Menulis e-mel agak mudah, tetapi ada format umum yang harus anda ingat. Juga perhatikan perbezaan antara e-mel tidak rasmi dan rasmi. Inilah yang perlu anda ketahui.
Cara Menulis Tayangan Tayangan E-mel Terbaik
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 5: Keperluan E-mel
Langkah 1. Sediakan alamat e-mel
Sekiranya anda belum mempunyai alamat e-mel, anda perlu mendaftar dengan penyedia e-mel sebelum meneruskan. Syukurlah, terdapat banyak penyedia e-mel berasaskan web percuma yang anda boleh dapatkan alamat e-mel percuma tanpa sebarang kos. Beberapa yang paling popular termasuk:
- Gmail
- Hotmail
- Mel Yahoo
Langkah 2. Klik "Karang" atau "Baru
"Sebelum anda dapat menulis e-mel, anda perlu membuka kotak pesanan kosong yang baru untuk memasukkan e-mel anda. Kaedah yang tepat berbeza-beza bergantung pada perkhidmatan yang anda gunakan, tetapi biasanya akan ada butang ke arah atas halaman dengan label seperti "Tulis," "Baru" atau "Mesej Baru."
Sekiranya anda tidak pasti bagaimana membuat mesej baru, periksa halaman bantuan untuk perkhidmatan e-mel anda untuk mengetahui lebih lanjut mengenainya dengan lebih terperinci
Langkah 3. Senaraikan alamat e-mel penerima
Anda tidak perlu menyenaraikan alamat e-mel anda sendiri, tetapi anda perlu menentukan alamat e-mel orang atau orang yang anda ingin hantarkan e-mel tersebut.
- Ruang biasanya cukup untuk memisahkan beberapa alamat e-mel, tetapi beberapa perkhidmatan meminta anda memisahkan beberapa alamat dengan koma atau bentuk tanda baca yang lain. Sekiranya ini berlaku, arahan ini harus ditentukan oleh penyedia e-mel khusus anda.
- Taipkan alamat e-mel penerima utama atau penerima di medan "Kepada:". Penerima utama biasanya merujuk kepada sesiapa sahaja yang dimaksudkan atau diarahkan oleh e-mel dalam badan e-mel tersebut.
- Taipkan alamat e-mel lain di medan "CC:". Ini adalah bidang "salin". Penerima harus disenaraikan dalam bidang "CC:" jika e-mel tidak menyebutnya secara langsung tetapi merujuk kepada sesuatu yang harus diketahui oleh individu.
- Gunakan bidang "BCC:" untuk menyembunyikan alamat e-mel. Sekiranya anda tidak mahu penerima e-mel melihat senarai alamat e-mel yang dihantar, anda harus memasukkan alamat e-mel tersebut di medan "buta salinan".
Langkah 4. Sertakan subjek yang bermaklumat
Setiap perkhidmatan e-mel akan membolehkan anda mengetik subjek atau tajuk untuk e-mel anda di kotak "Subjek".
-
Subjeknya harus ringkas, tetapi juga harus memberi idea kepada penerima tentang apa itu e-mel.
- Sebagai contoh, e-mel biasa kepada rakan hanya boleh menyebut "Ada Apa?" Sekiranya anda menghantar e-mel dengan soalan mengenai tugas, baris subjek mungkin membaca sesuatu seperti "kerja rumah Matematik."
- Begitu juga, pertanyaan kepada penyelia atau profesor dapat dilabeli dengan baris subjek seperti "Pertanyaan" atau "Pertanyaan tentang …" diikuti dengan label singkat yang menjelaskan topik yang dimaksud.
- Perhatikan bahawa mesej tanpa subjek akan muncul di peti masuk penerima dengan label "(tidak ada subjek)."
Langkah 5. Tuliskan isi e-mel anda
Isi e-mel anda hendaklah ditulis dalam kotak teks besar di bawah baris subjek.
- Kandungan setiap e-mel biasanya termasuk memberi salam, pesan, dan penutup.
- Sifat e-mel cepat, jadi anda biasanya harus memastikan panjang mesej anda cukup pendek.
