E-mel adalah cara cepat dan mudah untuk menghubungi rakan sekerja dan rakan perniagaan yang lain, dan merupakan alat yang berkesan untuk menjadualkan semua jenis perjumpaan. Sama ada anda ingin membuat janji temu dengan rakan sekerja, atasan, atau orang asing, anda perlu memformat e-mel dengan baris subjek dan teks badan yang jelas. Sebaik sahaja anda log keluar dari e-mel dan menghantar mesej, tunggu 3-5 hari sebelum menghantar tindak balas susulan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Memformat E-mel
Langkah 1. Sebutkan di baris subjek yang ingin anda temui
Nyatakan tujuan anda dengan jelas di baris subjek e-mel, supaya penerima mengetahui dengan segera bahawa anda ingin bertemu dengan mereka. Elakkan menggunakan bahasa yang tidak jelas seperti "Mesyuarat" atau "Kemungkinan Waktu Mesyuarat". Sebagai gantinya, gunakan tarikh dan jangka masa tertentu dalam baris subjek supaya penerima anda tahu apa yang diharapkan segera.
Contohnya, taipkan perkara seperti ini: "Permintaan Mesyuarat untuk 5/17 pada 11:00."
Langkah 2. Gunakan ucapan yang betul untuk memulakan e-mel anda
Cuba gunakan ucapan rasmi dan rasmi ketika anda mula menulis mesej anda. Sekiranya anda menghubungi pegawai awam atau individu terkenal lain yang belum pernah anda temui, gunakan tajuk penuh mereka di tajuk. Sekiranya anda menghubungi rakan sekerja atau atasan, gunakan penghormatan seperti "Mr.", "Mrs.", "Mx.", Atau "Miss." Sebagai aturan umum, cuba gunakan ucapan seperti "Sayang", "Helo" dan "Hai" untuk memulakan e-mel anda.
- Jika anda berurusan dengan pejabat umum atau kumpulan bukan individu, gunakan "Kepada siapa yang mungkin menjadi perhatian".
-
Sebagai contoh, jika anda menghubungi pegawai atasan anda, cuba buat ucapan seperti ini:
"Dear Jackson, Saya harap e-mel ini menemui anda dengan baik! Saya ingin menghubungi anda mengenai kemungkinan pertemuan."
Langkah 3. Perkenalkan diri anda jika anda bertemu dengan orang yang tidak dikenali
Dedikasikan perenggan pertama anda untuk pengenalan ringkas jika anda menulis kepada pegawai awam atau orang lain yang belum pernah anda temui sebelumnya. Fokus pada nama, kedudukan, dan hubungan profesional anda, supaya penerima tahu siapa anda dan mengapa anda menghubungi mereka. Sekiranya anda menghubungi seseorang yang sudah anda kenal, seperti atasan atau rakan sekerja, jangan merasa wajib memasukkan perenggan pendahuluan.
- Pengenalan anda tidak memerlukan masa yang lama untuk membaca.
-
Cuba tulis seperti ini:
Cik Atkins yang dihormati, Nama saya Sarah Clement, dan saya bekerja di Jones County Animal Shelter.
Langkah 4. Terangkan sebab mesyuarat dan kepentingan keseluruhannya
Pada awal e-mel (berikut pengenalan anda, jika anda memilih untuk memasukkannya), nyatakan jenis pertemuan yang anda ingin lakukan dengan penerima, dan apakah itu akan menjadi urusan rasmi atau santai. Sebaik sahaja anda menjelaskan apa itu mesyuarat, kembangkan mengapa mesyuarat itu penting bagi tugas yang anda cuba selesaikan. Cuba buat penjelasan anda ringkas, kerana penerima anda mungkin tidak mempunyai banyak masa untuk membaca e-mel anda.
Sebagai contoh, cuba tulis sesuatu seperti ini: “Bolehkah anda berjumpa dengan saya minggu depan untuk membincangkan rancangan adopsi yang akan datang? Oleh kerana anda adalah penasihat kewangan semasa untuk tempat perlindungan haiwan, saya percaya bahawa anda dapat memberikan banyak pandangan mengenai anggaran kerja organisasi untuk acara tersebut."
Langkah 5. Cadangkan tempat dan masa yang mungkin untuk pertemuan anda
Cuba fikirkan tempat yang terkenal dan mudah diakses oleh penerima. Sekiranya anda bekerja di bangunan yang sama atau lokasi umum dengan orang yang anda hantarkan melalui e-mel, lihat apakah anda dapat bertemu semasa rehat makan tengah hari. Sekiranya anda dan penerima tidak tinggal atau bekerja di lokasi berdekatan, cuba cadangkan restoran atau kawasan awam lain di mana anda boleh bertemu. Selain itu, sebutkan jangka masa yang sesuai untuk anda, supaya penerima dapat memberitahu anda ketersediaannya dengan lebih mudah.
- Sekiranya anda berdua mempunyai jadual yang sibuk, pertimbangkan untuk menjadualkan mesyuarat persidangan telefon atau video.
- Sebagai contoh, buatlah rancangan seperti ini: “Adakah anda akan dapat berenang di tempat perlindungan haiwan beberapa waktu minggu ini? Saya akan berada di kaunter penerimaan tetamu setiap hari dari jam 9 hingga 5."
