Memulakan e-mel dengan ucapan yang betul boleh menjadi sukar. Semasa menghantar e-mel profesional atau menulis kepada orang yang tidak anda kenal, pertaruhan terbaik anda biasanya ialah memilih salam sederhana dan serba boleh seperti "Hai" sebelum memanggil orang itu dengan nama belakang mereka. Sekiranya anda menulis surat kepada rakan, ahli keluarga, atau orang lain yang mempunyai hubungan biasa dengan anda, tidak mengapa hanya merujuk kepada mereka dengan nama depan mereka.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Memilih Salam yang Sesuai
Langkah 1. Katakan "Hai" untuk memulakan e-mel anda dengan nota mesra
"Hai" ringkas diikuti dengan nama orang itu akan berfungsi dengan baik untuk sebilangan besar e-mel. Ia santai dan peribadi tanpa merasa terlalu formal atau santai. Dan kerana ia sangat pendek dan langsung, ia tidak akan mengganggu pembaca anda atau tidak kelihatan.
Anda juga dapat menggunakan "Hai" saat menangani beberapa penerima sekaligus, seperti di "Hai semua."
Petua:
"Hai" membuat ucapan tanpa ribut, serba guna, sama ada e-mel anda ditujukan untuk rakan, penyelia, atau orang asing.
Langkah 2. Buka dengan "Sayang" untuk mesej yang lebih formal
"Sayang" adalah salam serba boleh - lebih tepat daripada "Hai", tetapi masih mempunyai cincin kuno yang hangat dan menyenangkan. Ini menjadikannya cara yang sempurna untuk mengundang surat-menyurat dengan orang yang anda sayangi dan orang yang anda tidak kenal dengan baik.
Ucapan ini juga boleh digunakan untuk rakan dan keluarga
Langkah 1.
- Perkataan "Sayang" juga membawa catatan kesopanan dan rasa hormat yang tidak diterima oleh ucapan kurang formal.
- Salah satu kelemahan pembuka ini adalah bahawa ia mungkin dianggap terlalu formal bagi beberapa orang, terutama dalam suasana perniagaan.
Langkah 2. Gunakan salam tanpa nama jika anda tidak mengetahui nama penerima anda
"Salam" dan "Kepada siapa yang menjadi perhatian" adalah dua ucapan tanpa nama yang tidak biasa dan tidak rasmi. Mereka adalah pertaruhan yang selamat untuk saat-saat di mana anda tidak pasti siapa yang akan membaca mesej anda.
- Anda juga boleh mencuba sesuatu yang samar-samar seperti, "Tuan Yang di-Pertua atau Puan," walaupun ini mungkin sedikit menyesakkan dalam semua kecuali e-mel yang paling rasmi.
- Sapaan tanpa nama paling sering digunakan ketika menulis kepada kumpulan, seperti perniagaan dan organisasi, dan bukannya individu.
Langkah 3. Letakkan nama orang itu sendiri jika anda mahu mendapatkan maklumat yang betul
Sekiranya anda bingung mengenai ucapan mana yang akan digunakan atau anda lebih suka membiarkan mesej anda menjadi pusat, tidak apa-apa untuk menyatakan nama penerima anda dan membiarkannya. Cukup tambahkan koma, langkau baris, dan sebutkan perkara yang ingin anda sampaikan.
- "Cik. Thompson "tidak terdengar lebih formal daripada" Hi Ms. Thompson ", dan ini membolehkan anda melewati keputusan yang tidak tepat untuk memilih ucapan yang paling sesuai.
- Menggunakan nama orang itu sebagai ucapan dengan sendirinya juga dapat membantu dalam korespondensi susulan apabila anda tidak semestinya ingin memilih ucapan baru setiap saat.