Langkah 6. Tekan butang "Hantar"
Setelah selesai menaip e-mel anda, tinjau e-mel tersebut untuk mengesahkan bahawa tidak ada kesalahan ejaan atau tatabahasa dan mesej tersebut dengan jelas menangani perkara yang ingin anda kemukakan. Sekiranya e-mel sudah siap, tekan butang "Kirim" pada kotak mesej untuk menghantarnya kepada penerima yang disenaraikan.
Bahagian 2 dari 5: Menulis E-mel Mesra
Langkah 1. Ketahui bila e-mel mesra sesuai
E-mel mesra harus disediakan untuk orang yang disayangi, termasuk rakan, keluarga, dan pasangan romantis. Sekiranya mesej itu bersifat biasa dan anda menghantarnya kepada seseorang yang anda gunakan secara tidak rasmi, anda boleh menghantar e-mel mesra.
Satu-satunya masa anda tidak akan menghantar e-mel mesra kepada keluarga atau rakan adalah jika anda menghantar e-mel berkelompok yang bersifat rasmi, seperti permohonan sumbangan atau iklan penjualan. Oleh kerana e-mel ini mungkin akan dihantar kepada orang-orang yang tidak biasa dengan anda, anda juga mesti mengarahkan e-mel tersebut kepada mereka
Langkah 2. Biarkan baris subjek tetap santai
Garis subjek tidak begitu penting, tetapi masih merupakan idea yang baik untuk memasukkan subjek. Pastikan ia pendek, manis, dan tepat.
- Sekiranya anda hanya menulis e-mel untuk menghubungi rakan, anda boleh memasukkan baris subjek lucu atau satu yang sederhana seperti "Lama tidak berjumpa!"
- Sekiranya anda menulis dengan tujuan, nyatakan maksudnya. Contohnya, jika anda memutuskan untuk menulis e-mel mengenai lawatan kumpulan, labelkan e-mel itu dengan subjek yang secara khusus menyebutkan jalan keluar itu.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk memanggil penerima dengan nama
Untuk e-mel yang mesra, ini tidak semestinya diperlukan, tetapi masih merupakan cara yang sopan untuk memulakan isi mesej anda.
-
Salam anda semudah menyatakan nama orang itu:
Bob,
-
Sebagai alternatif, anda juga boleh memasukkan ucapan mesra dengan nama itu:
- "Hei Bob!"
- "Hai Bob,"
- "Pagi Bob!"
Langkah 4. Tuliskan mesej anda dengan jelas, tetapi bahasa anda tetap santai
Kandungan mesej anda mestilah mudah difahami, tetapi nada mestilah tidak formal dan percakapan.
- Baca e-mel anda dan tanyakan pada diri anda sama ada kandungan e-mel itu seperti cara anda bercakap secara peribadi. Sekiranya demikian, anda telah memperoleh nada yang baik untuk e-mel yang mesra.
- Gunakan pengecutan. Kontraksi bukan merupakan sebahagian daripada penulisan formal, tetapi merupakan bahagian biasa dalam perbualan sehari-hari, menjadikannya sesuai untuk e-mel yang mesra.
- Jangan ragu untuk menggunakan slanga. Sekiranya dikehendaki, anda boleh memasukkan slanga Internet: "thx" bukan "terima kasih," "4" dan bukan "untuk," "l8r" dan bukan "kemudian", dll.
- Gunakan juga emotikon apabila sesuai.:)
Langkah 5. Pertimbangkan untuk menandatangani nama anda
Seperti memberi salam, penutupan atau tandatangan tidak semestinya diperlukan untuk e-mel yang mesra, tetapi boleh menjadi cara yang baik untuk menamatkan mesej.
-
Penutupan anda semudah nama anda:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Anda juga boleh menjadi lebih kreatif dengan penutup:
- "Nanti! Jen"
- "E-mel ini akan merosakkan diri sendiri dalam 3… 2… 1…"
Bahagian 3 dari 5: Menulis E-mel Formal
Langkah 1. Fahami bila e-mel rasmi diperlukan
Anda harus menggunakan e-mel rasmi semasa anda menulis seseorang yang tidak biasa anda gunakan. Ini termasuk, antara lain, penyelia, rakan sekerja, pelanggan dan pelanggan, tenaga pengajar, dan pegawai masyarakat atau politik.
