Sekiranya pekerjaan anda memerlukan anda menghubungi pelanggan melalui telefon, kemungkinan anda akan meninggalkan banyak mel suara. Tetapi apa sebenarnya yang harus anda katakan selepas bunyi bip? Menyakitkan hati kerana dapat mengingat kembali semua maklumat yang relevan yang perlu anda sampaikan, dan hasilnya adalah penting. Tinggalkan mesej yang diselaraskan dan diselaraskan dengan menyediakan sistem untuk meninggalkan mel suara. Dengan menjalankan senarai semak cepat di kepala anda, anda dapat memastikan bahawa anda telah memberikan semua maklumat yang anda perlukan untuk menyampaikannya kepada penerima dan meningkatkan peluang anda mendapat panggilan balik.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Mengenal Diri
Langkah 1. Gunakan nada suara yang betul
Sebaik sahaja anda mula merakam mesej anda, bicaralah dengan suara yang jelas dan dapat didengar. Jangan bergumam atau bercakap terlalu cepat. Cuba yang terbaik untuk terdengar berminat dan bertenaga untuk menarik perhatian pendengar anda. Walaupun penerima tidak dapat melihat anda, nada umum anda akan muncul melalui telefon, jadi pastikan anda menyampaikan yang betul.
- Ucapkan semua yang anda katakan. Penerimaan yang buruk boleh memutarbelitkan suara anda dan menyebabkan anda putus asa. Malah suara yang biasa bercakap boleh menjadi kacau melalui telefon.
- Kualiti suara anda harus menggambarkan cara panggilan dengan tepat. Sebagai contoh, tidak mengapa terdengar teruja semasa anda meninggalkan mel suara untuk mengucapkan tahniah kepada anak saudara anda setelah tamat sekolah menengah. Sekiranya anda mengucapkan takziah kepada rakan yang bersedih, anda harus menjaga nada suara dan hormat.
Langkah 2. Sebutkan nama anda
Beri nama pertama kepada penerima. Dengan cara ini, orang yang anda panggil akan mengetahui siapa anda sebenarnya. Yang mudah "ini (nama depan anda)" akan berlaku dalam kebanyakan situasi, atau yang lebih pengenalan "nama saya (nama penuh)" sekiranya orang yang anda panggil tidak pernah bertemu dengan anda sebelum ini. Rakan dan saudara akan mengenali anda tanpa memerlukan pengenalan lebih lanjut. Sekiranya ia merupakan panggilan profesional, mereka akan mempunyai nama untuk dikaitkan dengan suara dan mesej, yang akan membantu membuka saluran komunikasi yang lebih peribadi.
- Langkah ini sepertinya diberikan, tetapi sering dilupakan oleh pemanggil ketika mereka berada di tempat.
- Sekiranya anda mempunyai gelaran pekerjaan atau keterangan tentang diri anda yang mungkin berguna bagi penerima dalam panggilan susulan, senaraikan namanya mengikut nama anda, iaitu "Nama saya Dr. Holdsworth, ahli radiologi kanan di Pusat Perubatan Sacred Heart," atau "Ini adalah Gloria Carpenter, saya ibu Chloe dari sekolah."
Langkah 3. Tinggalkan nombor telefon anda
Bacalah nombor telefon anda sebaik sahaja nama anda. Sebilangan besar pemanggil menunggu hingga akhir mel suara untuk memberikan maklumat hubungan mereka, tetapi jika penerima tidak menangkapnya pada kali pertama, mereka akan dipaksa untuk mendengar keseluruhan mesej lagi. Ingatlah untuk bercakap dengan perlahan dan menyebut ketika meninggalkan nombor telefon anda sehingga dapat difahami.
- Cara mudah untuk menawarkan nombor telefon anda di awal mesej adalah dengan mengatakan sesuatu seperti "ini (nama anda), nombor saya (nombor telefon anda)," atau "nama saya (nama) memanggil dari (nombor)."
- Meskipun terdapat banyak fitur ID Pemanggil, selalu disarankan untuk meninggalkan nombor telefon anda sekiranya orang yang anda panggil tidak menyimpan nombor anda, atau anda meminta mereka mengembalikan panggilan anda dengan sambungan lain.
