Pengarkiban adalah penyimpanan atau pemeliharaan maklumat. Organisasi menukar dokumen kertas menjadi digital setiap hari, untuk meningkatkan jangka hayat dokumen. Itu, ditambah dengan sejumlah besar data yang dihasilkan oleh komputer hari ini, bermaksud bahawa pengarkiban dokumen hanya akan bertambah penting. Sekiranya anda tahu cara mengarkibkan dokumen, anda boleh mengosongkan ruang supaya komputer anda mengendalikan dokumen semasa dengan lebih berkesan.
Langkah-langkah
Langkah 1. Arkibkan dokumen dalam fail zip
Sangat membantu dengan fail penting, tetapi jarang diperlukan, fail zip mengurangkan ruang yang diambil oleh dokumen pada cakera keras anda.
- Cukup sorot fail yang ingin anda ubah ke format zip.
- Klik kanan dengan tetikus anda dan kemudian pilih "Kirim ke."
- Anda mahu menghantar fail ke folder "Mampat (zip)."
- Periksa bahawa fail memang ada dengan mengklik dua kali pada folder zip. Sekiranya ada, anda boleh memadam fail asalnya.
Langkah 2. Pindahkan dokumen anda ke media penyimpanan yang berasingan
Pilihan yang popular untuk pengarkiban digital adalah pemacu pita luaran, pemacu keras luaran atau pemacu ibu jari.
Langkah 3. Sandarkan dokumen ke CD atau DVD jika anda mempunyai perakam CD atau DVD
Sandaran adalah kaedah pengarkiban yang lain, walaupun anda mungkin mengetahui kaedah ini dengan nama lain - membakar cakera. Sebagai contoh, Windows menggunakan Sistem Fail Langsung dan format yang dikuasai (lebih baik untuk keserasian pada peranti lain) untuk menyalin fail ke CD atau DVD.
- Masukkan CD atau DVD yang boleh ditulis ke dalam perakam CD atau DVD komputer anda untuk Sistem Fail Langsung.
- Apabila kotak dialog muncul, klik "Bakar fail ke cakera data."
- Namakan cakera, kemudian klik "Seterusnya."
- Tunggu folder kosong sehingga cakera muncul. Ini bermaksud cakera diformat dan siap untuk menyalin fail.
- Buka folder dengan dokumen yang ingin anda arkibkan dan seret fail ke folder cakera kosong.
- Untuk format Mastered, masukkan CD atau DVD yang boleh ditulis ke dalam perakam CD atau DVD komputer.
- Apabila kotak dialog muncul, klik "Bakar fail ke cakera data."
- Namakan cakera dan klik "Tunjukkan pilihan pemformatan."
- Pilih "Dikuasai" dan klik "Seterusnya."
- Tunggu folder kosong sehingga cakera muncul. Ini bermaksud cakera diformat dan siap untuk menyalin fail.
- Buka folder dengan dokumen yang ingin anda arkibkan dan seret fail ini ke folder cakera kosong.
Langkah 4. Hantar dokumen ke penyimpanan di luar lokasi
- Selain berfungsi sebagai lokasi untuk fail yang diarkibkan, lokasi penyimpanan di luar yang selamat melindungi data dari bencana seperti kebakaran dan kegagalan cakera keras.
- Dengan begitu banyak syarikat yang menawarkan perkhidmatan ini, anda mesti menghubungi syarikat secara langsung untuk mengetahui bagaimana mereka beroperasi dan jaminan apa yang termasuk dalam pengarkiban dokumen di luar lokasi.
Langkah 5. Gunakan perisian untuk pengarkiban digital
- Salah satu kaedah yang paling terkenal untuk mengekalkan rupa dan nuansa dokumen adalah dengan membuat fail PDF. Ditawarkan oleh Adobe, perisian ini - - dikenali sebagai Adobe Acrobat - - memudahkan untuk menukar dokumen ke format PDF dari pelbagai program perisian. Terdapat juga beberapa program percuma yang akan membuat fail-fail ini.
- Kenyataan bahawa spesifikasi bersifat umum bermaksud versi perisian Adobe yang akan datang dapat membaca versi dokumen yang lebih awal.
- Selain itu, Pembaca PDF boleh didapati sebagai muat turun percuma dari laman web Adobe.
Langkah 6. Ikuti perkembangan teknologi untuk mengarkibkan dokumen
Dengan perkembangan teknologi yang pesat, apa yang berlaku hari ini mungkin akan usang esok. Ini boleh menjadi masalah semasa memindahkan fail yang diarkibkan ke sistem baru.
Petua
- Katalog fail yang diarkibkan supaya anda atau orang lain dapat mencari fail yang diperlukan dari masa ke masa. Ini semudah menamakan fail atau folder dengan nama kandungan dan tarikh fail dimasukkan. Contohnya, jika anda mengarkibkan rekod perniagaan, anda mungkin menamakan satu folder "Fail perniagaan suku pertama 1997." Dalam sistem yang lebih besar, arkib kemungkinan besar menggunakan metadata untuk tujuan pengkatalogan.
- Alasan lain untuk mengarkibkan fail adalah kerana kadang-kadang terdapat keperluan undang-undang yang memerlukan penjimatan maklumat.
Amaran
- Data multimedia sering dihubungkan dengan perkakasan atau perisian tertentu dan mungkin tidak dapat diakses di luar sistem proprietari.
- Satu bahaya adalah risiko kerosakan fail. Pastikan anda menggunakan sistem yang diuji dengan baik untuk menyandarkan maklumat anda.
- Tidak mempunyai sistem untuk mengarkibkan dokumen boleh menyebabkan kehilangan fail yang tidak disengajakan, terutama jika fail tersebut dihapus secara tidak sengaja.
