respons itu, terutamanya jika anda membuat permintaan anda setelah menunggu yang wajar dan menulisnya dengan jelas, ringkas, dan penuh hormat. Untuk meningkatkan lagi peluang kejayaan anda, lakukan sebanyak "kerja kaki" sebanyak mungkin untuk mempermudah penerima anda.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Memilih Waktu dan Tempat Hantar Susulan
Langkah 1. Tunggu sekurang-kurangnya 3 hari bekerja untuk menghantar susulan
Tidak ada peraturan universal untuk berapa lama anda harus menunggu sebelum menghantar e-mel susulan. Peraturan praktik yang baik adalah 3 hari bekerja, kecuali jika orang hubungan anda memberikan tarikh tertentu ketika mereka akan bertindak balas. Sekiranya demikian, tunggu sekurang-kurangnya 1 hari bekerja selepas tarikh tersebut.
- Contohnya, jika orang tersebut mengatakan bahawa mereka akan memberi respons sebelum atau pada hari Selasa ke-19, tunggu sehingga sekurang-kurangnya hari Rabu ke-20 untuk membalasnya.
- Untuk susulan temu ramah pekerjaan, biasanya lebih baik menunggu sekurang-kurangnya 5 hari bekerja.
- Anda tidak perlu menghitung hanya hari bekerja (iaitu, melangkau hujung minggu dan cuti) ketika menindaklanjuti dengan kemampuan peribadi.
- Jangan menganggap yang terburuk seperti anda tidak mendapat pekerjaan atau mereka tidak berminat dengan cadangan perniagaan anda-hanya kerana anda tidak mendapat sambutan pantas. Orang hubungan anda mungkin sangat sibuk!
Langkah 2. Alamat e-mel terus kepada orang hubungan anda
Ini selalu berlaku untuk e-mel peribadi, tentu saja, dan biasanya merupakan strategi terbaik untuk susulan perniagaan. Sekiranya orang tersebut memberi anda maklumat hubungan mereka atau menjemput anda untuk menindaklanjuti mereka, selalu hantarkan mesej tersebut terus kepada mereka (dan hanya mereka).
- Sekiranya orang tersebut tidak memberi anda maklumat hubungan mereka atau menjemput anda untuk menindaklanjutinya, hantarkan e-mel anda kepada orang hubungan anda yang diarahkan (seperti pembantu pentadbiran atau penyelaras pengambilan). Minta di baris subjek agar mesej itu ditujukan kepada orang yang anda berurusan dengan sebelumnya.
- Sekiranya anda pernah menghubungi orang itu melalui e-mel, gunakan alamat e-mel "ke" dan "dari" yang sama seperti sebelumnya.
Langkah 3. Hantar tidak lebih daripada 2 e-mel susulan secara keseluruhan
Cukup sukar untuk mengetahui kapan hendak menghantar susulan, jadi bagaimana dengan susulan ke susulan? Sekiranya tindak lanjut pertama anda tidak dijawab, tunggu sekurang-kurangnya 1-2 hari bekerja untuk menghantar susulan kedua. Sekiranya mesej kedua ini tidak dijawab, berhenti menindaklanjuti atau hubungi orang lain dalam perniagaan.
- Walaupun anda boleh membuat mesej susulan baru jika anda mahu, anda juga boleh menghantar mesej yang sama dengan susulan asal anda, tetapi tambahkan catatan di bahagian atas seperti yang berikut: "(Tom: Saya telah menghantar susulan ini pada hari Selasa dan saya tidak sabar-sabar untuk mendengar daripada anda mengenai peluang perniagaan yang telah kita bincangkan pada hari Khamis yang lalu. Terima kasih, Jan)"
- Sebagai peraturan umum, jangan bimbang sama sekali (tentang tidak mendapat pekerjaan, dll.) Jika anda perlu menghantar 1 tindak lanjut. Bimbang hanya sedikit jika anda perlu menghantar 2 susulan. Mula bimbang lebih banyak jika anda tidak mendapat jawapan selepas susulan kedua!