Langkah 4. Buat sambungan
Semasa mendengar mel suara yang berkaitan dengan perniagaan atau mesej dari pengirim yang tidak diketahui, orang akan mula curiga atau tidak berminat jika mereka tidak tahu siapa anda atau mengapa anda menelefon. Tenangkan mereka dengan menyebut rakan atau rujukan yang memberi nombor mereka kepada anda. Sekali lagi, ini menjadikan panggilan terasa lebih peribadi. Mel suara akan kelihatan kurang invasif, dan anda mungkin akan mendapat sambutan.
- Cuba buat pengenalan ringkas yang akan memberi petunjuk kepada pendengar, seperti "Saya mendapat nombor anda dari Pat, yang mengatakan bahawa anda berminat menjual kapal anda."
- Walaupun anda tidak membuat panggilan perniagaan, menjalin hubungan dapat membantu penerima anda lebih selesa. "Ini Bob, jiran anda dari seberang jalan" lebih ramah daripada "Ini Robert Henderson."
Markah
0 / 0
Kuiz Bahagian 1
Sekiranya anda meninggalkan mesej untuk rakan atau saudara, bagaimana anda harus memperkenalkan diri?
Hanya dengan nama pertama anda.
Tepat! Sekiranya anda memanggil seseorang yang mengenali anda dengan baik, mereka akan dapat mengenal pasti anda dari nama depan anda sahaja. Meninggalkan nama penuh anda untuk ahli keluarga atau rakan akan terdengar kaku dan janggal. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.
Hanya dengan nama belakang anda.
Cuba lagi! Kecuali anda menggunakan nama belakang anda dengan rakan anda, adalah aneh untuk memperkenalkan diri anda dengan cara itu melalui pesanan suara. Dan kebanyakan ahli keluarga anda mungkin mempunyai nama belakang yang sama, sehingga tidak dapat membantu mereka mengenal pasti anda. Teka lagi!
Dengan nama penuh anda.
Tidak cukup! Anda harus meninggalkan nama penuh anda sekiranya anda meninggalkan mel suara untuk seseorang yang tidak pernah anda temui. Tetapi ahli keluarga atau rakan tidak memerlukan nama penuh anda untuk mengenal pasti anda. Teka lagi!
Sebenarnya, anda tidak perlu memberikan nama anda kepada orang yang mengenali anda dengan baik.
Tidak semestinya! Ingat bahawa bercakap di telefon mengganggu suara anda. Oleh itu, walaupun orang yang mengenali anda mungkin tidak mengenali suara anda melalui telefon. Pilih jawapan lain!
Mahu lebih banyak kuiz?
Terus uji sendiri!
Bahagian 2 dari 3: Menyatakan Perniagaan Anda
Langkah 1. Fikirkan apa yang akan anda katakan sebelumnya
Mempunyai idea yang jelas tentang apa yang akan anda sampaikan sebelum mula meninggalkan mel suara. Perkara ini tidak akan menjadi masalah jika anda menelepon dengan niat tertentu, tetapi mendengar bunyi bip di ujung yang lain dan mengetahui bahawa mereka sedang dirakam dapat menyebabkan banyak pemanggil mengosongkan. Pecah maklumat menjadi titik peluru dan tekan masing-masing sebelum menutup telefon.
- Untuk mel suara yang sangat menekan atau penting, pertimbangkan untuk menulis skrip kasar terlebih dahulu.
- Sekiranya anda mendapati diri anda berada dalam jarak yang cukup, hanya fokus untuk mengeluarkan nama, nombor panggilan balik dan alasan anda memanggil dalam beberapa perkataan.
- Imej bahawa anda menghantar mel suara untuk menindaklanjuti minat romantis mengenai tarikh malam tadi. Menguraikan mesej anda secara mental sebelum anda merakamnya dapat bererti perbezaan antara keluar sebagai sejuk, tenang dan terkumpul dan bangkai saraf yang tergagap.
Langkah 2. Buat pesanan anda ringkas
Hadkan mesej mel suara anda hingga 20-30 saat. Jarang ada masa apabila mel suara perlu lebih panjang. Anda tidak mahu membosankan penerima dengan pengenalan atau cerita yang terlalu panjang dan berliku-liku. Kekal dan terus terang. Satu pesanan ringkas sebenarnya dapat menimbulkan rasa ingin tahu dan memujuk seseorang untuk menelefon apabila mereka tidak mempunyai sebaliknya.
- Sebaliknya, jika anda meninggalkan mel suara yang terlalu pendek, penerima anda mungkin menganggapnya tidak penting dan menghapusnya tanpa mendengarkannya. Ini kemungkinan besar berlaku jika anda memanggil dari nombor yang tidak tersenarai.
