WikiHow ini mengajar anda cara membersihkan data dalam spreadsheet Excel semasa anda menggunakan Windows atau macOS. Menjalankan pemeriksaan ejaan, menghapus data pendua, menggunakan cari-dan-ganti, dan beralih ke format kes yang konsisten semuanya dapat meningkatkan kualiti buku kerja anda.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Menggunakan Pemeriksaan Ejaan
Langkah 1. Buka hamparan anda di Excel
Anda boleh melakukannya dengan mengklik dua kali fail di komputer anda.
Sebelum membuat perubahan pada hamparan, anda harus selalu memastikan anda mempunyai sandaran
Langkah 2. Tekan kekunci F7 pada papan kekunci
Ini membuka tetingkap Ejaan, yang memaparkan kemungkinan kesalahan pertama dalam spreadsheet.
Langkah 3. Betulkan kesilapan
Sekiranya ralat adalah sesuatu yang ingin anda perbetulkan, terdapat beberapa cara untuk melakukannya:
- Sekiranya anda melihat pembetulan yang betul di kotak "Cadangan", pilih, kemudian klik Ubah.
- Sekiranya anda mengetahui ejaan yang betul, anda boleh memasukkan pembetulan ke dalam kotak di bahagian atas tetingkap, kemudian klik Ubah.
- Berhati-hati dengan penggunaan Tukar Semua, kerana anda mungkin mengubah sesuatu yang tidak perlu berubah. Contohnya, jika anda mengubah semua contoh "dari" menjadi "bentuk", anda mungkin mengacaukan ayat yang memerlukan kata "dari."
Langkah 4. Tentukan apa yang harus dilakukan dengan perkataan yang betul
Excel mungkin menemui kata yang merupakan kata nama yang tepat, istilah khusus atau slanga, atau sesuatu dalam bahasa lain yang tidak memerlukan pembetulan. Anda mempunyai beberapa pilihan untuk menangani perkara ini:
- Klik Abai untuk melangkau ke ralat seterusnya, atau Abaikan semua untuk melangkau semua contoh perkataan ini.
- Klik Tambah ke Kamus untuk memastikan bahawa Excel menganggap perkataan / ejaan ini betul pada masa akan datang.
Kaedah 2 dari 4: Membuang Nilai Pendua
Langkah 1. Buka hamparan anda di Excel
Anda boleh melakukannya dengan mengklik dua kali fail di komputer anda.
Sebelum membuat perubahan pada hamparan, anda harus selalu memastikan anda mempunyai sandaran
Langkah 2. Klik tab Data
Ia berada di bahagian atas Excel.
Langkah 3. Klik Buang Pendua
Ia berada dalam kumpulan "Alat Data" di bar pita di bahagian atas Excel. Kotak dialog akan muncul.
Langkah 4. Pilih lajur yang ingin anda periksa
Centang kotak di sebelah setiap nama lajur untuk memeriksa lajur itu untuk mengetahui nilai pendua.
- Untuk memilih semua lajur dengan cepat sekaligus, klik kotak di sebelah "Pilih Semua".
- Untuk membatalkan pilihan semua lajur, klik kotak di sebelah "Nyahpilih Semua."
Langkah 5. Klik OK
Anda akan melihat mesej yang menyenaraikan jumlah pendua yang dikeluarkan. Sekiranya tidak terdapat pendua, anda akan melihat mesej yang mengatakan bahawa tidak ada nilai pendua yang dikeluarkan.
Langkah 6. Klik OK
Ini menutup tingkap.
Kaedah 3 dari 4: Mencari dan Mengganti Teks
Langkah 1. Buka hamparan anda di Excel
Anda boleh melakukannya dengan mengklik dua kali fail di komputer anda.
- Gunakan kaedah ini untuk mencari rentetan teks dan menggantinya dengan yang lain.
- Sebelum membuat perubahan pada hamparan, anda harus selalu memastikan anda mempunyai sandaran.
