Microsoft Access adalah program pembuatan pangkalan data yang membolehkan sesiapa sahaja dengan mudah menyelenggara dan mengedit pangkalan data. Ia sesuai untuk apa sahaja dari projek kecil hingga perniagaan besar, dan merupakan program yang sangat visual. Ini menjadikannya bagus untuk melakukan kemasukan data, kerana anda tidak perlu bekerja dengan jadual dan spreadsheet.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 6: Membuat Pangkalan Data Baru
Langkah 1. Klik tab Fail dan Pilih "Baru"
Pangkalan data adalah apa yang akan mengandungi semua data anda dalam pelbagai bentuknya. Anda dapat memilih untuk membuat pangkalan data kosong, pangkalan data web kosong, atau memilih dari berbagai templat.
- Pangkalan data kosong adalah pangkalan data Akses standard, dan bagus untuk kegunaan tempatan. Membuat pangkalan data kosong akan membuat satu jadual juga.
- Pangkalan data web dirancang agar sesuai dengan alat penerbitan web Access. Membuat pangkalan data kosong akan membuat satu jadual juga.
- Templat adalah pangkalan data pra-binaan yang dirancang untuk pelbagai kegunaan. Pilih templat jika anda tidak mahu menghabiskan banyak masa untuk menyusun struktur pangkalan data.
Langkah 2. Namakan pangkalan data anda
Setelah anda memilih jenis pangkalan data, beri nama yang mencerminkan tujuannya. Ini akan sangat berguna jika anda akan menggunakan beberapa pangkalan data yang berbeza. Ketik nama fail pangkalan data anda di kotak "Nama Fail". Pilih "Buat" untuk menghasilkan fail pangkalan data baru.
Bahagian 2 dari 6: Menambah Data ke Pangkalan Data
Langkah 1. Tentukan struktur terbaik untuk data anda
Sekiranya anda membuat pangkalan data kosong, anda pasti ingin memikirkan cara terbaik untuk mengatur data anda, dan menambahkan struktur yang sesuai. Terdapat beberapa cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data anda di Access:
- Jadual - Ini adalah cara utama data disimpan dalam pangkalan data anda. Jadual dapat dibandingkan dengan hamparan di Excel: data disusun dalam baris dan lajur. Oleh kerana itu, mengimport data dari Excel dan program spreadsheet lain adalah proses yang agak mudah.
- Bentuk - Bentuk adalah cara data ditambahkan ke pangkalan data anda. Walaupun anda dapat memasukkan data ke dalam pangkalan data secara langsung ke dalam tabel, menggunakan borang memungkinkan kemasukan data visual lebih cepat dan lebih cepat.
- Laporan - Ini merangkum dan memaparkan data dalam pangkalan data anda. Laporan adalah untuk menganalisis data dan mengembalikan jawapan kepada pertanyaan tertentu, seperti berapa banyak keuntungan yang diperoleh, atau di mana pelanggan berada. Ini biasanya dirancang untuk dicetak.
- Pertanyaan - Ini adalah cara anda mendapatkan dan menyaring data anda. Anda boleh menggunakan pertanyaan untuk memaparkan entri tertentu dari beberapa jadual. Anda juga boleh menggunakan pertanyaan untuk membuat dan mengemas kini data.
Langkah 2. Buat jadual pertama anda
Sekiranya anda memulakan pangkalan data kosong, secara automatik anda akan memulakan dengan jadual kosong. Anda boleh mula memasukkan data anda ke dalam jadual ini, dengan tangan atau menyalin dan menampal dari sumber lain.
- Setiap sekeping data harus memberikan lajurnya sendiri (bidang), sementara setiap catatan harus menjadi baris yang terpisah. Sebagai contoh, setiap baris akan menjadi pelanggan sementara setiap bidang akan menjadi maklumat yang berbeza mengenai pelanggan tersebut (nama pertama, nama belakang, alamat e-mel, nombor telefon, dll.).
- Anda boleh menamakan semula label lajur untuk memudahkan mengetahui bidang apa itu. Klik dua kali tajuk lajur untuk menukar nama.
Langkah 3. Import data dari sumber lain
Sekiranya anda ingin mengimport dari fail atau lokasi yang disokong, anda dapat mengatur Akses untuk mengambil maklumat dan menambahkannya ke pangkalan data anda. Ini berguna untuk merebut data dari pelayan web atau sumber lain yang dikongsi.
- Klik tab Data Luaran.