Kaedah 2 dari 4: Menangani Penerima Anda
Langkah 1. Hubungi orang itu dengan nama depan mereka jika anda mengenali mereka dengan baik
Peraturan ini cukup mudah: jika anda menggunakan nama pertama dengan seseorang, tidak mengapa menggunakan nama depan mereka. Jika tidak, adalah idea yang baik untuk berpegang pada nama belakang mereka untuk mengelakkan diri dari sombong dan berpotensi menggosok mereka dengan cara yang salah. F
Semasa menulis kepada kenalan terkenal, anda boleh memimpin dengan nama mereka sendiri atau melampirkan ucapan yang lebih santai sebagai pengantar (iaitu "Hey Jackie")
Amaran:
Jangan sekali-kali merujuk kepada seseorang yang tidak anda temui dengan nama mereka kecuali mereka secara khusus memberitahu anda bahawa tidak apa-apa. Ia tidak sopan!
Langkah 2. Rujuk kenalan profesional dan tidak dikenali dengan nama belakang mereka
Pilih ucapan yang sesuai (ingat, "Hai," "Sayang", dan "Salam" semuanya berguna untuk pelbagai situasi), kemudian ikuti nama keluarga orang itu. Sebilangan besar e-mel yang anda hantar mungkin akan dimulakan dengan nama belakang penerima anda, terutamanya jika berkaitan dengan pekerjaan.
- Sekiranya orang yang anda hantarkan e-mel adalah wanita, pergi dengan awalan "Ms." bukannya "Puan" melainkan anda tahu bahawa dia sudah berkahwin.
- Membuat titik menggunakan nama belakang penerima anda akan mewujudkan nada sopan dan hormat agar surat-menyurat dapat diikuti.
Langkah 3. Gunakan istilah seperti "Semua orang" ketika memberi salam kepada lebih daripada satu penerima
Kumpulan besar mungkin mengandungi pelbagai jenis orang, dan anda tidak mahu membuat andaian mengenai jantina atau tahap keakraban mereka. Oleh kerana istilah seperti "Lelaki" dan "Tuan-tuan dan puan-puan" dapat ditafsirkan sebagai pembatasan jantina, istilah ini disahkan lebih baik untuk memilih sesuatu yang lebih inklusif.
- Pastikan juga untuk menghindari ucapan yang terlalu santai seperti "orang" atau "kalian" juga.
- Membuang kata ganti nama diri yang salah dapat membuat salah satu pembaca anda merasa terpinggir atau diabaikan sama sekali.
Langkah 4. Sebutkan tajuk atau kedudukan orang itu jika relevan dengan mesej anda
Dalam keadaan biasa, mungkin terdengar aneh untuk memulakan e-mel dengan "Wakil Ketua Perkhidmatan Pelanggan". Sekiranya kedudukan orang itu berkaitan langsung dengan alasan anda menulis, ia boleh menjadi cara yang baik untuk memajukan mereka untuk pertanyaan, permintaan, atau aduan.
- Mengarahkan e-mel kepada "Direct of Communications" dan bukannya "Mr. Everett”akan memberitahu penerima anda bahawa perkara yang berkaitan melibatkan pelaksanaan tugas masing-masing.
- Begitu juga, ketika berhubung dengan pemimpin organisasi, anda mungkin mengetengahkan ucapan seperti, "Dear Salt Lake City Union Organizer."
Kaedah 3 dari 4: Mengelakkan Kesalahan Kata Biasa
Langkah 1. Ingatlah untuk selalu memasukkan ucapan
Peraturan nombor satu untuk menulis ucapan e-mel adalah memastikan ada peraturan di sana. Sangat sukar untuk membuka e-mel dan dihadapkan dengan sekumpulan teks tanpa pengenalan atau kesenangan peribadi, dan hanya memerlukan beberapa saat untuk memasukkan beberapa kata untuk menyimpulkan maksud komunikasi anda.
E-mel tanpa ucapan akan dilihat oleh banyak orang sebagai tidak lengkap. Akibatnya, ini mungkin kurang memberi kesan kepada anda atau kemampuan anda untuk berkomunikasi dengan berkesan
Petua:
Jangan terlalu memikirkannya - jika anda tidak pasti apa lagi, pilih "Hi" ringkas dan salurkan kekuatan otak anda untuk menyusun email anda yang selebihnya.
