E-mel adalah bentuk komunikasi yang biasa dan mengetahui cara memperkenalkan diri kepada seseorang melalui e-mel dapat membantu usaha kerjaya dan rangkaian anda. Menulis e-mel pengenalan yang ringkas dan jelas akan meningkatkan kemungkinan penerima anda meluangkan masa untuk membacanya dan berinteraksi dengan anda. Elakkan beberapa kesalahan yang lebih biasa untuk memastikan anda menonjol dari orang ramai.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Mula Kuat
Langkah 1. Jelaskan baris subjek anda
Penerima anda semestinya mempunyai idea yang baik tentang apa yang dimaksudkan oleh e-mel sebelum mereka membukanya. Jauhkan juga; subjek yang panjang boleh membebankan. Untuk e-mel pengenalan, biasanya boleh diterima untuk menulis "Pengenalan - Nama Anda".
Peranti mudah alih biasanya hanya menunjukkan sekitar 25-30 watak subjek, jadi pendekkan
Petua:
Pastikan untuk menulis baris subjek terlebih dahulu! Kesalahan biasa adalah menyimpan baris subjek untuk terakhir, yang boleh menyebabkan lupa menulisnya sama sekali.
Langkah 2. Buka dengan memberi salam perniagaan
Jangan mulakan dengan "Hello" atau "Hai". Anda boleh menggunakan ucapan seperti itu setelah anda mengenali orang itu. Mulakan dengan ucapan perniagaan yang dicuba dan benar. Elakkan menggunakan nama depan penerima untuk memberi salam.
- "Cik. Puan / Puan." - Sekiranya anda sama sekali tidak pasti mengenai status perkahwinan wanita yang anda hantarkan melalui e-mel, anda harus selalu menggunakan "Ms." kerana kurang sombong.
- "Kepada siapa itu mungkin menjadi perhatian" - Ini hanya boleh digunakan jika anda tidak pasti siapa yang akan menerima mesej tersebut.
Langkah 3. Perkenalkan diri anda
Kalimat pertama anda harus memperkenalkan diri anda kepada penerima anda. Ini membolehkan mereka mengaitkan nama dengan sisa mesej e-mel.
- "Nama saya ialah…"
- Berikan tajuk anda jika berkenaan. Sekiranya anda mempunyai banyak tajuk, jangan senaraikan semuanya, hanya yang paling penting atau relevan.
Kaedah 2 dari 3: Menjaga Ringkasnya
Langkah 1. Terangkan bagaimana anda mendapat alamat e-mel penerima
Beritahu penerima bagaimana anda mengetahui maklumat hubungan mereka. Ini membantu menunjukkan bahawa anda melalui saluran yang betul untuk menjangkau mereka.
- "Pengurus pejabat anda mengarahkan saya ke alamat e-mel ini"
- "Saya menemui alamat e-mel ini di laman web anda"
- "Jadi-begitu-saya mengatakan bahawa saya harus menghubungi anda"
Langkah 2. Bercakap tentang kali terakhir anda bertemu (jika ada)
Berjoging memori seseorang boleh menyebabkan lebih banyak pertunangan.
- "Kami bercakap sebentar di persidangan minggu lalu"
- "Kami bercakap melalui telefon semalam"
- "Saya melihat persembahan anda pada …"
Langkah 3. Berkongsi kepentingan bersama
Ini dapat membantu anda berhubung dengan penerima anda, dan menjaga agar e-mel perniagaan anda tidak terlalu sejuk. Untuk menentukan kepentingan bersama, anda mungkin perlu membuat sedikit kajian mengenai penerima. Kawasan penyelidikan yang mungkin termasuk Facebook, Twitter, dan LinkedIn.
- Pastikan anda memberitahu orang di mana anda menjumpai kepentingan bersama ini, jika tidak, anda akan menjadi penguntit.
- Sekiranya boleh, cuba jaga kepentingan perniagaan yang saling berkaitan, seperti sesuatu dalam bidang anda atau minat profesional yang anda berdua kongsi.
Langkah 4. Beri alasan anda untuk berhubung
Jangan tunggu terlalu lama untuk sampai ke titik. Tidak ada yang akan membaca e-mel yang mempunyai banyak perenggan sebelum sesuatu yang menyerupai intinya muncul. Terangkan dengan jelas dan jelas apa yang anda mahukan dan mengapa anda menghubungi orang itu mengenainya. Sekiranya anda meminta nasihat atau membuat permintaan lain, pastikan ia dapat dikendalikan, terutama jika ini adalah kenalan pertama anda.
- "Saya berminat untuk belajar lebih banyak mengenai …"
- "Saya ingin bertemu dengan anda suatu ketika nanti untuk membincangkan …"
- "Saya ingin pendapat anda mengenai …"
Langkah 5. Pastikan e-mel anda tertumpu pada satu subjek
Membiarkan e-mel e-mel anda boleh menyebabkan penerima kehilangan minat atau lupa mengapa anda menghantar e-mel terlebih dahulu.
Petua:
Tanya satu perkara sahaja kepada penerima dalam e-mel anda.
Kaedah 3 dari 3: Log Keluar
Langkah 1. Terima kasih kepada penerima kerana meluangkan masa
Tidak ada yang suka membaca semua e-mel mereka, jadi pastikan untuk berterima kasih kepada penerima anda kerana meluangkan masa untuk membaca email anda. Kesopanan sederhana ini akan meningkatkan mood penerima anda dan meningkatkan peluang anda mendapat sambutan.
- "Saya menghargai anda meluangkan masa untuk membaca e-mel ini."
- "Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca ini."
Langkah 2. Sampaikan ajakan bertindak
Minta penerima untuk menulis semula, menghubungi, memikirkan cadangan anda, atau apa sahaja untuk membuat mereka terlibat. Menanyakan soalan adalah kaedah terbaik untuk meningkatkan penglibatan.
- "Hubungi saya apabila anda mempunyai masa lapang"
- "Mari berjumpa untuk makan tengah hari sebentar lagi"
- "Apa pendapatmu tentang …?"
- "Saya menantikan respons anda"
Langkah 3. Tamatkan e-mel
Semasa mengakhiri e-mel profesional, pastikan akhir anda bersyukur tetapi ringkas. Salam akhir yang ringkas akan menjadikan e-mel anda tetap profesional sambil tetap mengucapkan terima kasih.
- "Yang benar,"
- "Terima kasih,"
- "Salam / Hangat,"
- "Terbaik,"
- Elakkan "Hormat Anda," "Hormat kami," "Ceria !," "Damai," "Terima kasih atas pertimbangan anda."
Langkah 4. Sertakan tandatangan anda
Sekiranya anda belum mengkonfigurasi perkhidmatan e-mel anda untuk memasukkan tanda tangan anda, pastikan anda mengakhiri dengan nama, tajuk, dan maklumat hubungan anda. Jangan memuatkan bahagian ini dengan lima nombor telefon, dua alamat e-mel dan tiga laman web. Tetap mudah agar penerima mengetahui cara terbaik untuk menghubungi anda lagi. Elakkan memasukkan petikan di tandatangan anda.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Langkah 5. Proofread e-mel
Sebelum mengklik butang "Kirim", luangkan sedikit masa untuk membaca e-mel anda beberapa kali, membetulkan kesilapan yang anda dapati sepanjang perjalanan. Oleh kerana e-mel ini mungkin menjadi kenalan pertama anda dengan penerima, anda perlu memberikan kesan terbaik. Kesalahan ejaan dan kesalahan tatabahasa akan menjadikan e-mel anda kelihatan lebih profesional.
