Catatan pendua dapat muncul jika anda mempunyai banyak orang memasukkan data ke dalam pangkalan data tanpa cukup perlindungan. Menggabungkan beberapa pangkalan data juga boleh menyebabkan pendua. Access menyediakan alat pertanyaan untuk mencari pendua dalam pangkalan data anda. Anda kemudian boleh membuang atau menggabungkannya, menjadikan pangkalan data anda lebih mudah dibaca dan lebih berkesan.
Langkah-langkah
Langkah 1. Ketahui apa yang menjadikan data "pendua"
Data pendua tidak bermaksud semua bidang sama. Sebagai contoh, pelanggan yang dimasukkan ke dalam pangkalan data dua kali mungkin mempunyai dua ID yang berbeza dan ejaan yang mungkin berbeza. Sebaliknya, jika namanya umum, ia boleh menjadi dua pelanggan yang berbeza. Anda perlu membandingkan data yang ada dan periksa setiap hasil dengan teliti untuk menentukan apa yang tidak dan bukan pendua.
Langkah 2. Sandarkan pangkalan data anda
Anda disyorkan untuk membuat sandaran baru sebelum membuat perubahan besar. Dengan cara ini anda dapat memulihkan pangkalan data jika anda tidak sengaja memasukkan entri yang salah.
- Klik menu Fail dan pilih "Simpan Sebagai" atau "Simpan & Terbitkan".
- Klik "Pangkalan Data Sandaran" di bahagian Lanjutan. Ikuti arahan untuk membuat sandaran pangkalan data anda.
Langkah 3. Maklumkan kepada pengguna lain bahawa anda akan membuat perubahan
Untuk mengelakkan konflik data, cobalah untuk memastikan bahawa tidak ada pengguna lain yang akan menambahkan data ke pangkalan data. Ini tidak diperlukan, tetapi boleh menjimatkan sakit kepala nanti sekiranya ada yang tidak kena.
Tetapkan pangkalan data anda ke mod Eksklusif jika anda boleh. Ini akan mengelakkan perubahan dibuat oleh pengguna lain. Klik menu Fail dan pilih "Pilihan", kemudian pilih "Tetapan Pelanggan". Di bahagian "Mod terbuka lalai", pilih "Eksklusif". Sekiranya anda tidak mempunyai banyak orang menggunakan pangkalan data, secara amnya anda tidak perlu risau tentang perkara ini
Langkah 4. Buka Wizard Pertanyaan
Alat Pertanyaan dapat mencari entri yang mengandungi kandungan pendua. Proses untuk memulakan wizard berbeza-beza bergantung pada versi Access yang anda gunakan:
- 2013/2010 - Klik tab "Buat" dan kemudian klik "Wizard Pertanyaan".
- 2007 - Klik tab "Masukkan" atau "Buat" dan pilih "Query Wizard".
- 2003 - Buka tetingkap Pangkalan Data dan pilih tab "Pertanyaan". Klik butang "Baru".
Langkah 5. Pilih "Find Duplicates Query Wizard"
Pertanyaan ini membandingkan medan untuk mencari entri pendua.
Langkah 6. Pilih jadual yang ingin anda cari
Semua jadual dalam pangkalan data anda akan disenaraikan. Pilih jadual yang ingin anda periksa pendua.
Untuk pemeriksaan pendua yang paling, anda mesti memilih paparan "Jadual"
Langkah 7. Pilih bidang yang anda fikir mengandungi pendua
Pilih semua medan yang ingin anda bandingkan untuk data pendua. Sertakan bidang yang cukup untuk membuat penilaian. Pendua hanya dikembalikan jika bidang sesuai dengan watak untuk watak. Anda boleh menggunakan ungkapan untuk mencari padanan separa.
- Elakkan menggunakan medan umum. Elakkan menggunakan medan seperti tarikh atau lokasi untuk mengurangkan kekacauan ketika membandingkan entri.
- Tanpa medan yang cukup untuk membuat perbezaan antara rekod, atau dengan medan yang terlalu umum, anda akan mendapat banyak hasil pendua.
Langkah 8. Pilih medan tambahan untuk dilihat
Satu atau dua medan tambahan dapat membantu anda menentukan sama ada data itu benar-benar pendua. Sebagai contoh, medan ID Pesanan akan membantu anda menentukan sama ada nama yang sama dua kali adalah entri yang berasingan. Sertakan sekurang-kurangnya satu bidang untuk membantu membuat perbezaan ini dan mencegah kehilangan data secara tidak sengaja.
Langkah 9. Buat pertanyaan
Anda akan diminta memberikan nama pertanyaan. Klik "Selesai" untuk melihat hasilnya.
Langkah 10. Kaji keputusan anda dengan teliti
Sebilangan pendua berpotensi berdasarkan kriteria anda akan ditunjukkan. Teliti setiap hasilnya dan gunakan pengetahuan yang anda ada mengenai syarikat anda untuk menentukan sama ada entri itu adalah pendua. Pastikan bahawa rekod adalah pendua sebelum anda membuangnya.
Sekiranya anda tidak dapat membuat keputusan, buat semula pertanyaan dengan medan tambahan untuk membantu anda membuat keputusan
Langkah 11. Padamkan catatan pendua
Klik kanan pada lajur kiri dan pilih "Delete Record" untuk membuang pendua. Anda boleh memilih beberapa rekod untuk menghapusnya sekaligus.
- Anda mungkin ingin menggabungkan beberapa data dari salah satu rekod pendua ke dalam rekod yang anda rencanakan untuk disimpan.
- Pastikan untuk tidak menghapus semua rekod yang muncul di senarai hasil pendua, atau anda tidak akan mempunyai catatan asal.
