Walaupun orang menghantar faks dokumen dengan frekuensi yang lebih rendah daripada yang pernah mereka buat, anda mungkin masih perlu menghantar faks dari semasa ke semasa. Masih banyak alasan yang baik untuk menghantar faks, terutamanya jika anda menghantar kontrak atau jika penerima anda tidak mempunyai teknologi atau peralatan yang diperlukan untuk menghantar kertas dengan cara lain. Nasib baik, anda boleh faks dokumen dengan menggunakan mesin faks, komputer, atau bahkan telefon pintar.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menggunakan Mesin Faks
Langkah 1. Pasang mesin faks anda
Untuk menghantar dan menerima faks menggunakan mesin faks, anda perlu memastikan bahawa mesin faks anda dipasang dan disambungkan ke sambungan telefon darat anda.
- Talian khusus disyorkan jika anda kerap merancang faks kerana anda tidak akan dapat menggunakan mesin faks dan telefon pada masa yang sama.
- Anda juga harus memastikan mesin faks anda mempunyai toner dan kertas jika anda merancang untuk menerima faks.
- Sekiranya anda tidak mempunyai mesin faks di rumah atau di tempat kerja, anda mungkin dapat menghantarnya secara percuma dari perpustakaan awam tempatan anda. Anda juga boleh pergi ke kedai seperti Kinko's atau The UPS Store untuk memfaks dokumen anda dengan bayaran. Pilihan ini berfungsi paling baik jika anda tidak menjangkakan kerap menghantar faks.
Langkah 2. Laraskan tetapan anda
Semua mesin faks berbeza, tetapi anda biasanya mempunyai pilihan untuk menyesuaikan tetapan tertentu. Baca manual pengguna anda untuk mengetahui lebih lanjut mengenai ciri khas yang terdapat pada mesin anda.
- Sekiranya anda ingin mengetahui dengan pasti bahawa faks anda berjaya dihantar, hidupkan tetapan halaman pengesahan. Apabila ciri ini dihidupkan, mesin akan mencetak halaman setelah anda menghantar faks, yang akan memberi tahu anda jika berjaya dihantar atau tidak.
- Anda juga boleh menyediakan tajuk faks, yang merupakan baris teks yang akan muncul di bahagian atas setiap dokumen yang anda kirimkan. Ia biasanya merangkumi maklumat asas mengenai siapa faks itu berasal.
- Sekiranya anda juga merancang untuk menerima faks, anda boleh memilih antara mod penerimaan automatik atau mod penerimaan manual, yang memerlukan anda menerima setiap faks yang masuk.
Langkah 3. Kumpulkan dokumen anda
Menggunakan dokumen asli dan bukannya salinan akan memberikan dokumen yang lebih bersih dan senang dibaca kepada penerima.
Gunakan helaian muka di bahagian atas halaman yang akan anda fakskan. Helaian hendaklah mengandungi maklumat seperti nama pengirim dan nombor faks, nama penerima dan nombor faks, tarikh, dan bilangan halaman yang termasuk dalam faks
Langkah 4. Letakkan dokumen anda di dalam mesin
Banyak mesin mempunyai pengumpan kertas dan skrin rata. Sekiranya anda hanya mempunyai satu halaman, anda boleh menggunakan salah satu fungsi tersebut. Sekiranya anda mempunyai berbilang halaman, pengumpan kertas biasanya berfungsi lebih baik.
- Semasa menggunakan pengumpan kertas, anda boleh memasukkan semua halaman anda sekaligus. Mesin faks anda harus mempunyai ikon yang menunjukkan arah mana kertas harus menghadap ke pengumpan kertas. Beberapa mesin faks juga menawarkan pilihan untuk mengimbas dan memfaks kedua-dua sisi dokumen, jadi periksa manual pengguna anda untuk mengetahui apakah ini dapat dilakukan pada mesin anda.
- Semasa menggunakan skrin rata, angkat penutup di bahagian atas mesin dan letakkan dokumen anda menghadap ke bawah pada skrin kaca. Pastikan sejajar dokumen anda dengan tanda yang terdapat di skrin dan tutup penutup sebelum meneruskan.
Langkah 5. Masukkan nombor faks
Semasa memasukkan nombor, pastikan untuk memasukkan kod kawasan, kod negara, dan nombor yang perlu anda hubungi. Anda harus memasukkan nombor dengan tepat seperti yang anda mahukan sekiranya anda memanggil nombor tersebut menggunakan telefon.
Langkah 6. Tekan butang hantar
Selepas beberapa saat, anda akan mendengar mesin mula menghantar faks dan kertas akan mula dimasukkan ke mesin faks.
Butang pada mesin anda mungkin berbunyi "pergi" atau "faks" dan bukannya "hantar"
Langkah 7. Cari mesej pengesahan
Beberapa mesin akan memaparkan mesej di layar untuk memberitahu anda jika faks anda berjaya dihantar. Sekiranya anda mengkonfigurasi tetapan anda untuk menerima pengesahan bercetak, mesin anda akan mencetak halaman yang memperincikan status faks anda.
