Sekiranya anda perlu memindahkan senarai atau daftar data dari Word ke Excel, anda tidak perlu menyalin dan menampal setiap maklumat masing-masing ke dalam selnya sendiri dalam spreadsheet. Dengan memformat dokumen Word terlebih dahulu dengan betul, anda boleh mengimport keseluruhan dokumen ke Excel dengan mudah hanya dengan beberapa klik.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Menukar Senarai
Langkah 1. Fahami bagaimana dokumen akan ditukarkan
Semasa anda mengimport dokumen ke Excel, watak tertentu akan digunakan untuk menentukan data apa yang masuk ke setiap sel dalam spreadsheet Excel. Dengan melakukan beberapa langkah pemformatan sebelum mengimport, Anda dapat mengendalikan bagaimana spreadsheet akhir muncul dan meminimumkan jumlah pemformatan manual yang harus anda lakukan. Ini amat berguna jika anda mengimport senarai besar dari dokumen Word ke Excel.
Kaedah ini berfungsi paling baik apabila anda mempunyai senarai pelbagai entri, masing-masing diformat sama (senarai alamat, nombor telefon, alamat e-mel, dll.)
Langkah 2. Imbas dokumen untuk sebarang kesalahan pemformatan
Sebelum memulakan proses penukaran, anda mesti memastikan bahawa setiap entri diformat dengan cara yang sama. Ini bermaksud memperbaiki sebarang kesalahan tanda baca atau menyusun semula entri yang tidak sesuai dengan yang lain. Ini akan memastikan bahawa data dipindahkan dengan betul.
Langkah 3. Paparkan watak pemformatan dalam dokumen Word anda
Memaparkan watak pemformatan yang biasanya tersembunyi akan membantu anda menentukan cara terbaik untuk memecah entri. Anda dapat memaparkannya dengan mengklik butang "Tunjukkan / Sembunyikan Tanda Perenggan" di tab Laman Utama atau dengan menekan Ctrl + ⇧ Shift + *
Sebilangan besar senarai akan mempunyai satu tanda perenggan di hujung setiap baris, atau satu di hujung baris dan satu di baris kosong antara entri. Anda akan menggunakan tanda untuk memasukkan watak yang digunakan oleh Excel untuk membezakan antara sel
Langkah 4. Ganti tanda perenggan antara setiap entri untuk menghilangkan ruang tambahan
Excel akan menggunakan ruang antara entri untuk menentukan baris, tetapi anda perlu menyingkirkannya sekarang untuk membantu proses pemformatan. Jangan risau, anda akan menambahkannya sedikit demi sedikit. Ini berfungsi paling baik apabila anda mempunyai satu tanda perenggan di akhir entri dan satu di ruang antara entri (dua berturut-turut).
- Tekan Ctrl + H untuk membuka tetingkap Cari dan Ganti.
- Taip ^ p ^ p ke dalam medan Cari. Ini adalah kod untuk dua tanda perenggan berturut-turut. Sekiranya setiap entri adalah satu baris dan tidak ada garis kosong di antara mereka, gunakan satu huruf tunggal p.
- Masukkan watak pembatas ke medan Ganti. Pastikan bahawa ia bukan watak yang muncul di mana sahaja dalam dokumen, seperti ~.
- Klik Ganti Semua. Anda akan melihat bahawa entri boleh menggabungkan diri, tetapi itu tidak menjadi perhatian sekarang selagi watak pembatas berada di tempat yang betul (antara setiap entri)
Langkah 5. Pisahkan setiap entri ke dalam bidang yang berasingan
Setelah entri anda dipisahkan sehingga muncul dalam baris berikutnya, anda pasti ingin menentukan data apa yang akan muncul di setiap bidang. Sebagai contoh, jika setiap entri adalah nama pada baris pertama, alamat jalan di baris kedua, dan keadaan dan poskod pada baris ketiga, anda boleh
- Tekan Ctrl + H untuk membuka tetingkap Cari dan Ganti.
- Keluarkan salah satu tanda ^ p di medan Cari.
- Tukar watak di medan Ganti menjadi koma,.
- Klik Ganti Semua. Ini akan menggantikan simbol perenggan yang tersisa dengan pemisah koma, yang akan memisahkan setiap baris menjadi medan.
Langkah 6. Gantikan watak pembatas untuk menyelesaikan proses pemformatan
Setelah anda melakukan dua langkah Cari dan Ganti di atas, senarai anda tidak akan kelihatan seperti senarai lagi. Semuanya akan berada pada baris yang sama, dengan tanda koma di antara setiap data. Langkah Cari dan Ganti terakhir ini akan mengembalikan data anda ke senarai sambil mengekalkan koma yang menentukan medan.
