E-mel perkongsian pengetahuan adalah e-mel yang direka untuk berkongsi maklumat, terutama di tempat kerja atau persekitaran profesional yang lain. Perkongsian pengetahuan adalah cara terbaik untuk menunjukkan kepada rakan sekerja anda bahawa anda mengambil berat tentang mereka dan ingin berkongsi apa yang anda tahu dengan mereka, dengan harapan ia dapat membantu mereka di masa hadapan. Ia juga dapat membantu mengeratkan hubungan profesional anda. Cubalah untuk menjadikan e-mel perkongsian pengetahuan anda seberapa jelas dan mudah dicerna. Ini akan memudahkan mereka memahami dan menyerap orang lain.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Menyusun E-mel Anda
Langkah 1. Nyatakan tujuan e-mel anda dengan jelas dan ringkas dalam baris subjek
Tulis baris subjek yang memberi penonton pratonton yang jelas mengenai apa yang diharapkan semasa mereka membuka e-mel anda. Usahakan panjang baris subjek menjadi kira-kira 7 perkataan.
- Sebagai contoh, jika anda ingin berkongsi pengetahuan yang anda peroleh semasa menghadiri persidangan pengekodan, anda boleh menjadikan tajuk topik seperti: "Key Takeaways dari Miami Coders Conference 2020."
- E-mel dengan baris subjek yang kabur atau terlalu panjang kemungkinan besar akan dibuka. Jauhkan dari baris subjek pendek dengan hanya 1-2 perkataan yang tidak menyatakan maksud e-mel dengan berkesan.
Petua: Sekiranya anda mahu orang membaca e-mel perkongsian pengetahuan anda dalam jangka masa tertentu, sertakan tarikh di baris subjek. Sebagai contoh, anda boleh meletakkan "Kemajuan Industri untuk Dibincangkan dalam Mesyuarat 2 Ogos."
Langkah 2. Mulakan e-mel dengan ucapan yang ditujukan kepada khalayak khusus anda
Fikirkan khalayak yang anda rencanakan untuk menghantar e-mel perkongsian pengetahuan anda dan pilih ucapan dengan tahap formaliti yang sesuai. Jadikan ucapan itu merangkumi semua orang yang akan menerima e-mel.
- Contohnya, jika anda menghantar e-mel kepada sekumpulan kecil pengaturcara yang anda bekerjasama dengan baik dan tahu dengan baik, anda boleh memulakan e-mel dengan sesuatu yang sangat santai dan mesra seperti: "Selamat petang, rakan-rakan penginjil ninja."
- Sekiranya anda menghantar e-mel perkongsian pengetahuan kepada pegawai atasan atau kumpulan yang mengandungi individu yang tidak anda kenali secara peribadi, anda mungkin memilih ucapan yang lebih formal seperti: "Anggota lembaga eksekutif yang dihormati," atau " Selamat pagi, pasukan pemasaran."
- Sekiranya anda berkongsi pengetahuan dengan hanya 1 atau 2 orang, anda boleh memanggil mereka dengan nama dalam ucapan e-mel anda.
- Sekiranya ragu-ragu, anda boleh menggunakan sesuatu yang umum seperti: "Helo, semua orang" atau "Selamat petang."
Langkah 3. Tulis beberapa latar belakang atau konteks ringkas di awal e-mel
Mulakan dengan perenggan pendek, tepat di bawah ucapan anda, yang menerangkan apa yang akan anda kongsi dalam e-mel anda. Ini akan memberi pembaca lebih banyak konteks mengenai apa yang hendak mereka baca daripada baris subjek.
Contohnya, jika anda berkongsi pembelajaran dari persidangan pengekodan, anda boleh menulis sesuatu seperti: “Minggu lalu, saya mendapat nasib baik untuk menghadiri edisi 2020 Ciders Miami Coders. Saya ingin berkongsi dengan anda beberapa perkara penting dari persidangan 2 hari, di mana kami belajar mengenai kecerdasan buatan dan tren pengekodan untuk tahun 2021. Saya berharap bahawa pengetahuan ini akan berguna dan menarik bagi anda seperti bagi saya."
Langkah 4. Pisahkan bahagian e-mel menjadi beberapa bahagian
Bahagikan perkara utama yang ingin anda kongsi menjadi bahagian yang padu, jadi lebih mudah diikuti dan dicerna. Letakkan tajuk di awal setiap bahagian maklumat untuk menjelaskan dengan jelas teks di bawah ini. Pecah bahagian panjang menjadi beberapa perenggan yang lebih pendek untuk membagi maklumat, dan bukannya membuang banyak maklumat ke dalam 1 blok teks panjang.