Langkah 6. Minta penerima membalas mesej anda
Oleh kerana anda secara teknikal menjadualkan acara, minta dengan sopan agar penerima membalas dengan ketersediaannya. Sekiranya anda menghubungi individu yang sangat sibuk, ingat bahawa mereka mungkin memerlukan masa satu atau 2 hari untuk bertindak balas. belakang.
Contohnya, katakan sesuatu seperti ini: "Sekiranya anda dapat memberitahu saya tentang ketersediaan anda untuk minggu depan, saya sangat menghargainya!"
Langkah 7. Gunakan bahasa penutup mesra semasa menamatkan e-mel
Rangka ayat penutup yang mengulangi tujuan e-mel anda, sehingga penerima memahami dengan jelas tujuan pertemuan tersebut. Gunakan nada ramah untuk melepaskan e-mel anda, menggunakan frasa seperti "Hormat," "Terima kasih," atau "Salam." Selepas menulis tandatangan, tinggalkan tanda tangan di bawah nama anda, yang menyatakan semula kedudukan atau kerjaya anda sekarang.
- Sampaikan bahasa anda kepada penerima. Sekiranya anda bercakap dengan rakan sekerja, pelepasan seperti "Sampai jumpa lagi" akan lebih masuk akal daripada "Hormat kami." Sekiranya anda menghubungi atasan, "Hormat" atau "Keinginan terbaik" akan lebih sesuai daripada pendaftaran biasa seperti "Sampai jumpa."
-
Contohnya, tulis seperti ini:
Saya tidak sabar untuk bertemu dengan anda tidak lama lagi, kerana saya mahu usaha pengangkatan ini berjaya seperti yang mungkin.
Yang benar, Sarah Clement
Penyelaras Aktiviti, Jones County Animal Shelter
Langkah 8. Sertakan lampiran yang berkaitan dengan mesyuarat
Lampirkan sebarang dokumen, spreadsheet, atau fail lain yang berkaitan yang dapat membantu mempersiapkan penerima untuk mesyuarat. Sekiranya anda menghubungi seseorang mengenai topik yang rumit, sertakan risalah atau helaian data apa saja yang diperlukan untuk membantu penerima memahami topik pertemuan.
Sebagai contoh, jika anda membincangkan perubahan anggaran untuk acara yang akan datang, Anda mungkin ingin memasukkan spreadsheet anggaran tahun sebelumnya
Langkah 9. Gunakan bahasa profesional dan tatabahasa yang betul sepanjang e-mel
Proofread your message untuk sebarang kesalahan tatabahasa dan kesalahan ejaan yang jelas, sehingga draf akhir anda kelihatan segelas dan bersih mungkin. Selain itu, hapus singkatan atau slanga yang menjadikan mesej kelihatan lebih biasa, atau lebih sukar difahami. Sekiranya draf akhir anda tidak kelihatan dan profesional, penerima mungkin tidak memandang serius permintaan anda.
Walaupun emoji senang digunakan dalam teks dan e-mel biasa, anda tidak boleh menggunakannya untuk meminta pertemuan
Kaedah 2 dari 2: Mengikuti Penerima
Langkah 1. Buat e-mel susulan sekiranya penerima tidak menghubungi anda dalam 3-5 hari
Beri masa kepada penerima untuk membaca dan membalas permintaan anda. Sekiranya anda tidak mendapat maklum balas dalam seminggu perniagaan, hantarkan e-mel cepat kepada orang itu untuk mengingatkan mereka bahawa anda sedang menunggu balasan. Tekankan bahawa anda berterima kasih atas peluang untuk bertemu dengan mereka, dan bahawa anda berterima kasih atas masa mereka.
- Panggilan susulan juga merupakan kaedah yang berkesan untuk mendaftar masuk dengan orang yang ingin anda temui.
- Contohnya, buat rancangan seperti ini: “Saya hanya ingin menindaklanjuti permintaan permintaan saya. Apabila anda mempunyai masa terluang, dapatkah saya memberitahu ketersediaan anda untuk pertemuan pada minggu depan?"
Langkah 2. Selesaikan maklumat mesyuarat dalam e-mel tambahan
Berunding dengan jadual orang lain setelah mereka membalas. Perhatikan ketersediaan orang lain, dan sahkan waktu pertemuan pada tarikh ketika anda berdua ada. Cuba sahkan tarikh dan masa dalam 1-2 e-mel untuk mengelakkan kekeliruan dan kekacauan di peti masuk anda.
- Cuba bersikap fleksibel mungkin. Sekiranya anda menghubungi orang yang sibuk, mereka mungkin tidak dapat bertemu dengan anda dengan segera.
- Jangan menjadualkan pertemuan pada saat-saat terakhir. Sekiranya penerima sibuk, anda mungkin tidak dapat menyetujui tarikh untuk bertemu.
Langkah 3. Hantar peringatan atau pengesahan beberapa hari sebelum mesyuarat
Sekiranya anda ingin bersiap sedia sebelum pertemuan yang dijadualkan, cuba hantarkan e-mel pengesahan kepada penerima sebagai peringatan. Jangan membuat e-mel ini terlalu lama, nyatakan hari, waktu, dan tempat yang anda rancangkan untuk bertemu untuk memastikan bahawa mesyuarat masih berjalan seperti yang dijadualkan.
-
Contohnya, tulis seperti ini:
Saya hanya ingin mengesahkan bahawa kami masih bertemu pada 17 Mei jam 11 pagi di Jones County Animal Shelter.
