Walaupun tidak sering digunakan hari ini, mesin faks masih merupakan alat penting untuk menghantar dokumen, borang, dan nota tulisan tangan dengan cepat dan cekap, terutama dalam suasana pejabat. Mesin faks menggunakan talian darat telefon yang aktif untuk menghantar dan menerima dokumen, dan menggunakannya adalah semudah mendail nombor telefon. Setelah anda memasang mesin faks dengan betul dan membiasakan diri dengan kaedah menghantar dan menerima faks, anda akan menghantar dokumen dengan mudah dalam masa yang singkat!
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyiapkan Mesin Faks Anda
Langkah 1. Letakkan mesin faks
Letakkan mesin faks di permukaan rata dekat dengan soket elektrik dan soket telefon. Pastikan suapan kertas menghadap ke luar. Ini akan membantu mengelakkan faks masuk dan dokumen yang diimbas tersekat di antara dinding dan mesin dan mengelakkannya rosak.
Langkah 2. Sambungkan sumber kuasa
Pasang mesin faks ke stopkontak terdekat. Pastikan sambungannya baik dan palamnya masuk ke soket dengan betul. Setelah mesin faks disambungkan ke sumber kuasa, pastikan ia tetap mati untuk sisa penyediaan.
Langkah 3. Amankan talian telefon
Mesin faks menggunakan talian telefon untuk menghantar dan menerima data untuk membuat dan mencetak dokumen. Mereka tidak akan berfungsi melalui talian telefon berasaskan internet. Pastikan mempunyai talian telefon yang aktif dan nombor telefon untuk mesin faks supaya mesin anda dapat menghantar dan menerima isyarat untuk membuat dokumen.
Hubungi penyedia kabel dan telefon anda untuk menyediakan talian tetap jika diperlukan
Langkah 4. Sambungkan kabel telefon
Kabel telefon standard harus disambungkan ke soket telefon mesin faks, yang biasanya terdapat di bahagian belakang mesin. Hujung kord yang lain harus dilekatkan terus ke soket telefon terdekat di dinding. Periksa semula untuk mengetahui bahawa kord disambungkan ke mesin dan soket telefon di dinding.
Langkah 5. Tambahkan kertas dan dakwat
Faks memerlukan bekalan kertas dan dakwat untuk membuat dan mencetak dokumen yang masuk. Pastikan anda mempunyai bekalan ini.
- Sebelum memasukkan kertas, kipas atau balikkan timbunan kertas untuk memastikannya tidak melekat. Ini akan membantu mengelakkan kesesakan kertas.
- Setiap mesin akan menempatkan jenis, ukuran, dan jumlah kartrij dakwat tertentu. Pastikan anda menyemak arahan mesin untuk menentukan dakwat yang paling sesuai dengan mesin anda.
Langkah 6. Periksa sambungannya
Setelah mesin faks anda disambungkan dan kertas dan dakwat dimasukkan, hidupkan mesin dan periksa sambungan telefon. Sambungan mesti selamat untuk menggunakan mesin faks.
- Pastikan talian tetap dihubungkan dengan betul dengan mengambil penerima mesin faks jika tersedia di peranti anda. Penerima harus menyerupai telefon. Dengarkan suara bersuara nada dering, yang akan menunjukkan bahawa sambungannya selamat.
- Sekiranya faks tidak mempunyai penerima, anda boleh menyambungkan telefon melalui bicu telefon luaran pada mesin faks. Anda mesti mendengar suara bersuara nada dail jika sambungannya baik.
Bahagian 2 dari 3: Menghantar Faks
Langkah 1. Hidupkan mesin
Pastikan mesin dihidupkan dan kabel telefon terpasang dengan betul sebelum menghantar dokumen. Anda mungkin ingin memeriksa nada dail penerima untuk memastikan sambungannya selamat.
Langkah 2. Gunakan penutup muka
Helaian muka adalah kaedah terbaik untuk menjamin bahawa dokumen anda sampai kepada orang yang betul. Ini sangat berguna semasa menghantar faks ke perniagaan di mana beberapa pekerja mungkin menggunakan peranti yang sama. Helaian muka surat hendaklah merangkumi nama penerima, nombor faks dan nombor anda, maklumat hubungan anda, dan bilangan halaman yang diharapkan diterima oleh penerima dalam faks.
