Sebilangan besar orang telah menulis banyak e-mel dan tertanya-tanya mengapa mereka harus menunggu lama untuk mendapat respons. Memberi e-mel rasa mendesak adalah mudah, tetapi anda perlu memilih kata-kata anda dengan teliti. Bergantung pada kata-kata yang sensitif pada masa sambil meminta pembaca untuk bertindak segera. Selagi anda menyimpan e-mel anda dengan ringkas dan konsisten, anda boleh membuat sebarang e-mel terdengar mendesak.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Membuat Garis Subjek
Langkah 1. Rujuk kepada penerima di baris subjek anda
Sekiranya anda menghubungi orang lain secara langsung, e-mel anda lebih menonjol. Anda boleh melakukannya dengan menyebut nama orang itu atau dengan menggunakan perkataan "anda" dan "nama anda". Kata-kata ini bersifat langsung, percakapan, dan mendorong penerima untuk membuka e-mel.
- Sebagai contoh, mulakan baris subjek dengan frasa seperti "Hey Bill!" atau "Adakah anda sudah menelefon?"
- Sekiranya anda tidak mengetahui nama orang itu, anda boleh merujuk maklumat peribadi seperti lokasi penerima. Contohnya, katakan, "Restoran terbaik di bandar anda."
Langkah 2. Gunakan bahasa yang mendesak dalam baris subjek
Penting untuk menyampaikan urgensi secepat mungkin. Galakkan pembaca untuk mengklik e-mel dengan memasukkan ajakan bertindak atau rujukan mengenai kekurangan. Taktik ini menunjukkan bahawa pembaca perlu bertindak segera untuk memanfaatkan e-mel tersebut.
- Contohnya, gunakan kata dan frasa seperti "Cepat!" atau "24 jam lagi" untuk memanggil pembaca untuk bertindak sekarang.
- Petunjuk bahawa ada sesuatu yang terhad, seperti dengan mengatakan, "Item ini terbang dari rak."
Langkah 3. Petunjuk apa yang terdapat di dalam e-mel
Ikuti perkataan mendesak dengan gambaran yang jelas mengenai apa yang diharapkan oleh pembaca di dalam e-mel. Gunakan kata-kata yang berorientasikan tindakan untuk menunjukkan bagaimana pembaca harus bertindak balas. Pastikan baris subjek tetap jelas dan ringkas agar tajuknya tidak membingungkan.
- Contohnya, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Cepat! Ini penjualan."
- Anda juga boleh menerangkan e-mel melalui nombor. Sebagai contoh, katakan, "5 cara untuk mengurangkan bil elektrik anda."
Langkah 4. Ajukan soalan kepada pembaca untuk mendapatkan kaedah alternatif untuk menarik
Soalan boleh menjadi cara yang bagus untuk mengisyaratkan apa yang ada di dalam e-mel anda. Soalan itu mesti relevan dengan pembaca. Ia harus merujuk kepada peristiwa mendesak atau subjek yang perlu diketahui oleh pembaca, mendorong mereka untuk membaca e-mel dengan segera.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Peluang terakhir - adakah anda sudah memesan tiket anda?"
- Contoh lain adalah, "Bagaimana anda dapat menjadi lebih produktif hari ini?"
Bahagian 2 dari 3: Menyusun Teks E-mel
Langkah 1. Pimpin dengan penyelesaian untuk masalah yang berkaitan
Dalam teks, terangkan mengapa anda menghantar e-mel. Tunjukkan kepada pembaca apa yang membuat e-mel ini mendesak dan mengapa mereka harus membalasnya secepat mungkin. Bersikap spesifik mungkin untuk mencadangkan apa yang dikeluarkan orang lain daripada membaca e-mel anda.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Bosan berjalan-jalan dengan kasut yang usang? Jualan kami mempunyai kasut jenama dengan harga terendah.”
- Anda mungkin menulis, "Hubungi pelanggan hari ini untuk masuk di bawah tarikh akhir."
Langkah 2. Huraikan tujuan e-mel dalam ayat yang ringkas
Elakkan membuat e-mel yang mendesak dan membingungkan. Hadkan diri anda pada beberapa ayat atau perenggan pendek. Sampaikan mesej anda dengan cara yang mudah difahami dan betul dari segi tatabahasa.
- Untuk mengelakkan terlalu lama membuat mesej anda, cuba buat senarai perkara terpenting yang perlu anda buat.
- Banyak perniagaan merangkumi gambar dalam e-mel. Iklan jualan menerangkan tujuan e-mel dengan cekap.
Langkah 3. Gunakan nada yang lembut dan tidak bertentangan
Dengan cuba terdengar mendesak, anda mungkin muncul sebagai memaksa atau menakutkan. Elakkan menuntut agar pembaca memberi perhatian dan bertindak balas, kerana ini sering berlaku sebaliknya. Sebaliknya, pasangkan kata-kata yang berkaitan dengan masa dengan cadangan tindakan yang harus diambil oleh pembaca.
