WikiHow ini akan mengajar anda bagaimana melakukan penggabungan mel di Microsoft Office atau OpenOffice.org. Penggabungan surat adalah ciri yang sangat mudah yang membolehkan anda memperibadikan dokumen secara automatik untuk setiap penerima yang dihantar. Dengan cara itu anda tidak perlu menukar dokumen secara berasingan untuk setiap penerima. Ini adalah penjimat masa yang besar, dan sangat mudah dilakukan! Langkah-langkah di bawah ini akan memandu anda melalui keseluruhan proses selangkah demi selangkah.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Penyediaan
Langkah 1. Bina fail data
Ini dapat berupa file spreadsheet, file database, atau bahkan dokumen teks dengan format yang tepat. Fail hamparan paling kerap digunakan; panduan ini menganggap anda menggunakan hamparan.
-
Fail data anda harus mempunyai semua maklumat yang perlu diubah dari salin ke salinan. Sebagai contoh, jika anda menulis surat borang, fail data anda akan mengandungi nama dan kemungkinan alamat semua orang yang anda ingin hantar surat tersebut.
Letakkan satu item maklumat di setiap sel di sepanjang garis, sehingga setiap jenis maklumat (nama pertama, nama belakang, kehormatan, dan sebagainya) berada di lajurnya sendiri
-
Buat nama lajur yang masuk akal. Gabungan surat membaca data dalam lajur. Ini akan menganggap bahawa entri pertama di setiap lajur maklumat adalah nama umum untuk jenis maklumat itu, jadi gunakan nama yang masuk akal untuk anda.
Contohnya, mulakan lajur nama pertama dengan menaip "nama pertama", kemudian letakkan semua nama pertama di bawahnya. Apabila anda ditanya bidang mana yang akan dimasukkan ke dalam surat anda, Anda akan melihat "nama pertama" sebagai pilihan dan ingat apa yang terkandung dalam lajur itu
- Pengguna Microsoft Office yang juga menggunakan Outlook untuk e-mel mereka dapat menggunakan buku alamat Outlook mereka sebagai file data sebagai gantinya, jika dikehendaki.
Langkah 2. Simpan fail data
Simpan di tempat yang anda boleh menemuinya dengan mudah, dan namakan sesuatu yang anda akan mudah ingat.
Langkah 3. Tuliskan dokumen utama anda
Ini adalah dokumen yang akan anda masukkan maklumat. Contohnya, jika anda menulis surat bentuk, dokumen utama adalah huruf. Segala item yang akan diisi oleh gabungan surat untuk anda (seperti nama) harus dibiarkan kosong buat masa ini.
Kaedah 2 dari 3: Gabungan Mel di MS Office
Langkah 1. Buka panel tugas penggabungan mel
Dari dokumen utama anda, klik panel untuk membukanya. Sekiranya anda tidak melihatnya, buka menu Tools dan pilih Mail Merge dari senarai.
Langkah 2. Jawab soalan MS Office
Alat penggabungan surat di Office mempunyai beberapa langkah yang dirancang untuk menjadikan hidup anda lebih mudah dengan menggabungkan fail anda dengan lebih bijak dan tepat.
- Mulakan dengan memberitahu apa jenis dokumen yang anda tulis. Klik yang paling sesuai, dan kemudian klik Seterusnya.
- Ceritakan apa "dokumen permulaan" (dokumen utama) yang ingin anda gunakan. Sekiranya anda mengikuti langkah-langkah ini, anda seharusnya dapat memilih "gunakan dokumen ini." Klik Seterusnya.
Langkah 3. Pilih fail yang akan digabungkan
Ini adalah fail data yang anda buat sebelumnya. Pilih butang radio yang sesuai dan klik Seterusnya untuk mencari fail dan sambungkannya ke dokumen utama anda.
Sekiranya anda lebih suka menggunakan buku alamat Outlook anda, klik pilihan tersebut sebagai gantinya
Langkah 4. Pilih data apa yang akan digunakan
Office membolehkan anda memilih atau membatalkan pilihan baris mengikut kehendak anda. Ini membolehkan anda memilih item maklumat dalam fail data yang ingin anda gabungkan ke dalam dokumen utama, menjadikan fail data lebih berguna dari masa ke masa semasa anda menggunakannya untuk pelbagai perkara. Apabila anda berpuas hati, klik Seterusnya.
Data dapat disusun dengan mengklik tajuk setiap lajur. Ini boleh berguna jika anda perlu mencari banyak maklumat dengan cepat
Langkah 5. Masukkan medan data
Pada halaman sebelah panel tugas, anda akan diminta untuk menulis dokumen anda jika anda belum melakukannya, dan disajikan dengan pelbagai pilihan untuk memasukkan data dari file ke dalam dokumen.
-
Masukkan medan data dengan meletakkan kursor di mana medan akan pergi, dan kemudian mengklik butang yang sesuai pada panel tugas untuk memasukkannya ke sana.
Anda boleh menghapus medan data yang salah tempat atau pendua dengan menekan kekunci Padam, sama seperti huruf atau angka biasa
-
Pilihan pratetap sedikit berubah berdasarkan jenis dokumen yang anda nyatakan kepada Office yang anda tulis. Office melakukan yang terbaik untuk mengisi maklumat yang sesuai dari data yang anda berikan. Sebagai contoh, jika anda menulis surat perniagaan bentuk, anda mungkin melihat pilihan untuk memasukkan blok alamat, yang merangkumi nama depan dan nama belakang dan alamat penuh setiap penerima, disusun dengan rapi dalam beberapa baris.
