Sekiranya anda kehabisan ruang dalam e-mel IBM Notes anda, tetapi tidak bersedia untuk menghapuskan e-mel, pertimbangkan untuk mengarkibkannya. Mengarkibkan e-mel bermaksud menyalin mesej ke lokasi lain di komputer anda. Mempelajari cara mengarkibkan Nota IBM untuk mengosongkan ruang dalam akaun anda sambil menyimpan e-mel asal. Ia juga membantu komputer dan perisian anda berjalan dengan prestasi terbaik.
Langkah-langkah
Langkah 1. Hadkan saiz fail mel anda
Pastikan saiz fail mel anda tidak sampai 500MB. (Beberapa organisasi mungkin memerlukan had yang lebih ketat, seperti 200MB.)
- Periksa ukuran data anda dengan pergi ke Fail, Pangkalan Data, Properties. Di Lotus 8, pergi ke Fail, Aplikasi, Properties.
- Klik tab "i". Nombor selepas "Space Disk" adalah berapa banyak data yang anda ada pada IBM Notes.
Langkah 2. Ketahui tetapan yang telah ditentukan oleh organisasi anda
Sekiranya anda menggunakan IBM Notes untuk sekolah atau tempat kerja, mungkin sudah ada tetapan arkib. Ini membantu organisasi mengawal jumlah e-mel setiap pengguna, serta prestasi umum komputer dalam organisasi. Sekiranya tetapan arkib telah dibuat, berbincanglah dengan kakitangan sistem teknikal anda untuk melihat apakah ia dapat diubah.
Langkah 3. Tentukan tetapan arkib yang anda mahukan
Anda boleh mengarkibkan semua e-mel IBM Notes atau memilih yang tertentu. Anda juga perlu memutuskan seberapa kerap anda mahu IBM Notes diarkibkan.
- Buka aplikasi yang sesuai (Surat).
- Pergi ke Tindakan, Arkib, Tetapan.
- Pergi ke tab Kriteria dan pastikan "Lalai untuk terakhir diubah" dipilih.
- Klik "ok" untuk menyimpan perubahan.
- Pastikan Kriteria diaktifkan.
Langkah 4. Jadualkan arkib automatik
Penjadualan arkib automatik memastikan bahawa anda mengarkibkan secara berkala dan konsisten. Ia juga menjimatkan masa anda.
- Buka aplikasi yang sesuai (Surat).
- Pergi ke Tindakan, Arkib, Tetapan.
- Pergi ke tab Jadual. Pastikan "Jadual pengarkiban" dipilih.
- Pilih waktu dan hari yang sesuai yang anda mahukan komputer anda mengarkibkan fail anda.
Langkah 5. Arkibkan Catatan IBM secara manual
Walaupun anda menjadualkan pengarkiban automatik, anda masih boleh mengarkibkan secara manual pada bila-bila masa.
- Buka aplikasi yang sesuai (Surat).
- Buka surat atau folder yang ingin anda arkibkan.
- Pergi ke Tindakan, Arkib, Arkib Sekarang.
- Klik Ya untuk mengarkibkan mengikut tetapan yang telah anda tetapkan.
Langkah 6. Arkibkan menggunakan kaedah seret dan lepas
Ini hanyalah cara lain untuk mengarkibkan IBM Notes secara manual.
- Buka aplikasi yang sesuai (Surat).
- Buka surat atau folder yang ingin anda arkibkan.
- Pilih mesej yang sesuai.
- Seret mesej ke arkib yang diperlukan di panel Navigasi anda.
Langkah 7. Lihat mesej yang diarkibkan
Walaupun anda telah mengarkibkan e-mel, anda mungkin masih perlu mengaksesnya dari semasa ke semasa. Fail arkib anda akan meniru folder yang telah anda siapkan dalam akaun IBM Notes anda. Semuanya akan tetap teratur seperti yang anda rancangkan.
- Buka aplikasi yang sesuai (Surat).
- Klik Arkibkan di panel Navigasi anda.
- Pilih arkib yang sesuai (iaitu, Default for Last Modified).
Petua
- Sandarkan e-mel penting. Sekiranya anda mempunyai e-mel penting dalam Catatan IBM, pastikan anda menyalinnya ke lokasi lain, seperti CD atau DVD. Ini memberi anda salinan tambahan sekiranya berlaku sesuatu pada pelayan atau salinan yang disimpan di komputer peribadi anda.
- Padamkan mesej lama dan tidak perlu, terutamanya jika mengandungi lampiran. Ini juga akan membantu mengurangkan ukuran data anda dan membantu prestasi komputer anda.