-
Perhatikan bahawa anda mungkin mendapati bahawa e-mel rasmi yang ketat tidak diperlukan dengan seseorang yang termasuk dalam salah satu kategori ini setelah anda menjalin hubungan kerja dengan orang itu. Apabila e-mel "formal" menjadi terlalu kaku, anda harus menulis e-mel "semi-formal".
- Nada mesej anda boleh menjadi lebih banyak percakapan tetapi anda harus menjauhi Internet.
- Anda masih harus memasukkan tandatangan anda, tetapi anda mungkin tidak perlu memberikan semua maklumat hubungan anda di bawah nama anda.
Langkah 2. Sertakan subjek yang bermaklumat
Subjek harus ringkas tetapi tepat. Segera perhatikan perkara yang dihadapi.
-
Contoh:
- "Soalan esei" (semasa menulis e-mel kepada profesor yang meminta maklumat mengenai tugasan esei)
- "Permohonan Iklan Pekerjaan Pengurusan" (semasa menghantar e-mel sebagai tindak balas kepada iklan pekerjaan)
- "Masalah dengan Bahagian # 00000" (ketika mengetik e-mel untuk meminta perkhidmatan pelanggan atau melaporkan masalah teknikal)
Langkah 3. Taipkan salam rasmi
Sambutan rasmi harus merangkumi kata "Sayang" diikuti dengan nama penerima. Gunakan nama belakang penerima dan tajuk yang sesuai, dan ikuti salam dengan tanda titik dua.
-
Contoh:
- "Tuan Smith yang terhormat:"
- "Cik Jones:"
- "Dr. Evans yang dihormati:"
Langkah 4. Pastikan isi e-mel anda ringkas dan tepat
Hadkan kandungan e-mel anda kepada beberapa perenggan yang secara langsung menangani subjek e-mel anda. Gunakan bahasa formal dan pastikan ejaan dan tatabahasa anda tepat.
- Elakkan penggunaan kontraksi.
- Jangan gunakan slang Internet atau emotikon.
Langkah 5. Sertakan penutup yang sesuai
Penutupan yang paling biasa adalah "Ikhlas", tetapi ada beberapa yang lain yang boleh berfungsi juga. Pastikan penutupan sopan dan ikuti dengan koma.
-
Penutupan lain yang mungkin termasuk:
- Salam
- Dengan setia
- Selamat sejahtera
- Terima kasih
- Salam sejahtera
Langkah 6. Berikan maklumat hubungan dalam tandatangan anda, jika sesuai
Sertakan nama penuh anda di bawah penutup e-mel anda. Di bawah nama anda, anda mungkin ingin memasukkan tajuk rasmi anda dan sebarang maklumat hubungan yang berguna.
- Gelaran anda, jika anda mempunyai satu, harus merangkumi kedudukan anda dan nama syarikat atau institusi tempat anda menjadi sebahagian.
- Minimumkan nombor telefon, nombor faks, dan alamat e-mel anda. Anda juga boleh memasukkan alamat surat-menyurat dan URL laman web anda.
Bahagian 4 dari 5: Jenis E-mel Mesra Khusus
Langkah 1. Tulis e-mel kepada rakan yang berpindah.
Sekiranya rakan, saudara, atau orang yang dikasihi baru-baru ini berpindah ke lokasi baru, tulis e-mel untuk mendaftar masuk dengan bertanya tentang bagaimana perjalanan itu berlaku, bagaimana keadaan persekitaran baru, dan sebagainya.
Langkah 2. Hantarkan e-mel mesra kepada rakan yang tidak pernah memberi anda alamat e-mel
Sekiranya anda mendapat alamat e-mel rakan biasa dari pihak ketiga, adalah mustahak anda menggunakan e-mel anda untuk mengesahkan bahawa alamatnya betul dan anda dengan cepat menjelaskan siapa anda.
Langkah 3. Ketahui cara menulis e-mel kepada lelaki.