Langkah 4. Jauhkan keperluan untuk tindak lanjut dengan e-mel terima kasih
Sentiasa sopan untuk menghantar e-mel terima kasih sehari selepas perjumpaan perniagaan-terutamanya, tetapi bukan hanya, temu ramah pekerjaan-juga setelah banyak senario hubungan peribadi. Sekiranya anda melampirkan sebutan susulan terima kasih ini, anda mungkin dapat memberi respons tanpa perlu menghantar susulan yang terpisah beberapa hari kemudian.
- E-mel terima kasih boleh menggunakan format dan kandungan yang hampir sama dengan e-mel susulan, hanya dengan sedikit ruang yang dikhaskan untuk mengucapkan terima kasih kepada orang itu dan sedikit menghabiskan masa untuk meminta respons.
- Ini tidak dikira sebagai tindak lanjut "rasmi", jadi anda masih boleh mengirim hingga 2 tindak lanjut "nyata" jika perlu!
Kaedah 2 dari 3: Memformat E-mel Susulan
Langkah 1. Rujuk terus kepada kenalan anda sebelumnya di baris subjek
Sekiranya baris subjek anda samar-samar atau tidak relevan, tindakan susulan anda mungkin tidak dibaca atau di tong sampah. Pilih kata-kata anda dengan teliti sehingga baris subjek dengan segera dan eksplisit menghubungkan interaksi anda dengan penerima.
- Salah satu strategi adalah dengan menambahkan "RE:" pada keterangan mengenai interaksi anda yang terdahulu sehingga terbaca seperti kesinambungan dari peristiwa itu: "RE: Temu ramah Jumaat 9/23 jam 11 pagi."
- Pilihan lain adalah memasukkan nama anda, penerangan ringkas dan langsung, dan alasan e-mel anda: "Terry Regula 9/23 Tindak Lanjut Temuduga."
- Jangan sekali-kali menganggap orang itu akan mengenali alamat e-mel anda dan membuka mesejnya. Gunakan baris subjek untuk kelebihan anda.
Langkah 2. Namakan penerima dalam ucapan anda dan ucapkan terima kasih pada penutup anda
Walaupun anda boleh mendapat maklumat yang tidak rasmi untuk e-mel susulan peribadi, tindak lanjut perniagaan harus menyeimbangkan formaliti yang dihormati dan keakraban yang dihasilkan oleh interaksi anda sebelum ini. Dalam kebanyakan kes, misalnya, anda boleh memberi salam kepada orang itu dengan nama pertama mereka - selagi mereka memperkenalkan diri mereka sebagai "Joe Selmon" atau mengatakan "panggil saya Barb."
- Ucapan ucapan anda biasanya kelihatan seperti ini: "Dear Joe," atau "Dear Barb," kecuali jika anda merasa lebih formaliti yang sesuai: "Dear Selmon," atau "Dear Dr. Bennet."
- Sebagai penutup, terima kasih buat kali terakhir dan gunakan nama depan dan belakang anda: "Terima kasih, Steve Caraway."
Langkah 3. Gunakan tidak lebih dari 3-4 perenggan, masing-masing 2-3 ayat panjang
Semasa menulis susulan, sampai ke titik dan cepat sampai di sana! Ini tidak bermaksud menulis hanya satu ayat, tetapi bermaksud membuat e-mel yang diperkemas tanpa kandungan yang berlebihan. Buat perenggan yang ramping dan bersih mengikut baris berikut (atau serupa):
- Memberi salam
- Ayat 1: terima kasih dan pernyataan yang jelas yang anda ikuti.
- Perenggan 2: ringkasan ringkas mengenai maklumat kenalan anda.
- Paragraf 3: pengesahan cepat minat atau keinginan anda.
- Paragraf 4: pernyataan bahawa anda "menantikan" pembaruan atau bahawa "akan dihargai."
- Penutup
Langkah 4. Berikan semua maklumat yang relevan yang diperlukan oleh penerima
Pastikan orang lain perlu melakukan sesedikit mungkin untuk memberi anda tindak lanjut. Satu-satunya sebab mereka tidak menghubungi anda mungkin adalah kerana mereka sibuk. Oleh itu, jika mereka perlu melihat semula nota atau fail mereka untuk mendapatkan maklumat mengenai interaksi anda sebelumnya, mereka lebih cenderung memutuskan bahawa tidak sepadan dengan masa mereka untuk menghubungi anda sekarang juga.
