Kedengarannya sederhana, tetapi adakah ia? Adakah anda melakukan langkah yang betul? Terdapat cara untuk menguruskan e-mel menggunakan Microsoft Outlook Mail Folder, tetapi tidak selalu jelas bagaimana melakukannya dengan berkesan.
Langkah-langkah
Langkah 1. Kenalpasti individu atau kumpulan orang yang selalu anda dapatkan e-mel
Langkah 2. Dari Outlook Mail, Actions, Rules and Alerts, buat peraturan baru untuk setiap kumpulan atau orang yang anda kerap menerima e-mel dan mengarahkan e-mel ini dipindahkan ke folder tertentu di bawah folder Peti Masuk
Langkah 3. Tentukan sama ada anda mahu A) diberi amaran apabila anda menerima mesej khas dari individu atau kumpulan ini dan / atau B) tandakan sebagai dibaca dengan segera
Kaji pilihan tindakan lain untuk melihat sama ada ia dapat membantu anda lebih jauh.
Langkah 4. Buat peraturan baru untuk setiap kumpulan atau orang yang selalu anda kirimkan e-mel dan arahkan e-mel ini dipindahkan sebagai salinan e-mel yang anda hantar ke folder tertentu di bawah folder Terkirim
Langkah 5. Berdasarkan keutamaan, tentukan kapan dan dalam urutan apa yang anda mahu berhenti memproses peraturan
Perkara ini sangat penting semasa bekerja dengan peraturan yang berkaitan dengan e-mel anda hantar - jika tidak, anda akan menyimpan banyak salinan e-mel yang sama.
Langkah 6. Mempunyai satu peraturan yang dihantar di bahagian bawah semua peraturan yang dihantar dengan Hentikan pemprosesan
Peraturan ini akan menangkap semua e-mel yang tidak dimasukkan ke dalam subfolder individu.
Langkah 7. Secara berterusan, menilai e-mel Terkirim yang masuk ke folder Terkirim yang tidak dipindahkan ke subfolder lain
Jumlah mesej di Dihantar folder dapat menunjukkan bila sudah waktunya untuk membuat subkategori baru e-mel yang dihantar.
Langkah 8. Secara berterusan, nilaikan e-mel Inbox yang masuk ke Peti Masuk dan tidak dipindahkan ke subkategori lain
Bilangan mesej utama Peti Masuk folder dapat menentukan bila masanya untuk membuat subkategori baru e-mel yang diterima.
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Kunci untuk menguruskan e-mel menggunakan Microsoft Outlook adalah belajar bagaimana membuat kategori e-mel dan mengutamakan e-mel anda - anggap ia sebagai pemangkasan dan penyingkiran taman e-mel anda - sehingga anda dapat memanfaatkan banyak maklumat yang anda ada.
- Pertimbangkan untuk mengubah sifat folder untuk menunjukkan Jumlah Jumlah Item daripada Jumlah Jumlah Item yang Belum Dibaca, terutama jika anda sudah mendapat amaran untuk menerima mesej baru yang penting.
- Untuk folder yang anda buat Dihantar mel, menyesuaikan pandangan (klik kanan pada bar paparan / urutan folder, Sesuaikan Tampilan Semasa, Medan, dll) untuk menghapus Dari dan Menerima dan tambah Ke dan Dihantar bidang.
- Sekali Dihantar dan Menerima e-mel dikategorikan, lebih mudah untuk melihat dari mana "pertumbuhan e-mel" berasal dan memutuskan dari mana memangkas dan membuat cawangan baru.
- Contohnya, e-mel pengiklanan mungkin patut ditinjau ketika pertama kali tiba, tetapi tidak lama lagi basi dan dapat dikeluarkan. Notis dan resit bank yang mungkin anda mahu tahan lebih lama.
- Anda juga mungkin mahu menambah bidang berguna lain pada paparan folder anda. Saiz membolehkan anda melihat dan menyusun mengikut ukuran mesej. Anda mungkin memutuskan untuk membebaskan folder e-mel anda dengan e-mel yang lebih besar dan menguruskannya di luar e-mel (iaitu, menyimpan lampiran penting atau menyimpan keseluruhan e-mel ke lokasi di luar Outlook).
- Perlukan bantuan dengan spam di Outlook? spambayes. Ia cepat. Ia mudah. Ianya percuma.
Amaran
- Apabila jumlah mesej dalam folder mendekati angka tertentu (50? 100? 200?), Sudah tiba masanya untuk menilai penyiangan, pemangkasan, subkategorikan e-mel anda dalam folder itu.
- Anda harus menjadikan versi rumah Outlook sebagai ujian anda untuk membuat peraturan e-mel Outlook sebelum anda membuat perubahan pada versi kerja Outlook anda (atau sebaliknya, bergantung pada mana yang lebih anda minati).