Sekiranya anda seorang gadis menulis e-mel kepada lelaki untuk pertama kalinya, anda mungkin merasa sedikit tidak perlu. Perkara ini berlaku terutamanya jika lelaki yang anda kirimi surat itu berpotensi menjadi bahan penghancur. Cuba tulis e-mel yang kelihatan santai tetapi cerdas dan ringkas.
Walaupun ini merupakan langkah yang cukup berisiko, anda juga boleh menggunakan e-mel untuk memberitahu lelaki yang anda suka kepadanya
Langkah 4. Fahami cara menulis e-mel kepada seorang gadis.
Sekiranya anda seorang lelaki menulis e-mel kepada seorang gadis untuk pertama kalinya, tugas itu mungkin kelihatan sangat menakutkan. Tetap tenang dan tuliskan mesej yang santai dan disatukan.
Langkah 5. Tulis e-mel yang menggoda
Sekiranya anda ingin menjadi comel dan suka bermain dengan penerima e-mel anda, gunakan bahasa yang sama seperti yang anda gunakan untuk menggoda orang itu. Emoticon dan "pelukan dan ciuman" (xoxo) juga berguna.
Begitu juga, tulis e-mel genit kepada seseorang di laman web temu janji. Walau bagaimanapun, untuk e-mel seperti ini, anda perlu bersikap ramah dan bermaklumat sehingga penerima mendapat idea yang baik tentang siapa anda
Langkah 6. Tulis e-mel cinta
Pada zaman digital ini, e-mel cinta boleh dilihat sebagai setara dengan surat cinta. Sekiranya pasangan romantis anda tiada dan anda ingin menghantar nota ringkas yang menyatakan cinta anda, e-mel adalah cara terpantas untuk melakukannya.
Bahagian 5 dari 5: Jenis E-mel Formal Khusus
Langkah 1. Memohon pekerjaan melalui e-mel
Semasa menghantar resume dan permohonan pekerjaan anda melalui e-mel, anda perlu menjelaskan pekerjaan yang anda lamar, mengapa anda menginginkannya, dan kelayakan apa yang anda miliki yang menjadikan anda sangat sesuai untuk pekerjaan tersebut. Anda juga harus memasukkan resume anda sebagai lampiran.
- Begitu juga, anda juga boleh menulis e-mel yang memohon untuk magang. Terangkan jenis latihan yang anda cari dan bagaimana ia dapat membantu anda mencapai matlamat kerjaya anda. Berikan juga alasan mengapa anda harus dipilih untuk magang.
- Hantarkan e-mel susulan jika anda belum menerima balasan mengenai kedudukan yang anda lamar.
Langkah 2. Ketahui cara menulis e-mel kepada profesor anda
Mengirim e-mel kepada profesor mungkin menakutkan, tetapi tidak lebih sukar daripada e-mel rasmi yang lain. Profesor anda mungkin orang yang sibuk, jadi simpanlah soalan anda selengkap mungkin.
Sekiranya profesor anda cukup mengenali anda, anda juga boleh menghantar e-mel kepada profesor anda semasa meminta surat cadangan
Langkah 3. Tulis surat pertanyaan melalui e-mel
Surat pertanyaan adalah surat yang meminta editor jika dia mempertimbangkan untuk menerima karya penulisan untuk pertimbangan penerbitan. Anda perlu menerangkan karya yang dipersoalkan dengan cukup baik untuk memberi idea yang baik kepada editor mengenai apa itu.
Langkah 4. Gunakan e-mel untuk menghubungi sumber manusia
Sekiranya anda mempunyai keprihatinan sumber daya manusia mengenai syarikat anda, cara terpantas untuk mengatasinya adalah dengan menghantar e-mel kepada orang yang tepat di HR. Pastikan bahawa e-mel menangani masalah dengan jelas.
Contoh E-mel Profesional
Contoh E-mel Peringatan Panggilan Persidangan
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh E-mel Peringatan Panggilan Persidangan
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
Contoh E-mel kepada Majikan yang Minta Rujukan
Sokong wikiHow dan buka kunci semua sampel.