Langkah 2. Elakkan "Hai" kecuali jika anda rapat dengan orang yang anda tulis
"Hei" sama kasualnya. Atas sebab ini, ini adalah cara yang boleh diterima untuk menghantar e-mel kepada rakan baik anda atau rakan sekerja dengan kedudukan yang sama, tetapi bukan untuk orang atasan atau orang yang anda hubungi untuk pertama kalinya.
- Walaupun mereka terdengar tidak berbahaya, ucapan tidak rasmi seperti "Hei" secara tidak sengaja dapat menunjukkan kurangnya rasa hormat kepada penerima anda.
- Mod alamat santai yang lain, seperti "Apa yang ada" atau "Yo", tidak boleh digunakan dalam e-mel. Ucapan selamat ini lebih baik dikhaskan untuk pertukaran mesej teks.
Langkah 3. Berhati-hati ketika menggunakan ucapan khusus waktu seperti "Selamat Petang
Dengan merujuk masa yang anda tulis dapat memberi e-mel anda rasa yang lebih diperibadikan dan membolehkan anda berhubungan dengan penerima anda dengan lebih baik. Namun, anda harus melakukan ini hanya apabila anda yakin bahawa mereka berada di zon waktu yang sama. Sekiranya tidak, anda mungkin kelihatan tidak tahu atau tidak peduli.
- Mengucapkan "Selamat Pagi" kepada seseorang yang tinggal di seberang dunia boleh menyebabkan kekeliruan, terutamanya jika e-mel anda mengandungi maklumat yang sensitif terhadap masa.
- Sekiranya anda ingin menggunakan salah satu ucapan ini, tidak ada salahnya meluangkan masa untuk melihat waktu (dan tarikh!) Waktu di mana penerima anda akan membaca mesej anda.
Langkah 4. Pastikan tanda baca anda ringkas dan sesuai
Kaedah terbaik untuk memformat sebarang ucapan adalah dengan mengucapkan salam pilihan dan nama penerima, kemudian masukkan koma untuk membantu mata mereka beralih ke isi e-mel. Anda mungkin menganggap kata seru lebih ekspresif, tetapi ada kemungkinan ia dapat dibaca sebagai remaja atau tidak profesional.
- Dalam beberapa kes, anda mungkin juga mengakhiri ucapan anda dengan titik dua atau tanda sempang untuk kesan yang lebih formal atau biasa.
- Menyampaikan kegembiraan terlalu banyak malah boleh mengganggu orang yang anda tulis sekiranya mereka tidak berkongsi semangat anda.
Langkah 5. Pastikan anda mengeja nama penerima dengan betul
Periksa semula ejaan nama orang seperti yang tertera di e-mel sebelumnya atau dokumen asal sebelum anda menekan "kirim". Ejaan ejaan yang tidak bersalah bukanlah akhir kata, tetapi membuat kesalahan yang sama lebih dari sekali mengatakan bahawa anda tidak cukup peduli untuk memperbaikinya.
- Sekiranya anda mengalami nama yang sangat mencabar atau tidak biasa, lihat apakah anda boleh menyalin dan menampalnya terus ke dalam e-mel anda dari sumber luar.
- Anda menghadapi risiko mengasingkan pembaca dengan mengeja nama mereka dengan cara yang salah secara tidak konsisten.
Kaedah 4 dari 4: Membuat Baris Pembukaan E-mel Anda
Langkah 1. Nyatakan tujuan e-mel anda dengan segera
Gunakan ayat pertama anda untuk memberitahu penerima dengan tepat mengapa anda menulis. Dengan begitu, mereka tidak akan digantung. Ini biasanya semudah menyaring apa yang akan anda bincangkan dalam isi mesej anda menjadi idea utama dan mengubahnya menjadi pengenalan ringkas.