- Pilih jenis fail yang anda import. Di bahagian "Import dan Pautan", anda akan melihat beberapa pilihan untuk jenis data. Anda boleh mengklik butang Lagi untuk melihat lebih banyak pilihan. ODBC bermaksud Open Database Connectivity, dan merangkumi pangkalan data seperti SQL.
- Navigasi ke lokasi data. Sekiranya berada di pelayan, anda perlu memberikan alamat pelayan.
- Di tetingkap seterusnya, pilih "Tentukan bagaimana dan di mana anda ingin menyimpan data dalam pangkalan data semasa." Pilih "OK." Ikuti langkah-langkah untuk mengimport data anda.
Langkah 4. Tambah jadual lain
Anda mahu menyimpan rekod anda yang berbeza dalam pangkalan data yang berbeza. Ini akan membantu memastikan pangkalan data anda berjalan lancar. Contohnya, anda mungkin mempunyai jadual maklumat pelanggan dan jadual lain untuk maklumat pesanan. Anda kemudian dapat menghubungkan maklumat pelanggan ke dalam jadual maklumat pesanan.
Di bahagian Buat pada tab Utama, klik butang jadual. Jadual baru akan muncul di pangkalan data anda. Anda boleh memasukkan maklumat dengan cara yang sama seperti jadual pertama
Bahagian 3 dari 6: Menetapkan Hubungan Jadual
Langkah 1. Fahami bagaimana kunci berfungsi
Setiap jadual akan mempunyai satu kunci utama yang unik untuk setiap entri. Secara lalai, Access membuat lajur ID yang bertambah jumlahnya untuk setiap entri. Ini ditetapkan sebagai kunci utama. Jadual juga boleh mempunyai kunci asing. Ini adalah bidang yang dihubungkan dengan jadual lain dalam pangkalan data. Medan yang dipautkan akan mengandungi data yang sama.
- Sebagai contoh, dalam jadual Pesanan anda, anda mungkin mempunyai medan ID Pelanggan untuk mengesan pelanggan yang memesan produk mana. Anda boleh membuat hubungan untuk bidang itu dengan bidang ID di jadual Pelanggan anda.
- Menggunakan hubungan membantu memastikan data anda konsisten, cekap dan mudah dibaca.
Langkah 2. Klik tab Alat Pangkalan Data
Klik butang Hubungan di bahagian Hubungan. Ini akan membuka tetingkap baru dengan gambaran keseluruhan semua jadual dalam pangkalan data. Setiap bidang akan disenaraikan di bawah nama jadualnya.
Anda mesti mencipta bidang untuk kunci asing sebelum anda menjalin hubungan. Sebagai contoh, jika anda ingin menggunakan ID Pelanggan pada tabel Pesanan, buat bidang di tabel Pesanan yang disebut Pelanggan dan kosongkan. Pastikan formatnya sama dengan bidang yang anda pautkan (angka dalam kes ini)
Langkah 3. Seret medan yang ingin anda gunakan sebagai kunci asing
Jatuhkannya ke medan yang anda buat untuk kunci asing. Klik Buat di tetingkap yang muncul untuk mengatur hubungan untuk bidang. Garisan akan muncul di antara dua jadual, menghubungkan medan.
Tandai kotak untuk "Menguatkan Integriti Referensial" semasa menjalin hubungan. Ini bermaksud bahawa jika data diubah dalam satu bidang, medan yang lain akan dikemas kini secara automatik. Ini akan membantu memastikan data anda tepat
Bahagian 4 dari 6: Membuat Pertanyaan
Langkah 1. Memahami peranan pertanyaan
Pertanyaan adalah tindakan yang membolehkan anda melihat, menambah, dan mengedit data dalam pangkalan data anda dengan cepat. Terdapat pelbagai jenis pertanyaan, mulai dari pencarian sederhana hingga pembuatan tabel baru berdasarkan data yang ada. Pertanyaan adalah alat penting untuk membina laporan.
Pertanyaan dibahagikan kepada dua jenis utama: Pilih dan Tindakan. Pilih pertanyaan menarik data dari jadual dan boleh membuat pengiraan. Pertanyaan tindakan boleh menambah, mengedit, dan menghapus data dari jadual
Langkah 2. Gunakan Quiz Wizard untuk membuat pertanyaan Select basic
Sekiranya anda ingin membuat pertanyaan pilih asas, gunakan Query Wizard untuk memandu anda melalui langkah-langkahnya. Anda boleh mengakses Wizard Pertanyaan dari tab Buat. Ini akan membolehkan anda melihat bidang tertentu dari jadual.
