ATTN adalah bentuk pendek dari kata "perhatian" dan biasanya digunakan dalam e-mel dan surat-menyurat bertulis untuk menunjukkan penerima yang dimaksudkan. Cara terbaik untuk menggunakan ATTN dalam surat-menyurat e-mel adalah dengan memasukkannya dalam baris subjek. Dengan cara ini jelas siapa mesejnya dan kemungkinan besar e-mel anda akan dibaca oleh penerima yang betul.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menambah ATTN ke E-mel
Langkah 1. Mulakan baris subjek dengan ATTN
Dalam beberapa kes, seperti permohonan pekerjaan, anda mungkin hanya mempunyai e-mel generik untuk syarikat, tetapi ingin mendapatkan perhatian orang atau jabatan tertentu. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menulis di baris subjek sebagai "ATTN: John Smith."
Sebagai alternatif, jika anda tidak mengetahui sebarang nama, anda boleh menulis "ATTN: Hiring Manager" atau "ATTN: Marketing Department."
Langkah 2. Sertakan maklumat lain yang berkaitan dalam baris subjek
Bersama dengan mendapat perhatian orang atau sekumpulan orang tertentu, anda juga harus memasukkan beberapa butiran penting mengenai kandungan e-mel anda. Ini akan menjadikannya lebih relevan dan kemungkinan akan dibuka dan dibaca lebih cepat.
Sebagai contoh, anda boleh mengatakan "ATTN: John Smith re: Content Marking Position."
Langkah 3. Mulakan isi e-mel dengan ATTN apabila baris subjek penuh
Anda juga boleh memasukkan mesej ATTN dalam badan e-mel atau dalam dokumen yang dilampirkan. Dengan cara ini, anda masih dapat menyampaikan mesej yang dimaksudkan dan anda boleh menggunakan baris subjek semata-mata untuk menunjukkan tujuan e-mel tersebut. Ini mungkin diperlukan semasa anda membalas e-mel dan baris subjek telah dibuat.
- Contohnya, anda boleh memulakan isi e-mel dengan mengatakan "ATTN: Sandeep Kumar"
- Anda mungkin mahu memasukkan penunjuk ATTN dalam baris subjek dan isi e-mel.
Kaedah 2 dari 3: Menentukan Kapan Menggunakan ATTN dalam E-mel
Langkah 1. Gunakan ATTN apabila anda tidak mempunyai alamat e-mel penerima yang dikehendaki
Sekiranya anda tidak mengetahui alamat e-mel langsung orang atau jabatan yang perlu anda hubungi, anda boleh menghantar e-mel ke alamat hubungan yang disediakan di laman web syarikat. Kemudian, anda harus menunjukkan di baris subjek, menggunakan ATTN, kepada siapa mesej itu harus ditujukan.
Langkah 2. Sertakan ATTN pada komunikasi dalaman
Gunakan ATTN semasa anda menulis memo dalaman yang mungkin berkaitan dengan sebilangan orang di jabatan atau kumpulan anda, tetapi memerlukan perhatian langsung dari satu atau dua orang. Dengan cara ini, anda tetap memberi maklumat kepada semua orang, tetapi juga mengutamakan siapa mesej itu disampaikan secara langsung.
Anda boleh menulis "ATTN: Mary Smith kembali: sasaran penjualan" tetapi hantarkan mesej itu ke seluruh pasukan penjualan
Langkah 3. Nyatakan bahawa e-mel anda penting dengan menggunakan ATTN
Anda juga boleh menunjukkan bahawa sesuatu perlu diberi perhatian segera dengan menggunakan akronim ATTN pada baris subjek anda. Sebagai contoh, anda boleh menulis "Penyata gaji memerlukan ATTN segera."
Kaedah 3 dari 3: Memastikan E-mel Anda Mendapat Perhatian
Langkah 1. Sertakan baris subjek
Semasa anda menghantar e-mel, sangat penting anda selalu memasukkan baris subjek. Ini adalah peluang bagi anda untuk membuat e-mel anda menonjol dan juga memberikan beberapa perincian mengenai kandungan e-mel tersebut. E-mel yang tidak menyertakan baris subjek kemungkinan besar akan dihapus atau hilang dalam peti masuk, atau akan mengganggu penerima kerana mereka terpaksa membuka e-mel untuk mengetahui apa itu.
Langkah 2. Pastikan baris subjek pendek
Sebilangan besar peti masuk e-mel hanya akan menunjukkan sekitar 60 aksara dari baris subjek dan telefon bimbit hanya akan menunjukkan sekitar 25 hingga 30 aksara. Akibatnya, anda harus memastikan baris subjek pendek dan menulis maklumat yang paling penting terlebih dahulu.
Bentuk pendek, seperti "ATTN" dan "RE" menjadikannya lebih mudah untuk memasukkan lebih banyak maklumat dalam baris subjek
Langkah 3. Tulis sesuatu yang menarik
Peti masuk sering dibanjiri dengan spam dan bahan promosi dan banyak orang memadam e-mel sebelum ia dibuka. Sekiranya anda menghantar e-mel kepada seseorang yang tidak anda kenali secara langsung, penting bagi e-mel anda untuk menonjol. Anda boleh menarik perhatian penerima dengan menulis baris subjek yang menarik dan kreatif.
- Anda boleh menulis "Saya tidak mahu apa-apa daripada anda" jika anda menghubungi seseorang yang anda kagumi, tetapi tidak pernah bertemu secara peribadi. Contohnya, ini mungkin penulis kegemaran atau orang yang anda harapkan di industri anda.
- Sebagai alternatif, anda boleh mengatakan "menjana lebih banyak wang dengan memperluas asas pelanggan anda." Ini akan berguna jika anda ingin membuat hubungan perniagaan dan mahu e-mel anda dibuka.
Langkah 4. Sertakan butiran penting
Sangat penting bahawa anda selalu memasukkan maklumat penting mengenai kandungan e-mel. Sekiranya anda menulis e-mel kepada rakan kerja mengenai projek, pastikan untuk meletakkan tajuk projek di baris subjek. Dengan cara itu rakan sekerja anda akan mengetahui apa itu dan dapat mengutamakannya jika perlu.
- Anda juga boleh mengatakan sesuatu seperti "respons diperlukan." Ini mungkin menjadikan e-mel anda lebih diutamakan.
- Sebagai alternatif, menulis "pertanyaan cepat: perjumpaan makan siang" kemungkinan akan mendapat perhatian kerana ini menunjukkan bahawa ia akan menjadi respons yang mudah.
