Menulis keutamaan anda di atas kertas berfungsi sekiranya anda dapat menjatuhkannya pada suatu petang. Dengan banyaknya tugas masuk di rumah atau tempat kerja, banyak yang dibawa ke hari berikutnya (atau minggu atau bulan). Jam tangan spreadsheet Excel ini menghampiri tarikh akhir dan mengubah keutamaan tugas dengan sewajarnya. Dalam 20 minit, langkah di bawah memberikan kaedah yang lebih berkesan untuk menguruskan keutamaan anda.
Langkah-langkah
Langkah 1. Buat tab "Rumah" atau "Pejabat"
Buka hamparan Excel baru. Klik kanan pada tab "Sheet1" di bahagian bawah dan klik Rename. Taipkan "Rumah" atau "Pejabat".
Langkah 2. Namakan semula Sheet2 sebagai "Templat" dan Sheet3 sebagai "Points" dengan mengulangi Langkah 1
Langkah 3. Buat jadual Kepentingan
Pada tab Mata, isikan lajur A, B dan C:
Langkah 4. Tentukan nama "Kepentingan"
Pilih dari Sel A2 hingga C7. Klik pada Insert Name Define
Tentukan nama sebagai "Kepentingan" dan klik OK
Langkah 5. Buat Jadual Usaha
Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat jadual Usaha di lajur E, F, dan G. Pilih sel E2 hingga G6 dan beri mereka nama "Usaha".
Langkah 6. Buat jadual Urgency
Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat jadual Urgency pada lajur I, J dan K. Namakan mereka "Urgency".
Langkah 7. Masukkan tajuk pada tab Laman Utama
Klik pada tab Laman Utama dan masukkan tajuk pada baris 1:
- A - Keutamaan Formula, 1 untuk tugas yang paling penting, tetapi boleh melebihi 100
- B - Tugas Nama tugas.
- C - Kepentingan A, B, C, D, E, atau F dari jadual.
- D - Usaha A 1-5, dari jadual Usaha.
- E - Urgency Formula berdasarkan tarikh akhir.
- F - Tarikh Akhir apabila tugas harus selesai. Tarikh akhir tidak sukar dan cepat. Meningkatkan memberitahu anda seberapa awal anda dapat memulakan tugas dan Sambungan memberitahu anda berapa hari ia boleh meluncur. Memotong potongan rambut mungkin mempunyai Peningkatan 5 dan Panjangan 4 - tidak masuk akal untuk memotong rambut 2 minggu lebih awal dan orang mungkin menyedari jika terlambat lebih dari 5 hari.
- G - Ramp Up Days sebelum tarikh jatuh tempo anda boleh memulakan tugas.
- H - Sambungan Sambungan tarikh akhir automatik
- Formula I - Days Left. Bilangan hari sebelum tarikh akhir; negatif sekiranya Tarikh akhir telah berlalu.
- J - Tarikh Tamat Selesai sebenarnya selesai.
- K - Komen Segala perincian tugas.
Langkah 8. Masukkan senarai tugas anda
Catatan Keutamaan, Urgensi dan Hari Yang Ditinggalkan kosong. Mereka akan diisi dengan formula. Berikut adalah contoh tugas rumah.
Langkah 9. Masukkan formula untuk Hari Kiri, Urgensi dan Keutamaan
Rumus di bawah adalah untuk baris 2.
- Saya (Hari Kiri) = F2-IF (ISBLANK (J2), HARI INI (), J2)
- E (Urgency) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2 + H2> 0, 2, 1))))
- A (Keutamaan) = VLOOKUP (C2, Kepentingan, 2, SALAH) + VLOOKUP (D2, Usaha, 2, SALAH) + VLOOKUP (E2, Urgensi, 2, SALAH)
Langkah 10. Tukar format Cell I2 menjadi Integer dengan mengklik kanan pada sel, memilih format dan menjadikannya Nombor dengan 0 tempat perpuluhan
Langkah 11. Salin formula untuk Keutamaan, Urgensi dan Hari yang Ditinggalkan ke sel yang tersisa di setiap lajur
Pilih sel E2 dan taip CTRL-C.
Pilih sel E3 hingga E10 dan klik CTRL-V. Ulangi untuk menyalin sel I2 ke sel I3 hingga I10. Akhirnya, ulangi untuk menyalin sel A2 ke sel A3 hingga A10. Abaikan nilai ganjil yang anda dapat untuk tugas yang tidak ditentukan.
Langkah 12. Susun baris mengikut Keutamaan
Pilih dari sel A1 hingga K, untuk seberapa banyak baris yang anda mempunyai data. Kemudian klik pada Susun Data.