- Pastikan setiap perenggan anda mengandungi perkara yang berkaitan. Sekiranya anda memulakan pemikiran baru, mulailah menulis perenggan baru.
- Sebagai contoh, jika anda ingin berkongsi apa yang anda pelajari mengenai kecerdasan buatan dan tren pengekodan pada persidangan baru-baru ini yang anda hadiri, anda boleh menyusun e-mel anda seperti ini: tajuk bahagian yang berbunyi, "Kemas kini Industri Kecerdasan Buatan", kemudian tulis beberapa perenggan mengenai subjek, diikuti oleh tajuk bahagian lain yang mengatakan, "Coding Trends for 2021," diikuti oleh beberapa perenggan lagi.
Langkah 5. Selesaikan isi e-mel dengan perenggan ringkasan
Tulis perenggan pendek sebelum anda keluar yang mengulangi beberapa maklumat utama yang terdapat dalam e-mel anda. Biarkan pembaca anda mengetahui apa yang anda harapkan dari pengetahuan yang dikongsi dan sertakan item tindakan yang berkaitan.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan sesuatu seperti: "Seperti yang anda lihat, terdapat banyak perkembangan baru yang menarik dalam AI kerana berkaitan dengan pemasaran dan terdapat beberapa trend pengaturcaraan baru yang menarik untuk diperhatikan pada tahun 2021. Saya harap anda akan menggunakan maklumat ini untuk projek pembangunan kami dan memikirkan cara untuk meningkatkan produk kami pada tahun hadapan."
- Contoh item tindakan adalah seperti: “Mari merancang untuk berkongsi beberapa pemikiran kami mengenai semua maklumat ini dalam pertemuan pada hari Jumaat. Tolong bersiap dengan sekurang-kurangnya 1 mata untuk dibincangkan."
Langkah 6. Tamatkan e-mel anda dengan tanda keluar diikuti dengan nama dan tajuk anda
Pilih tandatangan yang ringkas dan mesra dengan tahap formaliti yang sesuai untuk khalayak anda. Sertakan nama dan tajuk anda pada akhirnya, supaya orang tahu dengan tepat dari mana e-mel yang baru mereka baca, yang sangat penting jika anda tidak mengenali semua ahli khalayak anda secara peribadi.
- Contoh tanda keluar biasa yang berfungsi untuk hampir semua e-mel adalah: "Terima kasih," "Salam," dan "Semua yang terbaik."
- Beberapa tanda rasmi yang lain adalah: "Hormat kami," dan "Hormat kami."
- Beberapa idea untuk penukaran yang lebih santai, yang mungkin anda gunakan untuk e-mel kepada orang untuk bekerja atau dilihat setiap hari, adalah: "Sampai jumpa esok," dan "Ceria."
- Sekiranya anda berkongsi pengetahuan di luar organisasi anda, sertakan juga nama organisasi anda setelah nama dan tajuk anda, supaya orang tahu dari mana anda menulisnya.
Kaedah 2 dari 2: Menjadikan E-mel Anda Mesra Pembaca
Langkah 1. Simpan e-mel anda sesingkat mungkin
Cuba sertakan semua maklumat yang ingin anda kongsi dalam sesedikit mungkin perkataan. Semakin lama e-mel anda, semakin kecil kemungkinan orang yang ingin anda kongsi pengetahuan anda membaca keseluruhannya.
- Sekiranya anda menulis mengenai topik yang sangat rumit, anda selalu boleh memasukkan pautan ke sumber atau lampiran luar untuk memberikan maklumat yang lebih terperinci. Dengan begitu, mereka yang berminat dengan apa yang anda kongsi dapat menyelami topik ini dengan lebih mendalam.
- Tidak ada peraturan yang tepat untuk berapa lama e-mel perkongsian pengetahuan, dan ini akan banyak bergantung pada jenis maklumat yang anda kongsi dan kerumitan subjek. Peraturan praktik yang baik adalah tidak menulis e-mel lebih lama daripada yang anda mahu baca sendiri.
Langkah 2. Sorot maklumat penting dengan titik peluru atau senarai bernombor
Ulangi maklumat penting dari perenggan teks anda dalam titik peluru atau senarai bernombor. Ini membantu mengulangi pengetahuan yang anda kongsi dan memberi pembaca sesuatu untuk melihat dengan cepat untuk mendapatkan beberapa perkara utama e-mel anda.
