WikiHow ini mengajarkan anda cara membuat pangkalan data menggunakan data dari spreadsheet Microsoft Excel dengan mengimport data secara langsung ke Access, yang merupakan perisian pengurusan pangkalan data Microsoft, atau dengan mengeksport data Excel ke dalam format yang berfungsi dengan kebanyakan perisian pangkalan data. Microsoft Access adalah sebahagian daripada kumpulan perisian Microsoft Office dan hanya tersedia untuk Windows.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Menggunakan Microsoft Access
Langkah 1. Buka Microsoft Access
Ini aplikasi merah dengan A. Melakukannya membuka halaman templat Akses.
Akses dirancang untuk digunakan dengan Excel dan dibundel dengan Excel di Microsoft Office Professional dan hanya tersedia untuk Windows
Langkah 2. Klik Pangkalan data kosong
Pilihan ini terdapat di sebelah kiri atas tetingkap.
Sekiranya anda ingin menggunakan templat lain untuk pangkalan data Access anda, pilih templat yang anda mahukan sebagai gantinya
Langkah 3. Klik Buat apabila diminta
Pilihan ini berada di sudut kanan bawah tetingkap pop timbul. Pangkalan data Akses anda akan dibuka.
Langkah 4. Klik tab Data Luaran
Ia berada di bar menu di bahagian atas tetingkap Akses.
Langkah 5. Klik Import yang Disimpan
Anda akan dapati ini di bahagian paling kiri di Data Luaran bar alat. Menu lungsur turun akan muncul.
Langkah 6. Pilih Fail
Terdapat dalam menu lungsur. Memilih pilihan ini akan memunculkan menu pop-out.
Langkah 7. Klik Excel
Pilihan ini ada di menu pop timbul. Dengan mengkliknya, tetingkap import akan dibuka.
Langkah 8. Klik Semak Imbas
Ia berada di bahagian kanan atas tetingkap.
Langkah 9. Pilih hamparan Excel
Pergi ke folder di mana spreadsheet Excel anda berada, kemudian klik spreadsheet Excel yang anda mahu buka.
Langkah 10. Klik Buka
Ia berada di sudut kanan bawah tetingkap.
Langkah 11. Nyatakan cara memindahkan ke data
Klik butang radio di sebelah kiri salah satu daripada yang berikut:
- Import data sumber ke dalam jadual baru dalam pangkalan data semasa - Pilih pilihan ini jika anda membuat pangkalan data baru tanpa jadual atau jika anda ingin menambahkan jadual baru ke pangkalan data yang ada. Dengan membuat jadual baru, anda dapat mengedit maklumat di Access.
- Lampirkan salinan rekod ke jadual - Pilih pilihan ini jika anda menggunakan pangkalan data yang ada dan ingin menambahkan data ke salah satu jadual dalam pangkalan data. Dengan menambahkan jadual yang ada, anda dapat mengedit maklumat di Access.
- Pautkan ke sumber data dengan membuat jadual terpaut - Pilih pilihan ini untuk membuat hyperlink dalam pangkalan data, yang akan membuka pangkalan data Excel di Excel. Dengan kaedah ini, anda tidak dapat mengedit maklumat di Access.
Langkah 12. Klik OK
Anda akan dapati ini di bahagian bawah tetingkap.
Langkah 13. Pilih helaian
Di bahagian atas tetingkap, klik nama helaian yang ingin anda import dari dokumen Excel yang anda pilih.
- Secara lalai, Excel membuat buku kerja dengan tiga hamparan berlabel "Lembaran 1," "Lembaran 2," dan "Lembaran 3." Anda hanya boleh memindahkan satu helaian pada satu masa; jika anda mempunyai maklumat mengenai ketiga-tiga helaian, anda mesti menyelesaikan pemindahan dengan satu helaian dan kemudian kembali ke tab "Data Luaran" dan ulangi semua langkah untuk setiap helaian yang tinggal.
- Anda boleh menghapus, menambah, dan mengedit nama helaian ini di Excel, dan apa sahaja perubahan yang anda buat akan muncul di pangkalan data Access.
Langkah 14. Klik Seterusnya
Ia berada di sudut kanan bawah tetingkap.
Langkah 15. Dayakan tajuk lajur
Tandakan kotak "Baris Pertama Mengandungi Tajuk Lajur" jika lembaran Excel anda mempunyai tajuk lajur tersendiri di baris atas (mis., A baris).
