Pangkalan data pelanggan dapat menghilangkan banyak dokumen untuk perniagaan, menyediakan satu repositori untuk maklumat pelanggan berharga yang dapat digunakan oleh pasukan penjualan, kakitangan sokongan pelanggan dan juga pasukan perakaunan. Walaupun ada kemungkinan untuk membeli produk perisian yang menyediakan format asas untuk jenis pangkalan data ini, pangkalan data yang disesuaikan dapat dibuat dengan mengingat beberapa asas mengenai bentuk dan fungsi.
Langkah-langkah
Langkah 1. Beli perisian penciptaan pangkalan data
Pilih produk yang sesuai dengan pemprosesan kata dan alat perisian lain yang digunakan dalam perniagaan. Ini akan memudahkan untuk mengimport atau mengeksport data dari sumber lain, sehingga memungkinkan untuk tidak memasukkan sejumlah besar data ke dalam pangkalan data yang baru dibuat.
Langkah 2. Tentukan jenis maklumat yang akan disimpan dalam pangkalan data pelanggan
Sebilangan besar reka bentuk akan merangkumi maklumat seperti nama syarikat, alamat surat, alamat fizikal, nama hubungan, nombor telefon dan faks, dan alamat e-mel. Data tambahan seperti maklumat mengenai syarat kontrak, harga, dan catatan mengenai tugas tertunda yang berkaitan dengan setiap pelanggan sering dimasukkan dalam data yang ditangkap dan disimpan dalam jenis sumber elektronik ini.
Langkah 3. Pertimbangkan kemungkinan penggunaan pangkalan data
Bersama dengan menyediakan sumber terpusat untuk mengambil data penting, fikirkan dari segi jenis laporan apa yang dapat dibuat menggunakan data, atau jika pangkalan data dimaksudkan untuk digunakan sebagai sumber dalam menghasilkan label surat, senarai e-mel, atau bahkan daftar untuk digunakan dalam penyiaran faks. Mengingat ini akan membantu dalam menentukan bagaimana menamakan setiap medan yang akan menempatkan data, dan memudahkan proses membuat format laporan yang menarik dari bidang tersebut.
Langkah 4. Susun medan data
Buat templat sederhana yang mengikut urutan logik ketika memasukkan nama, alamat, dan maklumat hubungan lain. Melakukannya lebih mudah untuk beralih dari 1 bidang ke bidang berikutnya dengan minimum gangguan dan menyelesaikan kemasukan rekod pelanggan baru dalam jangka masa yang munasabah.
Langkah 5. Tetapkan kebenaran pada setiap bidang
Ini termasuk mengenal pasti bidang mana yang akan dimasukkan dalam format laporan dan juga yang dapat menjadi dasar untuk menyusun atau mencari entri pangkalan data. Menetapkan kebenaran yang betul untuk setiap bidang akan mempercepat pengambilan data yang tepat bila dan bila diperlukan.
Langkah 6. Sediakan format laporan
Beberapa format asas yang sering digunakan sering kali mencukupi, walaupun pengguna utama dapat diberi kemampuan untuk membuat laporan khusus yang meliputi bidang yang relevan dengan posisi pekerjaan pengguna dan tingkat akses ke data pelanggan.
Langkah 7. Menetapkan kelayakan masuk dan hak akses
Pangkalan data pelanggan yang dapat dilaksanakan merangkumi kemampuan membuat kelayakan masuk yang hanya membenarkan pekerja yang sah untuk mengakses maklumat tersebut. Melangkah lebih jauh, memberikan hak yang berlainan tahap memastikan bahawa setiap pengguna dapat melihat, mengubah dan memasukkan data yang relevan dengan tanggungjawab kerjanya, tetapi tidak dapat melihat maklumat lain yang berguna kepada personel lain.
Langkah 8. Semak dan uji pangkalan data pelanggan sebelum dilepaskan
Cuba gunakan versi beta dengan sekelompok kecil pekerja untuk memastikan setiap fungsi berfungsi seperti yang dibayangkan. Gunakan penemuan kumpulan ujian ini untuk menyelesaikan masalah dengan prestasi, format dan kemudahan penggunaan. Setelah semua masalah ditangani dan diselesaikan, versi terakhir dapat dilancarkan ke seluruh syarikat.
Petua
- Cuba reka pangkalan data sehingga ada ruang untuk menambahkan lebih banyak bidang atau ciri seiring dengan keperluan syarikat berubah. Ini akan memungkinkan untuk terus menggunakan produk tersebut selama beberapa tahun tanpa harus menggantinya dengan produk yang lebih mantap.
- Adalah tidak biasa bagi pangkalan data pelanggan baru untuk mengambil masa yang lama untuk dikembangkan. Walaupun menggunakan perisian yang memungkinkan pelaksanaan beberapa tugas dengan mudah, memerlukan beberapa minggu untuk menghasilkan format yang ideal.