Sebagai contoh, anda boleh membuat senarai dengan judul seperti "5 Trend Pemasaran Teratas untuk 2021" dan menuliskan trend dari 1-5 dalam senarai bernombor di bawahnya. Pembaca dapat melihat tren dengan mudah, kemudian membaca teks e-mel anda jika mereka mahukan maklumat yang lebih mendalam
Langkah 3. Gunakan bahasa yang mudah dan senang difahami sebanyak mungkin
Elakkan menggunakan kata-kata besar dan jargon untuk menjelaskan perkara anda kecuali anda benar-benar perlu. Ini akan menjadikan e-mel anda lebih mudah dibaca dan difahami oleh khalayak yang lebih luas yang mungkin tidak begitu biasa dengan topik yang anda tulis seperti anda.
Pertimbangkan khalayak anda ketika anda memilih bahasa apa yang akan digunakan juga. Sekiranya anda menulis kepada sekelompok kecil pengaturcara, misalnya, anda mungkin boleh menggunakan lebih banyak istilah pengekodan dalam e-mel anda daripada jika anda menulis kepada khalayak yang pelbagai
Petua: Sekiranya anda benar-benar perlu menggunakan kata yang mungkin tidak diketahui oleh orang lain untuk menjelaskan sesuatu perkara, berikan definisi pada kali pertama anda menggunakan perkataan tersebut dalam kandungan e-mel anda.
Langkah 4. Tulis dengan nada profesional
Bersikap sopan, gunakan tatabahasa dan tanda baca yang betul, dan pilih kata-kata anda dengan teliti. Elakkan menulis dengan nada santai dan jangan menggunakan bahasa gaul atau tidak profesional. Ini akan membantu anda tampil sebagai profesional dan berpengetahuan dalam subjek yang anda kongsi maklumat.
- Contohnya, jangan menulis perkataan dalam huruf besar dan gunakan tanda seru dengan lebih berhati-hati, jadi anda tidak akan terserempak seperti anda berteriak kepada khalayak anda.
- Jangan gunakan perkataan atau frasa slanga seperti "yo", "apa yang ada" atau "yall" untuk menamakan beberapa.
Langkah 5. Berpegang pada fon, watak, dan format e-mel standard
Jangan gunakan fon atau watak khas yang tidak dimiliki oleh beberapa sistem. Gunakan fon sistem standard yang terdapat di dalam pelayan e-mel anda, gunakan watak yang terdapat pada papan kekunci standard, dan jangan main-main dengan format lalai e-mel anda.
Ini akan memastikan bahawa hampir semua orang yang menerima e-mel anda di komputer lain atau melalui pelayan e-mel yang berbeza akan melihat dengan tepat apa yang anda lihat semasa anda menulis e-mel anda
Petua
- Sentiasa pertimbangkan khalayak anda semasa anda menulis e-mel perkongsian pengetahuan. Ini akan membantu anda menentukan tahap formaliti, nada, dan bahasa apa yang akan digunakan.
- Pastikan bahawa anda menghantar e-mel perkongsian pengetahuan kepada orang-orang yang akan mendapat banyak manfaat darinya. Sebagai contoh, seorang pengaturcara mungkin tidak berminat dengan trend dan perkembangan industri pemasaran, tetapi seseorang dalam perkhidmatan pelanggan mungkin.
- Sebelum anda menulis e-mel perkongsian pengetahuan, tanyakan pada diri anda apakah itu kaedah terbaik untuk berkongsi maklumat. Dalam beberapa kes, anda mungkin memutuskan bahawa perjumpaan secara langsung atau persidangan video akan lebih berkesan.
- Buat garis besar perkara yang ingin anda kongsi sebelum anda menulis e-mel anda. Contohnya, jika anda ingin berkongsi beberapa teknik pemasaran yang anda pelajari dalam webinar yang anda kunjungi, anda mungkin menuliskan perkara-perkara utama seperti "teknik SEO baru", "strategi pemasaran e-mel" dan "amalan terbaik pemasaran kandungan."
Amaran
- Pastikan bahasa yang anda gunakan dalam e-mel anda dapat difahami oleh semua orang di khalayak anda. Contohnya, jangan gunakan banyak istilah pengaturcaraan jika anda menulis kepada seluruh syarikat anda.
- Sentiasa periksa dan eja periksa e-mel anda sebelum anda menghantarnya. Sekiranya e-mel anda mengandungi kesilapan, anda tidak akan menemui sumber pengetahuan yang boleh dipercayai.
