Bagaimana anda dapat meluangkan masa dengan teratur di Microsoft Outlook. Ini memerlukan disiplin tetapi kebanyakannya mengatur program dan apa yang anda lakukan dengan alat tersebut.
Langkah-langkah
Langkah 1. Perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mematikan pemberitahuan e-mel baru
Untuk melakukan ini, Tarik ke bawah menu Fail, pilih Alat, kemudian pilih Pilihan. Tetingkap pilihan akan terbuka. Pada Tab Keutamaan klik pada butang "Pilihan E-mel". Pada tetingkap pilihan yang terbuka, klik pada butang "Pilihan E-mel Lanjutan". Di tetingkap pilihan yang terbuka, lihat di bahagian "Apabila item baru tiba di peti masuk saya". Nyah pilih semua pilihan.
Langkah 2. Jadikan kalendar paparan lalai anda di Outlook
Ini akan memberi anda gambaran mengenai kerja yang dijadualkan untuk hari itu. Untuk menetapkan kalendar sebagai paparan lalai anda, tarik ke bawah menu Fail, pilih Alat, dan kemudian pilih Pilihan. Di tetingkap Pilihan, pilih tab "Lain", kemudian klik butang "Pilihan Lanjutan". Di tetingkap "Pilihan lanjutan", lihat di bahagian "Tetapan umum" dan klik pada semak imbas. Folder pilih akan dibuka. Di tetingkap "Pilih Folder", pilih "Kalendar" dan klik OK tiga kali.
Langkah 3. Untuk memasukkan tugas anda di tetingkap lalai, tarik ke bawah menu File dan pilih View, kemudian pilih Task pad
Langkah 4. Untuk melihat tugas yang perlu dilakukan hari ini, tarik ke bawah menu File dan pilih View, kemudian pilih "Task pad view", kemudian pilih "Hari ini tugas"
Langkah 5. Jadualkan waktu tertentu setiap hari untuk melihat e-mel anda
Tetapkan 2 hingga 3 kali sehari untuk bekerja dengan e-mel anda, dan jangan melihatnya pada waktu lain. E-mel adalah gangguan dan menghalangi anda daripada menyelesaikan kerja sebenar.
Langkah 6. Setiap kali anda membaca e-mel, sentiasa kosongkan Peti Masuk anda. Tidak boleh ada yang tersisa di akhir sesi e-mel. Untuk membersihkan peti masuk anda, anda mesti memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap e-mel. Anda mempunyai empat pilihan: Padam, tangguhkan, perwakilan, atau buat.
Langkah 7. Sekiranya anda telah menangani e-mel tersebut, hapuskannya
Langkah 8. Untuk menangguhkan e-mel, buat tugas dengan menyeret e-mel ke butang tugas di sudut kiri bawah Outlook
Tugas akan dibuat secara automatik; pilih tarikh dan masa mula, dan tarikh dan waktu akhir, kemudian simpan.
Langkah 9. Untuk mewakilkan e-mel, buat tugas dan serahkan tugas itu kepada individu lain atau teruskan e-mel tersebut kepada individu lain
Langkah 10. Pilihan terakhir adalah melakukan apa sahaja tugas yang diperlukan oleh e-mel
Sekiranya anda melakukannya, hapus dari peti masuk anda atau pindahkan ke folder peribadi di mana anda menyimpan e-mel lama.
Langkah 11. Untuk menyekat masa dalam kalendar anda, seret dan lepaskan e-mel ke butang kalendar di sudut kiri bawah Outlook
Notis mesyuarat akan dibuka. Masukkan masa dan tarikh yang ingin anda sekat, kemudian simpan. Salinan e-mel akan disertakan bersama notis mesyuarat. Padamkan e-mel dari peti masuk atau pindahkan ke folder peribadi.
