Sekiranya anda bekerja sebentar, anda mungkin tahu betapa pentingnya e-mel. Oleh kerana tidak ada cara untuk menyampaikan nada atau bahasa badan melalui internet, mudah untuk menyalahtafsirkan mesej seseorang apabila anda melihatnya di skrin. Teruskan membaca untuk mengetahui bagaimana anda boleh menulis e-mel yang jelas, ringkas, dan berkesan dalam suasana profesional.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 10: Tulis e-mel apabila anda dapat memberi tumpuan
Langkah 1. Sekiranya anda terganggu, e-mel anda mungkin tidak digabungkan dengan baik
Apabila anda mempunyai e-mel untuk menulis, cuba duduk tanpa gangguan apabila anda tidak memikirkan sejuta perkara lain. Tulisan anda akan lebih jelas dan anda akan dapat memfokuskan pada tatabahasa, nada, dan keseluruhan mesej anda.
- Ini sangat penting sekiranya e-mel anda dihantar kepada beberapa orang.
- Tulis e-mel di bilik yang tenang dan simpan telefon anda dan gangguan lain.
Kaedah 2 dari 10: Tetapkan nada dengan beberapa perkataan pertama anda
Langkah 1. Frasa pembukaan anda boleh memberi kesan yang besar
Sekiranya anda ingin nada anda ringan dan santai, buka dengan sesuatu seperti, "Hai Jessica! Semoga anda mempunyai hujung minggu yang baik. " Sekiranya anda ingin menjadikannya lebih profesional, katakan sesuatu seperti, "Hai David."
Cuba elakkan perkara yang terlalu tersumbat, seperti "Robert yang dihormati." Nampaknya tidak seberapa
Kaedah 3 dari 10: Pastikan e-mel anda pendek
Langkah 1. Mesej berliku-liku cenderung mengelirukan penerima anda
Cuba sebentar dan ringkas, jika boleh. Jauhkan ayat anda pendek, dan jangan tambahkan terlalu banyak butiran-jika anda mendapati diri anda menulis lebih dari 1 atau 2 perenggan, anda mungkin harus memberi maklumat kepada orang melalui perbualan video atau secara langsung.
- Cuba sampai ke titik dengan cepat, dan elakkan menulis banyak kesenangan.
- Orang cenderung membaca e-mel dalam sekejap. Sekiranya anda menambahkan terlalu banyak maklumat, kemungkinan ada, sebahagiannya akan hilang.
- Pastikan e-mel anda ringkas, tetapi cubalah mengelakkan ayat yang terang atau jawapan satu perkataan. Itu mungkin kelihatan kurang ajar, terutama di skrin komputer.
Kaedah 4 dari 10: Nyatakan apa yang anda perlukan dengan jelas
Langkah 1. Sekiranya anda meminta sesuatu, pastikan ia dapat difahami
Jangan mengalahkan keadaan belukar yang anda perlukan dengan jelas dan langsung sehingga tidak ada salah faham. Sekiranya ada garis masa, pastikan untuk memasukkannya juga. Namun, pastikan nada suara anda tetap ringan. Contohnya:
- "Saya memerlukan laporan kemajuan bulanan di peti masuk saya pada Isnin petang."
- "Sekiranya anda dapat memberikan borang maklum balas pasukan kepada saya pada akhir minggu, itu akan sangat bagus."
Kaedah 5 dari 10: Atur pemikiran anda dengan perenggan
Langkah 1. Ini akan membantu orang membaca maklumat dengan mudah
Apabila anda beralih ke subjek baru, pisahkan dengan perenggan baru supaya e-mel anda dapat difahami. Ini akan membantu pembaca anda mengimbas mesej dengan cepat untuk mencari bahagian yang paling sesuai dengan mereka.
Gunakan kata-kata seperti "juga", "seterusnya", dan "terakhir" untuk memulakan perenggan anda
Kaedah 6 dari 10: Tambahkan baris subjek tertentu
Langkah 1. Beritahu orang tentang apa sebenarnya e-mel
Pastikan subjek anda khusus; sebagai contoh, bukannya menulis "Laporkan", cuba seperti, "Laporan perancangan bulanan: Jun 2021." Rakan sekerja anda akan lebih cenderung membukanya dan membacanya jika mereka tahu itu penting dan relevan dengan mereka.
