Banyak syarikat menggunakan Microsoft Excel untuk mengesan perbelanjaan jabatan atau keseluruhan syarikat. Oleh kerana Excel sekarang sering digabungkan dengan komputer peribadi yang menggunakan sistem operasi Windows, jika anda mempunyai Excel di komputer rumah anda, anda boleh menggunakannya untuk mengesan bil anda. Sejumlah templat tersedia untuk mengesan perbelanjaan anda dari Microsoft dan laman web lain, dan versi Excel terkini merangkumi templat untuk mengesan bil anda di antara templat yang telah dipasang sebelumnya. Anda juga boleh menyediakan hamparan anda sendiri untuk mengesan bil anda di Excel. Berikut adalah arahan untuk kedua-dua pendekatan tersebut.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Bekerja Dengan Templat Excel
Langkah 1. Pilih templat yang telah dipasang sebelumnya
Versi Excel terkini merangkumi templat untuk mengesan perbelanjaan peribadi dan templat untuk aplikasi perniagaan biasa. Anda boleh mengakses templat ini dan menggunakannya untuk mengesan bil anda di Excel.
- Di Excel 2003, pilih "Baru" dari menu "Fail". Pilih "Di komputer saya" dari panel tugas "Buku Kerja Baru" untuk melihat kotak dialog "Templat".
- Di Excel 2007, pilih "Baru" dari menu butang "Fail". Ini memaparkan kotak dialog "Buku Kerja Baru". Pilih "Templat yang Dipasang" dari menu "Templat" di panel kiri. Pilih "Anggaran Bulanan Peribadi" dari "Templat yang Dipasang" di panel tengah dan klik "Buat."
- Di Excel 2010, klik tab "Fail", kemudian pilih "Baru" dari menu "Fail". Pilih "Sampel templat" dari bahagian atas panel "Templat yang Tersedia", kemudian pilih "Anggaran Bulanan Peribadi" dari paparan templat sampel dan klik "Buat."
Langkah 2. Pilih templat dalam talian
Sekiranya templat belanjawan peribadi yang disertakan dengan Microsoft Excel tidak berfungsi untuk mengesan perbelanjaan anda, anda boleh memilih templat secara dalam talian. Anda boleh memuat turun templat dari laman web pihak ketiga atau menggunakan Excel untuk berhubung dengan Microsoft Office Online.
- Untuk Excel 2003, anda boleh memilih templat yang sesuai dari perpustakaan Microsoft Office Online di https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Anda juga dapat mencari templat yang dimaksudkan untuk versi Excel yang lebih baru di sini juga.)
- Di Excel 2007, pilih "Anggaran" dari bahagian Microsoft Office Online pada kotak dialog "Buku Kerja Baru". Anda mesti mempunyai sambungan Internet yang berfungsi untuk menyambung ke pustaka templat dalam talian Office.
- Di Excel 2010, pilih "Anggaran" dari bahagian Office.com pada panel Templat yang Ada. Anda mesti mempunyai sambungan Internet yang berfungsi untuk menyambung ke pustaka templat dalam talian Office.
Langkah 3. Masukkan maklumat anda di sel yang sesuai
Maklumat tepat bergantung pada templat spreadsheet yang anda gunakan.
Langkah 4. Simpan hamparan anda
Anda boleh menggunakan nama yang disediakan templat untuk hamparan anda atau menukarnya menjadi sesuatu yang lebih bermakna. Menambah nama dan tahun anda ke nama fail yang ada sudah cukup.
Kaedah 2 dari 2: Merancang Spreadsheet Penjejakan Perbelanjaan Anda Sendiri
Langkah 1. Buka Excel
Langkah 2. Masukkan nama untuk hamparan di Sel A1
Gunakan nama yang bermakna seperti "Belanjawan Peribadi", "Penjejakan Perbelanjaan Peribadi", atau yang serupa. (Kecualikan tanda petik ketika memasukkan nama; mereka digunakan di sini hanya untuk menunjukkan bahawa nama adalah contoh.)
Langkah 3. Masukkan tajuk lajur di Baris 2
Tajuk dan pesanan yang dicadangkan adalah "Tarikh," "Kategori Penerima" (atau "Bayar Kepada"), "Memo," "Perbelanjaan," "Pendapatan" (atau "Pendapatan" atau "Deposit"), dan "Baki." Masukkan tajuk-tajuk ini di Sel A2 hingga G2; anda mungkin perlu menyesuaikan lebar lajur untuk menampung tajuk atau entri lajur panjang.
Setelah anda menyiapkan tajuk tajuk dan tajuk lajur, gunakan fitur "Freeze Panes" untuk menyimpan tajuk ini di bahagian atas paparan sambil menatal entri anda. Freeze Panes terletak di menu "View" di Excel 2003 dan sebelumnya dan dalam kumpulan "Window" pada pita menu "View" di Excel 2007 dan 2010
Langkah 4. Masukkan item perbelanjaan pertama anda di sel Baris 3
Langkah 5. Masukkan formula baki di Cell G3
Kerana ini adalah entri baki pertama, baki akan ditentukan dengan mengambil perbezaan antara perbelanjaan dan pendapatan. Cara anda mengaturnya bergantung pada apakah anda ingin melihat perbelanjaan atau wang tunai.