Langkah 2. Tekan Ctrl + F (Windows) atau ⌘ Command + F (macOS).
Ini membuka tetingkap Cari dan Ganti.
Langkah 3. Klik tab Ganti
Ia adalah tab kedua di bahagian atas tetingkap.
Langkah 4. Ketik apa yang anda cari ke dalam kotak "Cari apa"
Pastikan untuk memasukkan ruang jika ada. Juga, elakkan ruang luar sebelum atau selepas istilah.
- Anda boleh menggunakan kad liar seperti * dan? dalam carian anda.
- Cth: Ketik s * d untuk mencari kata yang bermula dengan "s" dan diakhiri dengan "d" (mis. Sedih, dimulakan, dilangkau).
- Cth: Ketik s? D untuk mencari perkataan yang dimulai dengan "s", diakhiri dengan "d", dan mempunyai satu huruf di tengah (mis. Sedih, sid, sod).
Langkah 5. Taipkan teks pengganti ke medan "Ganti dengan"
Peraturan yang sama berlaku untuk teks penggantian.
Langkah 6. Klik Pilihan untuk menetapkan penapis tambahan
Pada skrin ini, anda boleh memilih untuk mencari baris, lajur, atau helaian tertentu sahaja di buku kerja. Ini adalah pilihan.
Langkah 7. Klik Cari Seterusnya
Ini memaparkan perlawanan pertama, jika ada.
Langkah 8. Klik Ganti untuk mengganti istilah carian dengan teks pengganti
Sekiranya anda mahu, anda boleh mengklik Ganti Semua untuk menggantikan semua contoh teks yang dijumpai dengan teks pengganti.
Berhati-hati dengan Ganti Semua, kerana anda mungkin tidak sengaja membetulkan sesuatu yang tidak memerlukan pembetulan.
Kaedah 4 dari 4: Menukar Kes Teks
Langkah 1. Buka hamparan anda di Excel
Anda boleh melakukannya dengan mengklik dua kali fail di komputer anda.
- Gunakan kaedah ini jika data anda mengandungi kesalahan penggunaan huruf besar, seperti semua huruf besar, semua huruf kecil, atau beberapa kesalahan konfigurasi lainnya.
- Sebelum membuat perubahan pada hamparan, anda harus selalu memastikan anda mempunyai sandaran.
Langkah 2. Buat lajur sementara di sebelah data yang ingin anda ubah
Sekiranya data anda mengandungi tajuk lajur, pastikan anda mengetik tajuk ke sel pertama di lajur sementara.
Langkah 3. Taipkan formula fungsi kes ke dalam sel pertama
Sekiranya terdapat tajuk lajur, taipkan formula ke dalam sel tepat di bawahnya. Rumusannya berbeza-beza bergantung pada apa yang anda mahu lakukan:
- Taip = PROPER (sel) untuk menukar kes nilai sel menjadi huruf besar (mis. Nama, Jenis, Alamat). Ganti "sel" dengan nombor sel pertama yang ingin anda ubah (mis. B2).
- Taip = UPPER (sel) untuk menukar huruf besar nilai sel ke semua huruf besar (mis. NAMA, BREED, ALAMAT). Ganti "sel" dengan nombor sel pertama yang ingin anda ubah (mis. B2).
- # * Jenis = RENDAH (sel) untuk mengubah huruf besar nilai sel ke semua huruf kecil (mis. Nama, keturunan, alamat). Ganti "sel" dengan nombor sel pertama yang ingin anda ubah (mis. B2).
Langkah 4. Tekan ↵ Enter atau ⏎ Pulangan.
Sel yang mengandungi formula sekarang mengandungi format kes baru untuk sel.
Langkah 5. Klik sel
Sel kini diserlahkan dan dikelilingi oleh kotak.
Langkah 6. Seret sudut kanan bawah kotak ke hujung data lajur
Ini menggunakan formula untuk semua sel lain di lajur.