- Tekan Ctrl + H untuk membuka tetingkap Cari dan Ganti.
- Masukkan ~ (atau watak apa sahaja yang anda pilih pada asalnya) ke dalam medan Cari.
- Masukkan ^ p ke dalam medan Ganti.
- Klik Ganti Semua. Ini akan membahagikan entri anda kepada kumpulan individu yang dipisahkan dengan koma.
Langkah 7. Simpan fail sebagai fail teks biasa
Setelah pemformatan anda selesai, anda dapat menyimpan dokumen sebagai fail teks. Ini akan membolehkan Excel membaca dan mengurai data anda sehingga masuk ke medan yang betul.
- Klik tab Fail dan pilih "Simpan Sebagai".
- Klik menu drop-down "Save as type" dan pilih "Plain Text".
- Namakan fail mengikut kehendak anda dan klik Simpan.
- Sekiranya tetingkap Penukaran Fail muncul, klik OK.
Langkah 8. Buka fail di Excel
Sekarang setelah anda menyimpan fail dalam teks biasa, anda boleh membukanya di Excel.
- Klik tab Fail dan pilih Buka.
- Klik menu lungsur turun "Semua Fail Excel" dan pilih "Fail Teks".
- Klik Seterusnya> di tetingkap Wizard Import Teks.
- Pilih "Koma" dalam senarai Pembatas. Anda dapat melihat bagaimana entri akan dipisahkan dalam pratonton di bahagian bawah. Klik Seterusnya>.
- Pilih format data untuk setiap lajur dan klik Selesai.
Kaedah 2 dari 2: Menukar Jadual
Langkah 1. Buat jadual di Word dengan data anda
Sekiranya anda mempunyai senarai data di Word, anda boleh menukarnya ke format jadual di Word dan kemudian menyalin jadual itu ke Excel dengan cepat. Sekiranya data anda sudah dalam format jadual, lompat ke langkah seterusnya.
- Pilih semua teks yang ingin anda ubah menjadi jadual.
- Klik tab Masukkan dan kemudian klik butang Jadual.
- Pilih "Tukar Teks ke Jadual".
- Masukkan bilangan baris setiap rekod di medan "Jumlah lajur". Sekiranya anda mempunyai garis kosong di antara setiap rekod, tambahkan satu ke jumlah keseluruhan.
- Klik OK.
Langkah 2. Periksa pemformatan jadual anda
Word akan menghasilkan jadual berdasarkan tetapan anda. Periksa semula untuk memastikan bahawa semuanya berada di tempat yang sepatutnya.
Langkah 3. Klik butang "+" kecil yang muncul di sudut kiri atas meja
Ini akan muncul semasa anda mengarahkan mouse ke atas meja. Mengklik ini akan memilih semua data dalam jadual.
Langkah 4. Tekan
Ctrl + C untuk menyalin data.
Anda juga boleh mengklik butang "Salin" di tab Laman Utama.
Langkah 5. Buka Excel
Setelah data disalin, anda boleh membuka Excel. Sekiranya anda ingin memasukkan data ke dalam spreadsheet yang ada, muatkannya. Letakkan kursor anda di sel yang anda mahu sel kiri atas jadual muncul.
Langkah 6. Tekan
Ctrl + V untuk menampal data.
Sel-sel individu dari jadual Word akan dimasukkan ke dalam sel yang berasingan dalam spreadsheet Excel.
Langkah 7. Pisahkan lajur yang tinggal
Bergantung pada jenis data yang anda impor, anda mungkin mempunyai beberapa format tambahan yang perlu anda lakukan. Contohnya, jika anda mengimport alamat bandar, singkatan negara, dan poskod mungkin semuanya berada dalam sel yang sama. Anda boleh meminta Excel membahagikannya secara automatik.
- Klik tajuk lajur lajur yang ingin anda bahagikan untuk memilih keseluruhan lajur.
- Pilih tab "Data" dan klik butang "Teks ke Lajur".
- Klik Next> dan kemudian pilih "Comma" di medan Delimiters. Sekiranya anda menggunakan contoh di atas, ini akan memisahkan bandar dari singkatan negeri dan poskod.
- Klik Selesai untuk menyimpan perubahan.
- Pilih lajur yang masih perlu dibahagi dan ulangi prosesnya, memilih "Ruang" dan bukannya "Koma" sebagai pembatas. Ini akan memisahkan singkatan keadaan dari kod zip.