- Sebagai contoh, katakan, “Ada 5 tempat yang tersisa di pesawat. Hubungi hari ini untuk menempah tempat duduk anda."
- Untuk mengelakkan daripada terdengar menakutkan, menjadi tidak langsung. Sebagai contoh, katakan, "Pencurian identiti meningkat 5% setiap tahun, menjadikannya lebih penting daripada sebelumnya untuk melindungi maklumat peribadi anda."
Langkah 4. Sertakan ajakan bertindak di akhir
Gunakan ayat terakhir e-mel anda untuk membimbing pembaca ke arah tindakan yang anda mahu mereka lakukan. Ini mesti spesifik, jadi sertakan segala maklumat yang mereka perlukan untuk membalas e-mel anda. Ini mungkin butang untuk menekan, pautan laman web, atau nombor telefon.
- Sebagai contoh, jika anda ingin seseorang membuat panggilan, katakan, "Tolong hubungi saya hari ini" dan ikuti dengan nombor telefon anda.
- Berikan pautan laman web yang tepat. Sekiranya anda mahu seseorang melihat produk tertentu, hantarkan pautan ke halaman produk, bukan laman web keseluruhan.
- Sekiranya anda ingin mengarahkan seseorang ke lokasi fizikal, ada baiknya memberi petunjuk arah, peta, dan rujukan lain.
Bahagian 3 dari 3: Memperhalusi E-mel
Langkah 1. Gunakan alamat e-mel yang mudah dikenali
Sebilangan besar orang melihat alamat e-mel terlebih dahulu, dan jika tidak dapat dikenali, mereka mungkin melangkau e-mel tersebut. Pastikan alamat e-mel anda menunjukkan apa yang diharapkan oleh orang lain dalam e-mel tersebut. Peribadikan alamat e-mel anda untuk menjadikan e-mel anda lebih kelihatan.
- Contohnya, gunakan nama anda. E-mel akan kelihatan seperti, "John Smith, wikiHow" atau "[email protected]."
- Elakkan menggunakan nombor dan simbol secara rawak, kerana ini tidak profesional dan menjadikan e-mel anda kelihatan seperti spam.
Langkah 2. Buat tarikh akhir untuk menjawab e-mel
Untuk terdengar mendesak, berikan kesan bahawa pembaca perlu bertindak sekarang. Walaupun anda tidak mempunyai tarikh akhir yang spesifik, pura-pura ada. Pastikan anda merujuk tarikh akhir ini sekerap mungkin sepanjang e-mel.
- Contohnya, anda boleh mengatakan, "Perjanjian ini akan berakhir esok."
- Sekiranya anda tidak mempunyai tarikh akhir yang spesifik, coba ucapkan, "Tolong balas selasa" atau "Saya akan menghargainya jika anda menjawab pada jam 17:00."
Langkah 3. Baca semula e-mel untuk memastikannya mempunyai tujuan yang konsisten
Semua maklumat dalam e-mel harus berkaitan dengan tujuan anda menghantarnya. Tujuan ini adalah apa yang perlu ditekankan dalam baris subjek dan seluruh teks. Setiap perincian perlu menuju ke tujuan itu, memberitahu pembaca apa yang perlu mereka ketahui untuk menindaklanjutinya. Edit setiap butiran yang tidak sesuai, kerana mengurangkan nada mendesak.
- Sekiranya anda menjual produk, anda akan merangkumi ciri dan faedah terbesar produk. Cerita panjang atau perincian kecil mungkin mengganggu.
- Contohnya, jika Anda menghubungi pelanggan, Anda mungkin ingin memberi tahu mereka, "Hemat 20% ketika anda berbelanja di laman web baru saya."
- Fikirkan apa yang perlu diketahui oleh orang itu. Sekiranya anda sudah menghubungi seseorang, anda tidak perlu mengulangi apa yang anda katakan sebelumnya.
Langkah 4. Elakkan menaip huruf besar atau huruf pendek
Teknik menaip dan tatabahasa yang baik menjadikan e-mel anda lebih mudah difahami. Elakkan menggunakan banyak tanda seru atau huruf besar yang tidak perlu. Gunakan bahasa yang betul dan hormat.
- Elakkan perkataan pendek seperti “u,” “ur,” “plz,” dan emoji.
- Banyak tanda seru, huruf besar, atau angka juga dapat mencetuskan penapis spam, yang bermaksud e-mel anda mungkin tidak dapat dilihat sama sekali.
Petua
- Pastikan e-mel anda tetap dan boleh diambil tindakan dari baris subjek hingga ayat terakhir.
- Pastikan e-mel memberi tumpuan kepada perkara yang ingin anda nyatakan. Padamkan apa sahaja yang bertentangan dengan mesej anda.
- Sentiasa membaca semula dan mengedit e-mel anda sebelum menghantarnya. Anda akan sering menemui tempat yang perlu lebih ringkas dan mendesak.