Menyertakan jumlah halaman di muka depan berguna untuk penerima sehingga mereka akan mengetahui sama ada mereka menerima semua halaman yang diperlukan
Langkah 3. Pesan dokumen dengan betul
Pastikan untuk menambah nombor halaman dan meletakkan halaman dokumen mengikut urutan yang anda inginkan agar dapat diterima. Anda tidak mahu penerima meneka halaman bersama. Ini boleh menyebabkan kekeliruan dan boleh mengganggu maksud yang dimaksudkan di sebalik dokumen. Menyusun halaman dan bernombor akan memastikan pemindahan maklumat yang cekap.
Langkah 4. Masukkan dokumen ke dalam pengimbas
Sebilangan besar mesin faks memerlukan anda meletakkan dokumen itu menghadap ke atas atau menghadap ke bawah ke bahagian pengimbas mesin faks. Tidak ada kaedah standard di semua peranti. Sebilangan besar mesin faks akan menunjukkan kaedah mana yang harus digunakan dengan simbol yang mudah dibaca di bahagian depan peranti.
Langkah 5. Dail nombor faks penerima
Dengan menggunakan pad kekunci di bahagian depan faks, tekan nombor faks penerima, termasuk kod kawasan. Sekiranya anda menghantar dokumen ke peringkat antarabangsa, anda mesti memasukkan kod negara. Sekiranya terdapat nombor korporat yang digunakan untuk membuat panggilan dari luar (sering kali "7" atau "9"), pastikan untuk menekan angka tersebut sebelum kod kawasan atau negara dan nombor faks.
Langkah 6. Hantar dokumen
Setelah anda memanggil nombor, kebanyakan mesin faks meminta anda menekan butang "kirim" atau "mulakan" untuk menghantar dokumen. Perhatikan semasa dokumen dihantar sekiranya terdapat ralat atau kertas macet. Apabila pemindahan dokumen berjaya, faks dengan mencetak laporan kemajuan atau halaman pengesahan. Sekiranya anda menerima mesej ralat, cuba hantar dokumen sekali lagi.
Bahagian 3 dari 3: Menerima Faks
Langkah 1. Periksa sambungannya
Pastikan mesin faks dihidupkan. Penting juga untuk memastikan bahawa mesin faks disambungkan ke sumber kuasa dan bicu telefon untuk menerima faks. Anda mungkin ingin mengambil penerima dan mendengar nada dail untuk memastikan sambungan yang betul.
Langkah 2. Periksa bekalan kertas dan dakwat
Anda mahu memberikan kertas dan dakwat yang mencukupi di mesin faks. Sekiranya anda menerima banyak dokumen melalui mesin faks, pastikan selalu memeriksa bekalan ini. Jika tidak, ini boleh menghalang anda daripada menerima dokumen secara keseluruhan atau melambatkan kedatangannya.
Langkah 3. Dengarkan nada dering
Mesin faks akan berdering atau mengeluarkan bunyi dial-up ketika menerima dokumen masuk. Mesin diatur untuk memproses dokumen ini secara automatik, jadi anda tidak diminta melakukan apa-apa buat masa ini. Elakkan menekan butang pada mesin selama ini atau jika tidak, sambungannya boleh terganggu atau terputus.
Langkah 4. Semak dokumen
Setelah mesin faks berjaya menerima dokumen itu, mesin cetak akan mencetak halaman mengikut urutan yang dihantar oleh pengirim. Kaji semula lembaran penutup untuk memastikan bahawa anda adalah penerima yang dimaksudkan dan semua halaman berjaya dihantar dan dicetak.
Langkah 5. Susulan dengan pengirim
Sekiranya anda ingin mengesahkan bahawa anda menerima faks, atau jika anda bimbang bahawa anda tidak menerima semua maklumat yang diperlukan, anda mungkin ingin menindaklanjuti dengan pengirim melalui telefon atau e-mel. Maklumat hubungan mungkin disenaraikan di kulit muka, jadi rujuk halaman ini jika anda tidak mempunyai maklumat pengirim yang berguna.