- Sekiranya anda mempunyai wawancara, sebutkan tarikh dan waktu tertentu, nama jawatan, dan rangkuman wawancara yang sangat cepat atau anekdot atau episod terpilih daripadanya. Contohnya: “Saya menulis untuk menindaklanjuti wawancara kami pada hari Isnin 23hb yang lalu. Anda mungkin ingat bahawa saya sangat bersemangat untuk membincangkan kedudukan pengurus jualan sehingga saya hampir menumpahkan kopi di meja anda!"
- Pastikan anda memberikan maklumat yang jelas untuk setiap bentuk kontak yang anda inginkan agar mereka dapat memilih: e-mel, telefon / teks, surat, dll.
Kaedah 3 dari 3: Bersikap Jelas, Ringkas, dan Hormat
Langkah 1. Terima kasih kepada penerima dan nyatakan bahawa anda mengikuti tepat pada mulanya
Jangan menguburkan kenyataan bahawa anda menulis susulan di tengah-tengah e-mel. Sebaliknya, beritahu orang itu segera mengapa anda menghubungi mereka-dan tunjukkan penghargaan kepada mereka semasa anda melakukannya!
Cubalah sesuatu seperti ini: “Terima kasih sekali lagi kerana meluangkan masa untuk bertemu dengan saya pada hari Khamis yang lalu. Saya menulis untuk menindaklanjuti pertemuan itu dan pemikiran anda mengenai cadangan saya."
Langkah 2. Tutup kembali interaksi anda dan tegaskan kembali minat anda dengan cepat
Beri orang tersebut penyegaran mengenai kenalan anda sebelum ini, terutamanya dalam senario perniagaan apabila anda mengetahui bahawa orang lain telah mengendalikan banyak wawancara, perjumpaan, dan sebagainya. Pastikan mereka segera mengingati siapa anda dan apa yang anda bincangkan.
Sebagai contoh: "Dengan sukacitanya saya menyampaikan rancangan saya untuk menyelaraskan operasi penagihan anda, dan saya harap anda berkongsi semangat saya untuk bekerjasama untuk melaksanakannya."
Langkah 3. Bersikap langsung dan sopan, tidak memaksa, meminta maaf, atau agresif pasif
Jangan malu untuk membuat susulan! Adalah baik untuk mengesahkan minat dan keinginan anda untuk mengetahui di mana kedudukan anda, selagi anda melakukannya dengan sopan dan hormat. Ingatlah bahawa Anda tidak berhutang dengan syarat anda, namun, buatlah permintaan, bukan permintaan.
- Gunakan nada seperti ini: "Saya tidak sabar untuk mendengar pendapat saya mengenai kedudukan jangkauan masyarakat."
- Jangan tergesa-gesa: "Anda menjanjikan respons sebelum kemarin, dan saya perlu mendengar kabar dari anda secepat mungkin."
- Jangan terlalu agresif pasif: "Saya rasa saya tidak mendapat pekerjaan kerana anda tidak pernah kembali kepada saya, tetapi saya mahu pengesahannya."
Langkah 4. Tunjukkan dan beritahu penerima bahawa anda menghargai masa mereka
Menggunakan baris subjek yang jelas dan sampai ke titik e-mel anda dengan segera menunjukkan rasa hormat terhadap masa orang lain. Adalah idea yang baik untuk menyatakan secara khusus sekali atau dua kali dalam mesej bahawa anda menghargai masa yang mereka dedikasikan kepada anda. Melakukannya secara berlebihan dengan sanjungan tidak perlu atau bahkan bermanfaat, tetapi menunjukkan rasa hormat selalu meningkatkan peluang anda untuk mendapatkan tindak balas yang cepat.
- Contohnya: "Saya tahu anda sangat sibuk sepanjang tahun ini dan saya menghargai masa yang anda habiskan untuk berinteraksi dengan saya."
- Atau: "Terima kasih sekali lagi kerana meluangkan masa untuk menjawab soalan saya pada hari Khamis yang lalu. Saya mempunyai satu permintaan lagi."
- Sekiranya orang itu terlalu sibuk untuk menghubungi anda, menunjukkan dan memberitahu mereka betapa anda menghargai masa mereka adalah cara yang baik untuk memujuk mereka untuk bertindak balas!
