Hampir semua orang yang bekerja menggunakan e-mel, tetapi dapat dengan mudah mengalahkan kita. Sebilangan daripada kita menerima e-mel yang jauh lebih banyak daripada yang dapat kita tangani dengan berkesan. Mampu membalas e-mel dengan cepat dan betul dapat membantu kita menjimatkan masa dan kelihatan lebih profesional. Catatan:
Tidak semua langkah dan cadangan ini berfungsi di semua perkhidmatan e-mel, namun semuanya berfungsi di Gmail.
Langkah-langkah
Langkah 1. Fahami sebab mengapa orang menggunakan e-mel
E-mel adalah untuk berkomunikasi antara orang; ini untuk menghantar maklumat teks dan visual dari satu orang ke orang lain / banyak yang lain. Bukan untuk:
- Menyimpan maklumat; lebih baik menyimpan maklumat sebagai dokumen di komputer anda atau di awan
- Mengingatkan anda apa yang perlu dilakukan; lebih suka menggunakan senarai atau kalendar yang perlu dilakukan untuk ini
Langkah 2. Gunakan label atau folder untuk memastikan e-mel teratur, dan keluar dari peti masuk anda
- Gunakan label ‘follow up’ atau ‘respond’ untuk perkara yang mesti anda lakukan. Anda kemudian harus menambahkannya ke dalam buku harian atau senarai 'yang perlu dilakukan'.
- Gunakan ‘menunggu tindak balas’ semasa anda menunggu orang lain
- Gunakan ‘mendesak’ untuk perkara yang mesti dilakukan secepat mungkin
Langkah 3. Simpan maklumat berguna, kemudian arkibkan e-mel
- Muat turun lampiran dan simpan fail di tempat yang betul
- Kemudian, jika anda tidak akan membalas e-mel, arkibkannya
Langkah 4. Arkibkan e-mel yang sudah selesai
Jangan takut Mengarkibkan; Pada dasarnya memindahkan e-mel dari peti masuk anda ke kotak 'tanpa nama' (secara teknikal, ia akan membuang label 'peti masuk')
- Tidak hilang - itulah yang dihapuskan
- Ia sentiasa boleh dicari dan boleh didapati
Langkah 5. Padamkan e-mel kesilapan, kemudian hentikan langganan dari sumbernya
Ini akan memastikan peti masuk anda bebas daripada e-mel yang tidak diperlukan dan tidak diingini.
- Padamkan e-mel yang tidak sepatutnya anda terima
- Ini tidak lagi dapat dicari atau dicari setelah berada di tong sampah untuk sementara waktu
- Sekiranya anda tidak mahu menerima e-mel seperti itu lagi, pastikan anda berhenti melanggannya dengan mencari maklumat ‘berhenti berlangganan’ di bahagian bawah e-mel
- Sekiranya anda tidak dapat berhenti berlangganan, tetapkan e-mel sebagai spam
Langkah 6. Gunakan bintang untuk e-mel khas dan sangat penting atau mendesak
Gunakan bintang dengan berhati-hati, kerana terlalu banyak e-mel yang dibintangi akan sama tidak membantu dengan tidak ada e-mel yang dibintangi.
Petua
- Sentiasa ingat tujuan e-mel, dan cuba jangan menggunakannya untuk perkara lain.
- Gunakan e-mel sebagai sebahagian daripada 'aliran kerja produktiviti' anda, bersama dengan senarai tugas, kalendar atau buku harian, dan alat lain yang anda anggap berguna.