- Sekiranya anda menetapkan spreadsheet untuk melihat perbelanjaan anda, formula baki adalah = E3-F3, di mana E3 adalah sel yang mewakili perbelanjaan dan F3 adalah sel yang mewakili pendapatan. Menyusun formula dengan cara ini akan menjadikan jumlah perbelanjaan anda menjadi positif, yang akan lebih mudah difahami.
- Sekiranya anda menetapkan spreadsheet untuk memastikan tab berjalan terus di tangan anda, formula baki adalah = F3-E3. Menetapkan spreadsheet dengan cara ini akan menunjukkan keseimbangan positif apabila aliran tunai anda melebihi perbelanjaan anda dan negatif apabila anda mempunyai lebih banyak perbelanjaan daripada pendapatan.
Langkah 6. Masukkan item perbelanjaan kedua anda di sel Baris 4
Langkah 7. Masukkan formula baki di Cell G4
Kerana entri kedua dan seterusnya akan mengekalkan keseimbangan berjalan, anda perlu menambahkan hasil perbezaan antara perbelanjaan dan hasil dengan nilai baki untuk entri sebelumnya.
- Sekiranya anda menetapkan spreadsheet untuk melihat terutamanya perbelanjaan anda, formula baki adalah = G3 + (E4-F4), di mana G3 adalah sel yang mewakili baki sebelumnya, E4 adalah sel yang mewakili perbelanjaan dan F4 adalah sel mewakili pendapatan.
- Sekiranya anda mengatur spreadsheet untuk memastikan tab berjalan terus pada tunai, formula baki adalah = G3 + (F4-E4).
- Tanda kurung di sekitar sel mewakili perbezaan antara perbelanjaan dan pendapatan tidak diperlukan; ia disertakan hanya untuk menjadikan konsep formula sedikit lebih jelas.
- Sekiranya anda ingin menyimpan sel dengan baki kosong sehingga entri lengkap dibuat, anda boleh menggunakan penyataan IF dalam formula sehingga jika tarikh belum dimasukkan, sel keseimbangan tidak akan menunjukkan nilai. Rumus untuk ini, untuk entri kedua, berbunyi = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) jika anda menetapkan spreadsheet untuk mengesan perbelanjaan, dan berbunyi = IF (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) jika anda mengatur spreadsheet untuk menunjukkan wang tunai. (Anda mungkin menghilangkan tanda kurung di sekitar sel yang mewakili perbelanjaan dan pendapatan, tetapi bukan set kurung luar.)
Langkah 8. Salin formula keseimbangan ke sel lain di Lajur G (lajur Imbangan)
Klik kanan Cell G3 dan pilih "Salin" dari menu pop timbul; kemudian seret untuk memilih sel di bawahnya di lajur. Klik kanan sel yang dipilih, dan pilih "Tampal" dari menu pop timbul untuk menampal formula ke sel yang dipilih. (Dalam Excel 2010, pilih salah satu pilihan "Tampal" atau "Tampalkan Rumus" pada menu pop timbul.) Rumus akan mengemas kini rujukan sel secara automatik untuk menunjukkan perbelanjaan, hasil, dan rujukan tarikh (jika digunakan) dari baris semasa dan rujukan keseimbangan dari baris di atas baris semasa.
Langkah 9. Simpan hamparan
Beri spreadsheet nama yang bermakna, seperti "Expense Tracking.xls" atau "Personal Budget.xls." Seperti hamparan anggaran berdasarkan templat, anda mungkin mahu memasukkan nama dan tahun anda dalam nama fail. (Sekali lagi, perhatikan bahawa tanda petik hanya digunakan untuk menunjukkan nama contoh dan tidak boleh diketik. Anda juga tidak menaip akhiran fail; Excel menyediakannya untuk anda.)
Excel 2003 dan lebih lama menyimpan fail hamparan dalam format ".xls" yang lebih lama, sementara Excel 2007 dan 2010 menyimpan hamparan dalam format ".xlsx" berasaskan XML yang lebih baru tetapi dapat membaca dan menyimpan hamparan dalam format ".xls" yang lebih lama juga.. Sekiranya anda mempunyai beberapa komputer dan merancang untuk menyimpan spreadsheet ini pada semua komputer, gunakan format yang lebih lama jika ada komputer anda yang mempunyai Excel 2003 atau yang lebih lama di dalamnya dan format yang lebih baru jika semua komputer anda mempunyai sekurang-kurangnya Excel 2007
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Gunakan "AutoComplete" pada kategori perbelanjaan dan hasil untuk memastikan ejaan yang konsisten.
- Untuk membezakan bil yang dibayar dari perbelanjaan yang belum dibayar tetapi yang dijangkakan, anda boleh menebalkan atau mewarnai teks untuk bil yang dibayar atau menggunakan bayangan sel.
- Untuk mengelakkan perubahan formula atau tajuk lajur secara tidak sengaja, anda mungkin ingin melindungi sel-sel tersebut dari perubahan. Pilih sel yang ingin anda ubah (tarikh, kategori penerima, perbelanjaan, pendapatan, dan nilai memo), dan buka kunci sel tersebut, kemudian gunakan perlindungan ke seluruh spreadsheet.