Langkah 13. Simpan hamparan keutamaan anda, termasuk tarikh untuk versi
Langkah 14. Tandakan tugas Selesai
Semasa anda menyelesaikan tugas, tandakan tarikh di lajur Selesai. Ingatlah CTRL- ;
(kunci kawalan dan titik koma) segera memasuki tarikh semasa.
Langkah 15. Keutamaan Tonton berubah setiap hari
Berikut adalah keutamaan selama beberapa hari. Pada 13 Julai semua tugas adalah sebelum Meningkatkan tempoh, jadi mempunyai bilangan yang besar. Pada 20 Julai, keutamaan yang lebih tinggi (bilangan yang lebih kecil) muncul untuk empat tugas, termasuk Mow Lawn yang telah melanda Kerana Tarikh. Pada 21hb, keutamaan lebih tinggi kerana kita berada di Sambungan tempoh dan pada 23 Julai ia lebih tinggi kerana ia melebihi Sambungan tempoh. Membayar bil juga mengalami peningkatan pada 23 dan 25.
Petua
- Jangan ragu untuk menambah lebih banyak lajur - siapa yang memberikan tugas, kategori, dll.
- Pisahkan tugas besar menjadi tugas yang lebih kecil.
- Susun senarai tugas setiap hari jika perlu.
- Simpan fail Excel yang berasingan untuk keluarga / rumah dan tempat kerja.
- = JIKA (WEEKDAY (HARI INI (), 2)> 5, HARI INI () - (WEEKDAY (HARI INI (), 2) -5) +7, HARI INI () - (WEEKDAY (HARI INI (), 2) -5))
- Gunakan AutoFilter untuk memilih tugas yang perlu dilewati (Urgency = 1) atau tugas yang sangat penting (Kepentingan = "A")
- Baca artikel yang disenaraikan di bawah mengenai keutamaan dan pengurusan masa.
- Salin tugas berulang ke tab Templat, sehingga anda dapat mencari dan menyalinnya kembali dengan mudah.
- Jangan ragu untuk menukar mata yang diberikan untuk setiap bahagian keutamaan.
- Salah satu cara untuk memastikan tugas yang berulang sentiasa dikemas kini adalah memasukkannya di bawah lajur tarikh: (Contoh ini menggunakan hari Jumaat, yang "5" di sini.)
- Tambahkan format bersyarat pada tarikh jatuh tempo untuk menunjukkan bila ia terlambat.
- Mingguan, bulanan (atau mungkin dua kali ganda) mengira jumlah tugas yang diselesaikan dalam setiap tempoh. Ini mungkin satu-satunya maklum balas positif yang anda dapat semasa bekerja.
- Ini menjumpai tarikh "hari ini" (Isnin = 1, Sel = 2,… Matahari = 7) dan memeriksa untuk mengetahui sama ada lewat dari hari Jumaat. Jika ya, ia akan menambah tujuh pada hari Jumaat yang lalu, memberikan minggu depan pada hari Jumaat. Sekiranya tidak lewat dari hari Jumaat, ia hanya menunjukkan tarikh Jumaat untuk minggu ini.
- Dalam contoh ini, Isnin = 1, Selasa = 2, Rabu = 3, Khamis = 4, Jumaat = 5, Sabtu = 6, dan Ahad = 7.
- Untuk menukar formula ini agar berfungsi, katakanlah, Selasa, kita dapat melihat dengan melihat senarai di atas pada hari Selasa = 2, jadi tukar ketiga-tiga 5 dalam formula untuk 2s.
Amaran
- Daripada membawa fail Excel anda dengan anda sepanjang masa, gunakan Google Spreadsheet supaya fail anda sentiasa tersedia untuk anda.
- Simpan hamparan setiap beberapa sesi untuk pemulihan.
- Pengurusan masa sangat peribadi dan hamparan ini mungkin tidak sesuai dengan keperluan dan pilihan anda. Mungkin terasa mengganggu atau terlalu menuntut untuk dikunjungi setiap hari. Mungkin berfungsi untuk anda, tetapi bukan rakan anda atau sebaliknya.
- Keutamaan yang dikira bukan nombor ordinal. Menyelesaikan tugas keutamaan "1" tidak mengubah semua yang lain. Keutamaan boleh berkisar lebih dari seratus dan tidak semua nombor mungkin. Fokus biasanya pada keutamaan antara 1 dan 12.
- Jangan bimbang mempunyai terlalu banyak tugas - walaupun tugas selama dua bulan boleh menunggu di bahagian bawah senarai sehingga tarikh akhir mereka hampir tiba.