Membuat Pertanyaan Pilih dengan Kriteria
Langkah 1. Buka alat Reka Bentuk Pertanyaan
Anda boleh menggunakan kriteria untuk menyempitkan pertanyaan pilihan anda dan hanya memaparkan maklumat yang anda perlukan. Untuk memulakan, klik tab Buat dan pilih Query Deign.
Langkah 2. Pilih jadual anda
Kotak Show Table akan dibuka. Klik dua kali jadual yang anda mahu jalankan pertanyaannya, dan kemudian klik Tutup.
Langkah 3. Tambahkan medan yang akan diambil
Klik dua kali pada setiap medan dalam jadual yang ingin anda tambahkan pada pertanyaan. Medan akan ditambahkan ke grid Reka bentuk.
Langkah 4. Tambahkan kriteria anda
Anda boleh menggunakan beberapa jenis kriteria, seperti teks atau fungsi. Sebagai contoh, jika anda hanya mahu memaparkan harga yang lebih tinggi daripada $ 50 dari medan "Harga" anda, anda akan memasukkannya
=50
ke dalam kriteria. Sekiranya anda hanya ingin menunjukkan kepada pelanggan dari UK, anda akan menaip
UK
ke dalam bidang Kriteria.
Anda boleh menggunakan pelbagai kriteria setiap pertanyaan
Langkah 5. Klik Jalankan untuk melihat hasil anda
Butang Run terletak di tab Reka Bentuk. Hasil Pertanyaan anda akan dipaparkan di tetingkap. Tekan Ctrl + S untuk menyimpan pertanyaan.
Membuat Pertanyaan Pilih dengan Parameter
Langkah 1. Buka alat Reka Bentuk Pertanyaan
Pertanyaan parameter akan membolehkan anda menentukan apa yang anda ingin ambil setiap kali pertanyaan dijalankan. Contohnya, jika anda mempunyai pangkalan data dengan pelanggan dari berbagai kota, anda dapat menjalankan pertanyaan parameter untuk menanyakan kota mana yang ingin anda hasilkan.
Langkah 2. Buat pertanyaan pilih dan tentukan jadual
Tambahkan medan yang akan diambil dalam pertanyaan dengan mengklik dua kali pada ikhtisar jadual.
Langkah 3. Tambahkan parameter ke bahagian Kriteria
Parameter dilambangkan dengan "" di sekitar parameter. Teks di dalam kurungan akan ditunjukkan dalam arahan yang muncul semasa pertanyaan dijalankan. Sebagai contoh, untuk meminta bandar, klik sel Kriteria untuk medan bandar, dan taipkan
[Bandar mana?]
Anda boleh mengakhiri parameter dengan "?" atau ":", tetapi tidak dengan "!" atau "."
Langkah 4. Buat pertanyaan pelbagai parameter
Anda boleh menggunakan beberapa parameter untuk membuat julat khusus untuk hasil pertanyaan anda. Contohnya, jika medan adalah medan Tarikh, anda boleh mengembalikan julat tarikh dengan menaip
Antara [Masukkan tarikh mula:] Dan [Masukkan tarikh akhir:]
. Anda akan menerima dua arahan semasa anda menjalankan pertanyaan.
Membuat Pertanyaan Membuat Jadual
Langkah 1. Klik tab Buat dan pilih Reka Bentuk Pertanyaan
Anda boleh menggunakan pertanyaan untuk menarik data tertentu dari jadual yang ada dan membuat jadual baru dengan data ini. Ini amat berguna sekiranya anda ingin berkongsi bahagian tertentu pangkalan data anda, atau membuat borang khusus untuk subkumpulan pangkalan data anda. Anda perlu membuat pertanyaan pilih biasa terlebih dahulu.
Langkah 2. Pilih jadual dari mana anda ingin menarik data
Klik dua kali pada jadual dari mana anda ingin menarik data anda. Anda boleh menarik dari beberapa jadual jika perlu.
Langkah 3. Pilih medan tempat anda ingin mengambil data
Klik dua kali setiap medan yang ingin anda tambahkan dari gambaran keseluruhan jadual. Itu akan ditambahkan ke grid pertanyaan anda.
Langkah 4. Tetapkan kriteria anda
Sekiranya anda ingin menentukan data tertentu dari bidang, gunakan bahagian kriteria untuk menetapkan penapis. Lihat bahagian "Membuat Permintaan Pilih dengan Kriteria" di atas untuk maklumat lebih lanjut.