- Pembuka yang kukuh untuk e-mel anda ialah, "Saya menulis untuk bertanya tentang …" atau, "Saya ingin mendapatkan pendapat anda mengenai …"
- Jangan bosankan penerima anda dengan mukadimah yang panjang lebar atau maklumat yang tidak perlu. Tidak perlu berpusing-pusing - hanya melompat ke dalamnya.
Langkah 2. Terima kasih kepada penerima sekiranya anda menulis jawapan
Apabila anda menghubungi seseorang tentang mesej yang mereka kirimkan kepada anda, adalah kebiasaan meluangkan masa untuk mengucapkan terima kasih. Bersyukur dengan sesuatu dapat sangat memuaskan, dan sedikit ucapan terima kasih akan membantu anda memastikan bahawa surat-menyurat anda bermula dengan kaki kanan.
- Semasa menyusun kalimat pertama anda, pastikan untuk mengakui atau meringkaskan tujuan e-mel asal, seperti dalam "Terima kasih kerana menghubungi Acme Corporation tentang pengalaman anda baru-baru ini", atau, "Terima kasih telah menjawab begitu cepat."
- Sekiranya surat-menyurat anda tidak berkaitan dengan perniagaan, anda boleh membuka dengan sesuatu seperti, "Terima kasih telah menghubungi kami. Sudah lama kita tidak bercakap!"
Langkah 3. Sambut kenalan rapat dengan nota yang lebih peribadi
Sekiranya anda mengetahui penerima anda dengan baik, anda mungkin memilih untuk mengambil pendekatan yang lebih sentimental dengan memeriksa mereka atau meminta kemas kini mengenai kehidupan mereka. Sambutan peribadi mempunyai perasaan yang intim dan berfungsi untuk mewujudkan dinamik yang ramah dan tulus.
- Anda boleh menggunakan baris utama seperti, "Selamat bayi baru!" atau "Saya baru sahaja berada di Brooklyn dan ia membawa banyak kenangan indah" untuk mengingatkan saudara atau rakan pejabat yang ringkas bahawa mereka ada dalam fikiran anda.
- Pastikan apa sahaja komen atau pertanyaan peribadi yang anda sertakan sesuai kerana hubungan anda dengan penerima anda. Menanya, "Bagaimana anda menyukai apartmen baru anda?" mungkin menyeramkan seseorang yang anda temui hanya sekali atau dua kali.
Langkah 4. Bekerja dengan sedikit humor sebagai pemecah ais yang menarik perhatian
Walaupun humor sering kali tidak digemari dalam dunia profesional, ia dapat memberikan rasa lega dari sifat komunikasi praktik sehari-hari yang menjemukan ketika digunakan secara bijaksana. Sebilangan besar orang terbiasa dengan e-mel kering, e-mel, jadi ucapan lucu boleh memberi kesan menarik pembaca anda dan menjadikan mereka lebih sibuk.
"Jika anda ingin meringankan sedikit, cobalah garis pembuka seperti," Apakah hari Jumaat belum? " atau, "Saya tahu betapa anda suka mendengar perkara pertama dari saya pada waktu pagi."
Amaran:
Kata-kata cerdik atau permainan kata-kata konyol dapat berguna untuk menghidupkan e-mel profesional yang tidak berwarna, tetapi hanya apabila keadaan memerlukannya.
Petua
- Walaupun pendek, ucapan itu adalah salah satu bahagian paling penting dalam e-mel perniagaan. Ini pada dasarnya memberikan kesan pertama kepada anda dan sikap profesional kepada penerima.
- Sebilangan besar nama yang diberikan atau disukai orang boleh didapati dalam maklumat pengirim mereka, atau alamat e-mel mereka sendiri.
- Sekiranya anda mengetahui nama penerima tanpa nama selepas e-mel awal anda, pastikan untuk memasukkannya ke dalam mesej seterusnya untuk mengakui perubahan dan membuat nada yang lebih peribadi.