- Maksud meninggalkan mel suara adalah untuk memaksa seseorang menghubungi anda kembali, bukan memunggah semua maklumat yang akan anda sampaikan kepada mereka semasa panggilan berlangsung.
Langkah 3. Buka dengan maklumat yang paling penting
Selesaikan dan jelaskan alasan anda memanggil. Sekiranya anda hanya menyentuh asas, katakan demikian; jika anda mempunyai tawaran penjualan, atau menindaklanjuti transaksi atau mengesahkan janji temu, beri tahu penerima. Pendengar anda akan kehilangan minat dengan cepat dan mungkin akan memadamkan mesej tersebut jika anda tidak memberitahu mereka tentang tujuan anda di muka.
- Anda hanya mempunyai masa yang singkat untuk menyampaikan maksud anda. Sekiranya anda berpusing-pusing, pendengar anda mungkin akan menyerah pada mesej sebelum mereka sampai pada maklumat penting.
- Jauh lebih baik untuk menyampaikan berita sukar seperti "ayah ada di rumah sakit" kosongkan, dan gunakan selebihnya mesej untuk menghibur dan menjelaskan, daripada menari di sekitar subjek dan menyebabkan pendengar anda risau.
Langkah 4. Bersikap peribadi dan organik
Menahan keinginan untuk masuk ke dalam "suara telefon." Yang terdengar umum. Bersikap sopan, jadilah diri sendiri dan bercakap secara semula jadi. Orang dapat mengetahui bila seseorang sedang berusaha menjual sesuatu atau dengan cara tertentu, dan mereka akan lebih cenderung memberi anda waktu sekiranya mereka merasa anda menghampiri mereka dengan cara yang sama.
Kedengarannya seperti Anda membaca dari skrip akan memberi kesan kepada pendengar anda bahawa mereka hanyalah panggilan lain yang harus anda buat
Markah
0 / 0
Kuiz Bahagian 2
Berapa banyak maklumat yang harus anda berikan semasa mel suara anda?
Sekurang-kurangnya mungkin, misalnya, nama dan nombor anda.
Tidak! Jangan cuba misteri melalui mel suara, terutamanya jika anda memanggil dari nombor yang tidak tersenarai. Sekiranya anda terlalu samar, orang yang anda panggil mungkin memadamkan mel suara anda sebagai tidak penting. Pilih jawapan lain!
Cukup untuk menjelaskan mengapa mereka harus menghubungi anda semula.
Betul! Ringkasnya, tetapi berikan maklumat yang cukup kepada orang yang anda hubungi untuk mengetahui mengapa anda menghubungi. Mereka lebih cenderung memanggil anda kembali jika anda tidak terlalu menahan atau terlalu banyak bercakap. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.
Semua maklumat yang anda akan berikan sekiranya mereka mengangkat telefon.
Tidak tepat! Mesej suara bukan pengganti perbualan penuh. Sekiranya anda bercakap lebih dari 20 atau 30 saat, orang yang anda panggil mungkin akan bosan atau kesal, dan mereka mungkin tidak akan menghubungi anda lagi. Pilih jawapan lain!
Mahu lebih banyak kuiz?
Terus uji sendiri!
Bahagian 3 dari 3: Keluar
Langkah 1. Kemukakan soalan atau permintaan tertentu
Semasa anda menyimpulkan mesej anda, jelaskan mengapa anda mahu penerima menghubungi anda semula. Tanyakan kepada mereka soalan yang tepat atau buat permintaan yang akan memotivasi mereka untuk mengangkat telefon. Sekiranya mereka merasa bingung atau tidak yakin dengan niat anda setelah mendengar mel suara anda, itu tidak berjaya.
- Cuba frasa seperti "beritahu saya bagaimana anda menyukai resipi yang saya kirimkan kepada anda" atau "Saya berminat untuk mendengar idea anda mengenai cadangan ini."
- Orang lebih terdorong untuk menghubungi apabila anda memilihnya dengan permintaan daripada jika anda hanya mengatakan "panggil saya kembali."
Langkah 2. Nyatakan semula nama dan maklumat hubungan anda
Hentikan pesanan anda sekali lagi dengan memberi nama dan nombor telefon kepada pendengar. Ulangi nombor telefon anda dua kali sehingga tidak ada kemungkinan mereka salah mendapat digit atau gagal menuliskannya. Pastikan juga menyertakan sebarang butiran yang mungkin berguna ketika penerima mengembalikan panggilan anda, seperti bila anda akan dan tidak akan tersedia dan waktu terbaik untuk menelefon.