Nyahtanda kotak jika anda mahu Access membuat tajuk lajur
Langkah 16. Klik Seterusnya
Langkah 17. Edit ruangan dan ruang hamparan anda jika diperlukan
Sekiranya anda ingin mengimport semua medan dari spreadsheet tanpa perubahan, langkau langkah ini:
- Untuk mengedit bidang, klik tajuk lajur yang ingin anda ubah, kemudian edit nama bidang, jenis data, dan / atau apakah itu diindeks atau tidak.
- Sekiranya anda tidak mahu mengimport medan, centang kotak "Jangan Import Medan (Langkau)".
Langkah 18. Klik Seterusnya
Langkah 19. Tetapkan kunci utama untuk pangkalan data
Untuk hasil terbaik, tinggalkan tetapan lalai di sini sebagaimana mestinya untuk membolehkan Access menetapkan kunci.
Anda juga dapat menetapkan kunci anda sendiri dengan mencentang "Pilih kunci utama saya sendiri" dan memasukkannya ke medan di sebelah pilihan itu, atau anda boleh memilih "Tidak ada kunci utama" (tidak digalakkan)
Langkah 20. Klik Seterusnya
Langkah 21. Tambahkan nama
Taipkan nama untuk helaian ke medan "Import ke Jadual".
Langkau langkah ini untuk membiarkan pangkalan data ditetapkan ke nama lalai
Langkah 22. Klik Selesai
Pilihan ini terdapat di sebelah kanan bawah tetingkap.
Langkah 23. Klik Tutup
Ia berada di sudut kanan bawah tetingkap. Ini akan menutup tetingkap import dan membuat pangkalan data anda.
Anda boleh mencentang kotak "Simpan langkah import" terlebih dahulu jika anda ingin memastikan bahawa Access akan mengingati tetapan anda untuk pangkalan data ini
Kaedah 2 dari 2: Menggunakan Perisian Pangkalan Data Pihak Ketiga
Langkah 1. Buka dokumen Excel anda
Klik dua kali dokumen Excel yang ingin anda ubah menjadi pangkalan data.
Sekiranya anda belum membuat dokumen anda, buka Excel, klik Buku kerja kosong, dan buat dokumen anda sebelum meneruskan.
Langkah 2. Klik Fail
Terdapat di bar menu yang berada di bahagian atas tetingkap Excel (Windows) atau di bahagian atas skrin (Mac).
Langkah 3. Klik Simpan Sebagai
Anda akan mendapat pilihan ini di Fail menu.
Langkah 4. Klik dua kali PC ini
Ia berada di tengah halaman.
Langkau langkah ini pada Mac
Langkah 5. Pilih format fail
Klik kotak drop-down "Save as type" (Windows) atau "Format File" (Mac), kemudian pilih salah satu daripada yang berikut:
- Sekiranya anda menggunakan aplikasi pangkalan data berasaskan komputer, klik a . CSV format (nilai dipisahkan koma).
-
Sekiranya anda menggunakan aplikasi pangkalan data berasaskan Web, klik . XML format.
Sekiranya dokumen Excel anda tidak mempunyai data XML di dalamnya, anda tidak akan dapat memilih XML
Langkah 6. Klik Simpan
Ia berada di bahagian bawah tingkap. Ini akan menyimpan dokumen anda menggunakan pilihan yang anda pilih.
Langkah 7. Buat pangkalan data baru dalam aplikasi pangkalan data anda
Proses ini akan berbeza bergantung pada aplikasi yang anda gunakan, tetapi biasanya anda akan membuka aplikasi, klik Baru (atau Fail > Baru), dan ikuti sebarang arahan di skrin.
Langkah 8. Cari butang Import …
Selalunya dijumpai dengan mengklik Fail pilihan, tetapi aplikasi pangkalan data anda mungkin berbeza.
Langkah 9. Pilih fail Excel anda
Cari dan klik dua kali fail yang anda eksport dari Excel.
Langkah 10. Ikuti arahan aplikasi pangkalan data untuk mengimport data
Langkah 11. Simpan pangkalan data
Anda biasanya dapat membuka menu "Simpan" dengan menekan Ctrl + S (Windows) atau ⌘ Command + S (Mac).
Petua
- Terdapat beberapa laman web pangkalan data dalam talian percuma yang boleh anda gunakan untuk membuat pangkalan data, walaupun anda perlu mendaftar untuk akaun dengan kebanyakan perkhidmatan ini.
- Sekiranya anda tidak mempunyai perisian pangkalan data yang berfungsi sepenuhnya, anda mungkin juga memerlukan program yang terpisah untuk membuka fail pangkalan data pada PC atau Mac.