Ini juga membantu menjauhkan e-mel anda dari folder spam
Kaedah 7 dari 10: Proofread untuk kesalahan ketik
Langkah 1. Kesalahan benar-benar dapat membuang mesej anda
Walaupun kebanyakan pemeriksa ejaan akan menangkap perkataan yang salah eja, mereka tidak akan dapat memilih pilihan perkataan yang salah atau nama yang salah eja. Anda juga harus membaca kerana kehilangan tanda baca atau kesalahan tatabahasa, kerana itu boleh membuat pembaca berfikir bahawa anda tidak peduli. Luangkan 2 hingga 3 minit untuk membaca e-mel anda sebelum anda menghantarnya untuk memastikan tidak ada kesalahan yang jelas.
Dalam suasana profesional, sangat penting untuk mengeja nama seseorang dengan betul. Luangkan masa sebentar untuk memeriksa semula bahawa anda memilikinya tepat sebelum anda menghantarnya untuk mengelakkan kecemasan di masa hadapan
Kaedah 8 dari 10: Baca semula e-mel anda untuk nada
Langkah 1. Fikirkan bagaimana penerima anda akan membaca mesej anda
Sesuatu seperti, "Mari kita bincangkan kemudian", mungkin kelihatan tidak bersalah bagi anda, tetapi rakan anda yang membacanya mungkin menganggap mereka berada dalam masalah atau anda marah. Ubahnya menjadi seperti, "Adakah anda mempunyai masa untuk berbual kemudian mengenai perubahan yang akan datang dalam laporan?" menjadi sedikit lebih jelas.
- Jangan sekali-kali menggunakan semua huruf besar dalam e-mel anda! Menulis ayat dalam huruf besar biasanya dilihat berteriak kepada seseorang melalui skrin komputer.
- Daripada sesuatu seperti, "Kirimkan perubahan anda pada pagi esok." cubalah sesuatu seperti, "Oleh kerana tarikh akhir adalah esok, saya memerlukan perubahan anda esok pagi. Beritahu saya jika garis masa itu sesuai untuk anda."
Kaedah 9 dari 10: Berhenti sebentar sebelum membalas e-mel yang meradang
Langkah 1. Sekiranya anda mendapat e-mel yang membuat anda merasa marah, luangkan masa sebentar
Daripada membuat jawapan balas, hitung hingga 10 (atau 1, 000) sehingga anda merasa tenang. Kemudian, baca semula e-mel untuk melihat apakah itu benar-benar menghina atau tidak. Kemungkinannya, anda mungkin sedikit salah membaca mesej, dan sebenarnya tidak begitu buruk.
Sekiranya anda masih perlu membuat jawapan yang marah, tunggu selama 24 jam sebelum menghantarnya. Kemudian, kunjungi semula balasan anda setelah seharian untuk mengetahui sama ada anda masih mahu menghantarnya atau tidak
Kaedah 10 dari 10: Berikan faedah keraguan kepada orang lain
Langkah 1. Sukar untuk menyampaikan nada positif dalam e-mel
Sekiranya anda membaca sesuatu yang rakan anda kirimkan dan anda langsung tersinggung, mundur selangkah dan baca semula apa yang mereka tulis. Cuba tanya pada diri anda apakah ada cara lain yang dapat ditafsirkan nada-adakah e-mel ini benar-benar kasar, atau adakah mereka hanya tumpul?
Contohnya, seseorang mungkin menulis, "Saya memerlukan laporan itu malam ini." Pada pandangan pertama, ini kelihatan agak sejuk dan tidak emosi. Namun, tidak semestinya tidak sopan, hanya fakta dan ringkas
Petua
E-mel sering dilihat tidak mendesak. Sekiranya anda memerlukan jawapan dengan segera, cuba bercakap dengan rakan anda secara langsung atau melalui sembang video
Amaran
- Walaupun emoji dan emotikon menunjukkan nada, jangan gunakannya untuk e-mel profesional.
- Jangan menghantar e-mel yang menghina atau menyakitkan, terutama kepada orang yang anda tidak kenal dengan baik.