- Mengeja nombor telefon anda lebih dari dua kali pada akhir panggilan adalah berlebihan, malah boleh ditafsirkan sebagai kurang ajar.
- Anda juga mungkin ingin menyebut nama belakang anda sekiranya pemanggil tidak pernah bertemu dengan anda sebelum ini.
- Anda tidak perlu risau tentang langkah ini jika mesej anda adalah biasa untuk rakan atau saudara.
Langkah 3. Elakkan hujung yang berliku panjang
Apabila tiba masanya untuk menutup telefon, jangan terbayang atau memanjangkan mesej tanpa perlu. Kecuali itu adalah panggilan peribadi kepada orang yang dikasihi, tidak perlu mengucapkan selamat hari kepada seseorang. Perhatian penerima akan terhakis semakin lama mel suara dilancarkan, jadi cubalah untuk tidak kehilangan fokus pada akhirnya. Terima kasih kerana meluangkan masa dan serahkan fasa komunikasi seterusnya kepada mereka.
- Penutupan mesra seperti "Saya tidak sabar untuk mendengar daripada anda" lebih hangat dan oleh itu lebih berkesan daripada yang umum dan komersial seperti "semoga bersenang-senang".
- Jangan menyusun semula atau meringkaskan mesej anda di akhir. Sekiranya penerima perlu mendengar butiran tertentu lagi, mereka dapat memainkannya kemudian.
Markah
0 / 0
Kuiz Bahagian 3
Berapa kali anda harus menyatakan nombor telefon anda di akhir pesanan mel suara?
Tidak ada, dengan andaian anda mengatakannya pada awal mesej.
Tidak cukup! Ya, anda harus memberikan nombor anda pada awal mel suara. Tetapi walaupun begitu, ada kemungkinan orang itu melewatkannya pada kali pertama, jadi ada baiknya mengulanginya pada akhir mesej anda. Klik pada jawapan lain untuk mencari jawapan yang tepat…
Sekali
Tutup! Menyatakan nombor anda sekali di akhir mesej anda pasti lebih baik daripada tidak mengatakannya sama sekali. Tetapi, idealnya, anda harus mengulanginya lebih dari sekali untuk memastikan bahawa orang itu mendapatnya. Pilih jawapan lain!
Dua kali
Yup! Pada akhir mesej anda, ulangi nombor anda dua kali. Itulah nombor yang sesuai untuk memastikan orang itu mendengarnya dengan betul tanpa tersinggung atau kurang ajar. Baca terus untuk soalan kuiz yang lain.
Tiga kali
Hampir! Anda tidak perlu menyatakan nombor anda tiga kali di akhir mel suara. Orang yang anda panggil akan mendapatkan nombor anda dengan pengulangan yang lebih sedikit daripada ini. Dan lebih teruk lagi, mengulanginya tiga kali atau lebih mungkin akan menjadi tidak sopan. Cuba jawapan lain…
Mahu lebih banyak kuiz?
Terus uji sendiri!
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Fikirkan tentang masa anda mendapat mesej mel suara yang membuat anda berfikir "apa yang diinginkan oleh orang ini?" Tinggalkan jenis mel suara yang anda mahu terima.
- Berikan alamat e-mel anda atau kaedah hubungan lain sebagai tambahan kepada nombor telefon anda apabila berkaitan dengan interaksi anda dengan penerima.
- Senyum! Ia melalui, walaupun melalui telefon.
- Ingatlah untuk menyebut tarikhnya jika anda berkongsi maklumat yang sensitif pada masa.
- Sekiranya anda memanggil topik sensitif, hadkan maklumat yang anda sertakan dalam mel suara sekiranya perkara itu didengar oleh orang lain.
- Sekiranya berlaku kecemasan atau bencana alam, gunakan mesej mel suara keluar anda untuk memberitahu orang bahawa anda baik-baik saja.
Amaran
- Sekiranya anda cuba meminta seseorang menghubungi anda, jangan sampai percubaan panggilan yang gagal. Ini mungkin membuat anda kelihatan terganggu, dan mereka akan merasa kurang selesa ketika berurusan dengan anda.
- Dalam keadaan profesional, anda harus selalu meninggalkan mel suara jika orang yang anda panggil tidak menjawab. Melihat banyak panggilan tidak dijawab tanpa mesej mel melemahkan kepentingan perniagaan anda.