Langkah 5. Uji pertanyaan anda untuk memastikan bahawa ia mengembalikan hasil yang anda mahukan
Sebelum anda membuat jadual, jalankan pertanyaan untuk memastikan bahawa ia menarik semua data yang betul. Selaraskan kriteria dan bidang anda sehingga anda mendapat semua data yang anda mahukan.
Langkah 6. Simpan pertanyaan
Tekan Ctrl + S untuk menyimpan pertanyaan untuk penggunaan kemudian. Ia akan muncul di bingkai navigasi anda di sebelah kiri skrin. Klik pada pertanyaan untuk memilihnya sekali lagi dan kemudian klik pada tab Reka bentuk.
Langkah 7. Klik butang "Buat Jadual" dalam kumpulan Jenis Pertanyaan
Tetingkap akan muncul meminta nama jadual baru anda. Masukkan nama untuk jadual dan klik OK.
Langkah 8. Klik butang Jalankan
Jadual baru anda akan dibuat dengan pertanyaan yang anda buat. Jadual akan muncul di bingkai navigasi anda di sebelah kiri.
Membuat Pertanyaan Lampiran
Langkah 1. Buka pertanyaan yang dibuat sebelumnya
Anda boleh menggunakan pertanyaan tambahan untuk menambahkan data ke jadual yang sudah ada dari jadual lain. Ini berguna jika anda perlu menambahkan lebih banyak data ke jadual yang anda buat dengan pertanyaan membuat jadual.
Langkah 2. Klik butang Lampirkan di tab Reka Bentuk
Ini akan membuka kotak dialog Lampirkan. Pilih jadual yang ingin anda tambahkan.
Langkah 3. Ubah kriteria pertanyaan anda agar sesuai dengan yang anda mahu tambahkan
Sebagai contoh, jika anda membuat jadual dengan kriteria "2010" untuk bidang Tahun, ubah ke tahun yang ingin anda tambahkan, seperti "2011".
Langkah 4. Tetapkan di mana anda mahu data dilampirkan
Pastikan untuk menetapkan bidang yang betul untuk setiap lajur yang anda tambahkan. Sebagai contoh, ketika menggunakan perubahan di atas, data harus ditambahkan ke bidang Tahun pada baris Tambahkan ke.
Langkah 5. Jalankan pertanyaan
Klik butang Run pada tab Deign. Pertanyaan akan dijalankan dan data akan ditambahkan ke jadual. Anda boleh membuka jadual untuk mengesahkan bahawa data telah ditambahkan dengan betul.
Bahagian 5 dari 6: Membuat dan Menggunakan Bentuk
Langkah 1. Pilih jadual yang ingin anda buat borangnya
Borang membolehkan anda melihat data untuk setiap bidang dengan mudah, serta menukar antara rekod atau membuat yang baru dengan cepat. Borang sangat penting untuk jangka masa kemasukan data, kerana kebanyakan orang menganggapnya lebih senang digunakan berbanding jadual.
Langkah 2. Klik butang Form di tab Buat
Ini akan membuat borang berdasarkan bidang yang terdapat dalam jadual secara automatik. Akses melakukan tugas yang cukup baik untuk membuat medan dengan ukuran yang betul secara automatik, tetapi anda boleh mengubah saiz dan memindahkan elemen apa pun pada bentuk yang anda mahukan.
- Sekiranya anda tidak mahu bidang tertentu dipaparkan pada borang, anda boleh klik kanan padanya dan pilih Padam.
- Sekiranya jadual anda mempunyai hubungan, lembar data akan muncul di bawah setiap rekod, menunjukkan data yang disambungkan. Anda boleh mengedit data yang disambungkan dengan cara ini dengan lebih mudah. Sebagai contoh, setiap wakil penjualan di pangkalan data anda mungkin mempunyai pangkalan data pelanggan yang dilampirkan pada rekod mereka.
Langkah 3. Navigasi borang baru anda
Butang anak panah di bahagian bawah beralih dari rekod ke rakaman. Medan akan diisi oleh data rekod anda semasa anda beralih di antara mereka. Anda boleh menggunakan butang di tepi untuk beralih ke rekod pertama atau terakhir.
Langkah 4. Klik butang lembar data untuk menggunakan jadual
Ini terletak di sudut kiri atas, dan akan membolehkan anda mula mengubah nilai jadual anda dengan menggunakan borang.
Langkah 5. Buat perubahan pada rekod yang ada
Anda boleh mengedit teks di mana-mana bidang setiap rekod untuk mengubah data dalam jadual. Perubahan akan tercermin secara automatik di dalam jadual, begitu juga di mana-mana jadual yang bersambung.