Kaedah 2 dari 3: Faks Dengan Komputer
Langkah 1. Pilih program
Semasa menghantar faks dari komputer, anda akan mempunyai pilihan untuk menggunakan perisian yang dipasang di komputer anda atau perkhidmatan dalam talian.
- Beberapa sistem operasi dilengkapi dengan program yang membolehkan anda menghantar faks. Windows 7, misalnya, mempunyai alat yang disebut Fax and Scan, yang membolehkan anda menghantar faks tanpa mesin faks.
- Untuk menggunakan perisian komputer, anda perlu menyambungkan komputer anda ke saluran telefon. Sekiranya ini tidak mungkin, cuba gunakan perkhidmatan dalam talian.
- Terdapat beberapa perkhidmatan dalam talian yang tersedia, termasuk MyFax, eFax dan FaxZero. Ada yang percuma, ada yang memerlukan langganan atau keahlian, dan beberapa perkhidmatan akan meminta anda membayar per faks.
Langkah 2. Buka program dan buat faks baru
Setiap program adalah unik, tetapi anda akan melihat pilihan yang disebut "buat faks baru" atau yang serupa.
Langkah 3. Lampirkan dokumen anda
Untuk memfaks dokumen menggunakan komputer, anda perlu memuat naiknya ke mesej anda. Anda harus melihat butang yang bertuliskan "muat naik dokumen" atau yang serupa.
- Sekiranya anda mempunyai dokumen elektronik, anda boleh mencarinya di komputer anda dan melampirkannya ke mesej anda.
- Sekiranya anda mempunyai dokumen kertas, anda perlu menggunakan pengimbas untuk mendigitalkannya. Sekiranya anda tidak mempunyai pengimbas, anda juga dapat mengambil gambar dokumen dan menghantar e-mel kepada anda sendiri atau memuat naik gambar tersebut terus ke komputer anda.
Langkah 4. Masukkan nombor faks dan mesej
Ketikkan pesanan ringkas kepada penerima anda ke ruang yang disediakan di layar, seperti yang anda lakukan sekiranya anda menghantar e-mel. Ini akan menjadi penutup muka anda, jadi tidak perlu melampirkan helaian penutup yang berasingan. Anda juga perlu memasukkan nombor faks penerima di medan TO.
Anda juga mungkin diminta untuk memasukkan kod pengesahan untuk membuktikan bahawa anda bukan robot
Langkah 5. Tekan hantar
Setelah melampirkan dokumen anda, mengetikkan mesej anda, dan memasukkan nombor faks penerima, tekan butang kirim, dan anda selesai.
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Telefon bimbit atau Tablet
Langkah 1. Muat turun aplikasi
Terdapat pelbagai aplikasi mudah alih yang tersedia untuk telefon dan tablet yang membolehkan anda menghantar faks seperti yang anda lakukan dari komputer. Beberapa aplikasi adalah percuma, sementara yang lain mungkin mengenakan bayaran. Aplikasi popular termasuk Files Anywhere, Fax Burner, dan JotNot Fax.
Beberapa aplikasi akan memberi anda nombor faks sementara, yang mungkin tidak sesuai jika anda merancang untuk kerap menghantar dan menerima
Langkah 2. Buka aplikasi dan pilih dokumen anda
Setelah anda membuka aplikasi pada peranti mudah alih anda, anda akan diminta membuat faks baru. Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah memilih dokumen yang ingin anda fakskan.
- Sekiranya dokumen anda disimpan secara tempatan pada peranti anda, dalam e-mel anda, atau dalam perkhidmatan penyimpanan awan seperti DropBox, anda seharusnya dapat mencari dan memuat naik dokumen anda dari aplikasi.
- Sekiranya anda mempunyai dokumen kertas, anda boleh menggunakan telefon atau tablet anda untuk mengambil gambar dokumen anda dan melampirkannya ke mesej anda.
Langkah 3. Masukkan nombor faks dan mesej
Ketikkan mesej kepada penerima anda, seperti yang anda lakukan sekiranya anda menghantar faks dari komputer. Pastikan memasukkan nombor faks penerima di medan TO pada mesej anda.
Langkah 4. Tekan hantar
Setelah melampirkan dokumen anda, mengetikkan mesej anda, dan memasukkan nombor faks penerima, tekan butang kirim, dan faks anda akan dihantar.
Petua
- Naik taraf ke pencetak all-in-one jika anda ingin membuat faks dari rumah atau pejabat anda tanpa memuat turun perisian, memuat naik dokumen ke laman web, atau membeli mesin faks yang berasingan. Anda masih memerlukan sambungan telefon.
- Sekiranya anda mempunyai akaun dengan perkhidmatan faks dalam talian seperti RingCentral atau eFax, anda boleh menggunakan akaun anda untuk menghantar faks terus dari Gmail. Yang mesti anda buat ialah memasukkan nombor faks yang ingin anda hantar diikuti oleh @ domainname.com di medan TO. Contohnya, jika anda menggunakan eFax, anda akan memasukkan [email protected].
- Mesin faks kadang-kadang macet dan halaman kadang-kadang berganding. Sekiranya ini berlaku, anda perlu menghantar semula dokumen anda.
