Pengarkiban dan AutoArchive adalah ciri dalam Microsoft Outlook 2007 yang membolehkan anda memindahkan item lama ke lokasi arkib pada selang waktu yang dijadualkan. Secara lalai, Outlook 2007 mengarkibkan item secara automatik setiap 14 hari, tetapi anda boleh memilih untuk mengarkibkan item secara manual, atau menyesuaikan AutoArchive agar item diarkibkan mengikut jadual yang anda tentukan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Mengarkibkan Fail Secara Manual
Langkah 1. Klik "Fail" di bahagian atas sesi Outlook 2007 anda dan pilih "Arkib
” Ini akan membuka kotak dialog Arkib.
Langkah 2. Pilih butang radio di sebelah "Arkibkan folder ini dan semua subfolder
”
Langkah 3. Klik pada menu lungsur di sebelah "Arkib item yang lebih tua dari," dan pilih tarikh pilihan anda
Semua item yang lebih tua dari tarikh yang dipilih akan diarkibkan.
Langkah 4. Klik "Browse", kemudian pilih di mana anda mahu folder Arkib disimpan di komputer anda
Langkah 5. Klik “OK
” Semua item di Outlook yang lebih tua dari tarikh yang ditentukan sekarang akan diarkibkan.
Kaedah 2 dari 2: Menyesuaikan AutoArchive
Langkah 1. Klik "Alat" di bahagian atas sesi Outlook 2007 anda dan pilih "Pilihan
” Ini akan membuka kotak dialog Pilihan.
Langkah 2. Klik pada tab "Lain", kemudian klik pada "AutoArchive
”
Langkah 3. Letakkan tanda semak di sebelah "Jalankan AutoArchive setiap", kemudian pilih seberapa kerap anda mahu item diarkibkan secara automatik dari menu lungsur
Secara lalai, Outlook 2007 mengimbas item lama setiap 14 hari.
Langkah 4. Letakkan tanda semak di sebelah satu atau lebih pilihan berikut berdasarkan pilihan peribadi anda:
- Prompt sebelum AutoArchive dijalankan: Fitur ini memaparkan mesej peringatan sebelum mengarkibkan item secara automatik, dan memberi anda pilihan untuk membatalkan sesi AutoArchive tersebut.
- Hapus item yang telah tamat tempoh: Fitur ini membolehkan Outlook untuk menghapus item secara automatik apabila tempoh penuaan mereka telah tamat.
- Arkibkan atau hapus item lama: Pilihan ini membolehkan anda mengarkibkan atau menghapus item terpilih apabila tempoh penuaan mereka telah tamat.
- Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder: Bila diaktifkan, fitur ini memaparkan folder Arkib di panel navigasi kiri Outlook sehingga anda dapat dengan mudah mengakses item yang diarkibkan.
- Bersihkan item yang lebih tua daripada: Tetapan ini membolehkan anda memilih bila anda mahu item diarkibkan berdasarkan usia. Anda boleh memilih untuk mengarkibkan semua item yang berumur antara satu hari hingga 60 bulan.
- Pindahkan item lama ke: Ciri ini membolehkan anda memilih lokasi di komputer yang anda ingin menyimpan item yang diarkibkan.
- Padam item secara kekal: Apabila diaktifkan, pilihan ini akan memadamkan item lama secara automatik tanpa mengarkibkannya.
Langkah 5. Klik “OK
” Tetapan AutoArchive baru anda sekarang akan disimpan dan diaktifkan.