- Beberapa pilihan yang telah ditetapkan akan membuka tetingkap tambahan untuk anda mengisi maklumat yang sesuai. Ini semua lebih kurang mudah dan senang difahami.
- Sekiranya anda menggunakan pratetap dan sepertinya tidak dapat menemukan maklumat yang tepat, klik butang bertanda "Padang Padang" untuk mengajar program mana nama bidang anda sesuai dengan nama standardnya. Sebagai contoh, Anda dapat menunjukkan bahwa itu harus menggunakan kategori "Nama Keluarga" dalam file data Anda untuk mengisi data "Nama Akhir" di blok alamat.
- Untuk menggunakan bidang anda sendiri, klik "lebih banyak pilihan." Anda akan dapat melihat nama yang anda berikan pada setiap lajur dan menggunakannya.
Langkah 6. Periksa surat anda
Penggabungan surat tidak akan memaparkan maklumat khusus di bidang yang anda terapkan pada dokumen utama anda sehingga anda mencetaknya, tetapi Office memang menawarkan fungsi pratonton yang membolehkan anda memeriksa dan memastikan maklumat tersebut muncul dengan betul sesuai dengan cara anda meletakkan bidang dalam dokumen anda. Jangan ragu untuk menggunakannya sehingga anda berpuas hati bahawa semuanya teratur.
Langkah 7. Selesaikan penggabungan
Skrin terakhir panel tugas penggabungan surat memberitahu anda bahawa semua yang ada, dan siap untuk mencetak dokumen anda. Satu set maklumat akan muncul setiap dokumen yang dicetak, dan program akan mencetak sebanyak salinan kerana terdapat set maklumat.
Sekiranya anda ingin melakukan pengeditan individu pada huruf tertentu, anda juga dapat melakukannya dari layar panel tugas ini dengan mengklik "edit huruf individu" terlebih dahulu
Kaedah 3 dari 3: Gabungan Mel di OpenOffice.org
Langkah 1. Buat pangkalan data
Di OpenOffice.org, fail pangkalan data selalu diperlukan untuk penggabungan e-mel; namun, anda masih boleh membuat data anda dalam spreadsheet terlebih dahulu.
- Dari dokumen utama anda, buka menu Fail dan pilih untuk membuat fail pangkalan data baru.
- Di tetingkap yang muncul, pilih opsi "sambungkan ke pangkalan data yang ada". Dari menu lungsur turun, pilih "spreadsheet," dan kemudian klik Seterusnya.
- Pada skrin seterusnya, arahkan OpenOffice.org ke fail spreadsheet yang ingin anda gunakan. Anda boleh memilih untuk melindungi kata laluan dengan kata laluan dengan memilih kotak di bawah lokasi fail. Klik Seterusnya apabila anda sudah bersedia.
-
Pada layar ini, pilih apakah akan mendaftarkan pangkalan data untuk akses yang lebih mudah di kemudian hari, dan tentukan apakah Anda ingin membuka fail pangkalan data untuk mengeditnya sekarang atau tidak. (Anda mungkin tidak perlu jika anda baru sahaja membuat fail hamparan.) Klik Selesai untuk menyimpan pangkalan data.
Pastikan anda memberikan nama pangkalan data yang mudah anda ingat
Langkah 2. Masukkan ladang anda
Sekarang setelah anda menghubungkan maklumat anda ke pangkalan data yang dapat difahami oleh OpenOffice.org, adalah perkara mudah untuk menggunakan pangkalan data tersebut untuk penggabungan surat, selagi anda tahu di mana mencarinya.
- Dari menu Masukkan, pilih 'medan', dan kemudian "lain …" dari sub-menu. Sebagai alternatif, anda boleh menaip control-F2.
- Pada tetingkap yang muncul, klik tab "pangkalan data".
-
Klik butang Browse di bahagian kanan bawah tetingkap dan cari fail pangkalan data yang baru anda buat.
Setelah anda memilih pangkalan data anda, itu akan muncul dalam daftar bertajuk "pemilihan pangkalan data" di sebelah kanan tetingkap
- Dari senarai "jenis" di sebelah kiri tetingkap, pilih "medan penggabungan surat."
- Klik + di sebelah pangkalan data anda dan fail hamparan akan muncul di bawahnya. Klik + di sebelah itu, dan anda akan melihat nama bidang yang anda pilih semasa membuat hamparan anda.
-
Pilih bidang mana yang ingin anda masukkan dan klik Masukkan untuk meletakkan medan di dokumen utama anda.
- Ingatlah untuk meletakkan kursor di mana anda mahu bidang anda dimasukkan sebelum anda memasukkan, atau anda perlu memotong dan menampal untuk memindahkannya ke kedudukan yang betul.
- Seperti di Office, bidang teks diperlakukan seperti huruf alfanumerik dalam dokumen utama anda. Anda boleh memindahkannya dengan bar ruang dan menghapusnya dengan kekunci padam.
Langkah 3. Selesaikan penggabungan
Periksa semula setiap bidang untuk penempatan yang betul. Apabila anda sudah bersedia, cetak dokumen utama anda. Gabungan surat akan mencetak satu salinan untuk setiap set entri dalam fail yang anda gabungkan ke dokumen.
Petua
- Program pemprosesan kata sering mempunyai templat yang dapat Anda gunakan untuk membuat dokumen utama.
- Pastikan untuk memecah bidang ke dalam istilah yang paling spesifik mungkin. Contohnya, anda mungkin menggunakan gelaran kesopanan (Mr., Mrs., Miss), nama depan dan nama belakang untuk nama tersebut. Itulah tiga medan untuk nama, jadi gunakan tiga lajur berasingan dengan satu jenis medan di setiap lajur.