Langkah 6. Tambahkan rekod baru
Klik butang "Tambah Rekod" di dekat butang navigasi untuk membuat rekod baru di hujung senarai. Anda kemudian boleh menggunakan medan untuk memasukkan data ke dalam catatan kosong dalam jadual. Ini adalah kaedah yang lebih mudah untuk menambahkan maklumat baru daripada melalui paparan jadual.
Langkah 7. Simpan borang apabila selesai
Pastikan menyimpan borang anda dengan menekan Ctrl + S supaya anda dapat mengaksesnya dengan mudah kemudian. Ia akan muncul di bingkai navigasi anda di sebelah kiri skrin.
Bahagian 6 dari 6: Membuat Laporan
Langkah 1. Pilih jadual atau pertanyaan anda
Laporan membolehkan anda memaparkan ringkasan data anda dengan cepat. Mereka sering digunakan untuk laporan pendapatan dan pengiriman, dan dapat disesuaikan dengan hampir semua penggunaan. Laporan menarik data dari jadual atau pertanyaan yang telah anda buat.
Langkah 2. Klik tab Buat
Pilih jenis laporan yang ingin anda buat. Terdapat beberapa cara berbeza untuk membuat laporan. Akses boleh membuat laporan anda secara automatik, atau anda dapat membuat laporan khusus.
- Laporan - Ini akan membuat laporan automatik dengan semua data dari sumber anda. Tidak ada yang akan dikumpulkan, tetapi untuk pangkalan data kecil ini mungkin mencukupi untuk menunjukkan apa yang anda perlukan.
- Laporan Kosong - Ini akan membuat laporan kosong yang boleh anda isi dengan data yang anda fikirkan sesuai. Anda akan dapat memilih dari bidang yang tersedia untuk membuat laporan khusus.
- Wizard Laporan - Wizard laporan akan memandu anda melalui proses pembuatan laporan, yang memungkinkan untuk memilih dan mengelompokkan data anda, dan kemudian memformatnya dengan sewajarnya.
Langkah 3. Tetapkan sumber untuk laporan kosong
Sekiranya anda memilih untuk membuat laporan kosong, anda perlu memilih sumber untuk laporan tersebut. Mula-mula, klik tab Susun dan kemudian pilih Helaian Harta. Sebagai alternatif, anda juga boleh menekan alt="Image" + Enter.
Klik anak panah ke bawah di sebelah medan Sumber Rekod. Senarai jadual dan pertanyaan anda yang tersedia akan muncul. Pilih satu dan ia akan diberikan kepada laporan
Langkah 4. Tambahkan medan ke laporan anda
Sebaik sahaja anda mempunyai sumber, anda boleh mula menambahkan medan dari itu ke laporan anda. Klik tab Format, dan kemudian klik Tambah Medan Sedia Ada. Senarai Medan akan muncul di bingkai kanan.
- Klik dan seret medan yang ingin anda tambahkan ke bingkai Reka Bentuk. Rekod akan muncul dalam laporan. Semasa anda menambah medan tambahan, medan tersebut akan disusun secara automatik dengan medan yang ada.
- Anda boleh mengubah saiz medan dengan mengklik tepi dan menyeret tetikus.
- Padamkan bidang dari laporan dengan mengklik tajuk dan menekan kekunci Padam.
Langkah 5. Tambahkan kumpulan ke laporan anda
Kumpulan membolehkan anda menguraikan maklumat dengan cepat dalam laporan, kerana mereka membolehkan anda menyusun maklumat yang berkaitan. Contohnya, anda mungkin mahu mengumpulkan penjualan mengikut wilayah atau jurujual. Kumpulan membolehkan anda melakukan ini.
- Klik tab Reka bentuk, klik butang Kumpulan & Susun.
- Klik kanan pada mana-mana bahagian bidang yang ingin anda tambahkan ke kumpulan. Pilih Kumpulan Hidup dari menu.
- Tajuk akan dibuat untuk kumpulan. Anda boleh menyesuaikan tajuk dengan apa sahaja yang anda mahu labelkan kumpulannya.
Langkah 6. Simpan dan kongsi laporan anda
Setelah laporan anda selesai, anda boleh menyimpannya dan kemudian membaginya atau mencetaknya seperti dokumen apa pun. Gunakan ini untuk berkongsi prestasi syarikat dengan pelabur, maklumat hubungan dengan pekerja, dan banyak lagi.
