Sekiranya anda terpaksa meninggalkan pejabat sebentar, atau anda bercadang untuk pergi bercuti, anda mungkin ingin memberitahu orang yang menghantar e-mel kepada anda bahawa anda akan pergi. Sekiranya anda mempunyai akaun Exchange, Outlook dilengkapi dengan fungsi terbina dalam. Sekiranya anda tidak mempunyai akaun Exchange, anda masih boleh membalas e-mel secara automatik dengan membuat beberapa peraturan. Ikuti panduan ini untuk menyediakan balasan automatik anda, sama ada anda mempunyai akaun Exchange atau tidak.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Outlook 2010/2013
Langkah 1. Hidupkan balasan automatik
Pilih folder Exchange. Pilih folder dari kedai mesej anda. Anda mesti memilih folder Exchange untuk melihat pilihan Balasan Automatik. Buka menu Balasan Automatik (Di Luar Pejabat). Anda boleh mendapatkannya dengan mengklik tab Fail dan kemudian memilih tab Maklumat.
Langkah 2. Konfigurasikan balasan anda
Di menu Balasan Automatik, centang kotak berlabel Kirim Balasan Automatik. Anda boleh melaraskan waktu pembantu aktif dengan mencentang kotak dan menetapkan jangka masa dan tarikh.
Langkah 3. Tulis balasan anda
Untuk e-mel yang dihantar dari dalam pelayan pertukaran anda, gunakan tab Di Dalam Organisasi Saya. Untuk maklum balas e-mel yang diterima daripada orang lain, gunakan tab Di Luar Organisasi Saya. Setelah anda berpuas hati dengan balasan anda, klik OK.
Langkah 4. Lumpuhkan Balasan Automatik
Sekiranya anda menetapkan julat tarikh untuk balasan automatik anda, pembantu akan berakhir secara automatik apabila julat tarikh berakhir. Sekiranya anda tidak menetapkan julat, itu akan berterusan sehingga anda membuka menu Balasan Automatik dan pilih "Jangan hantar balasan automatik."
Kaedah 2 dari 4: Outlook 2007
Langkah 1. Hidupkan Pembantu Pejabat
Klik tab Alat. Dalam menu Alat, pilih Pembantu Luar Pejabat. Centang kotak berlabel "Kirim balasan automatik di Luar Kantor." Anda boleh menyesuaikan waktu pembantu aktif dengan mencentang kotak dan menetapkan julat waktu dan tarikh.
Langkah 2. Tulis balasan anda
Untuk e-mel yang dihantar dari dalam pelayan pertukaran anda, gunakan tab Di Dalam Organisasi Saya. Untuk maklum balas e-mel yang diterima daripada orang lain, gunakan tab Di Luar Organisasi Saya. Setelah anda berpuas hati dengan balasan anda, klik OK.
Langkah 3. Lumpuhkan Pembantu Luar Pejabat
Sekiranya anda menetapkan julat tarikh untuk balasan automatik anda, pembantu akan berakhir secara automatik apabila julat tarikh berakhir. Sekiranya anda tidak menetapkan julat, itu akan berterusan sehingga anda membuka menu Balasan Automatik dan pilih "Jangan hantar balasan automatik Di Luar Pejabat."
Kaedah 3 dari 4: Outlook 2003
Langkah 1. Hidupkan Pembantu Pejabat
Dalam menu Alat, pilih Pembantu Luar Pejabat. Tandai kotak berlabel "Saya Tidak Di Luar Pejabat."
Langkah 2. Tulis balasan anda
Di kotak berlabel "AutoReply hanya sekali kepada setiap pengirim dengan teks berikut:" masukkan balasan yang ingin anda balas.
Langkah 3. Tambah peraturan
Anda boleh menambahkan peraturan ke Pembantu anda, seperti meneruskan pesanan dari pengirim tertentu ke penerima lain. Klik butang Tambah Peraturan … untuk mengkonfigurasi aturan khusus. Contohnya, anda boleh membuat peraturan yang akan meneruskan surat dari pelanggan tertentu kepada rakan anda agar e-mel penting tidak terlewat semasa anda tiada.
Langkah 4. Lumpuhkan Pembantu Luar Pejabat
Pembantu Luar Pejabat akan berterusan sehingga anda membuka menu Balasan Automatik dan pilih "Jangan hantar balasan automatik Di Luar Pejabat."
Kaedah 4 dari 4: Kirim Balasan Auto Tanpa Akaun Exchange
Langkah 1. Buat templat anda
Tanpa akaun Exchange, pilihan Balas Automatik tidak tersedia. Masih mungkin untuk membuat respons automatik menggunakan templat dan beberapa peraturan. Mulakan dengan membuat e-mel baru. Ini akan menjadi templat untuk respons automatik anda.
- Pilih Mata Pelajaran yang secara ringkas menerangkan keadaan. Contohnya "Di luar pejabat sehingga". Anda juga dapat menuliskan kata-kata "balasan automatik" dalam Subjek untuk memberitahu penerima dengan segera bahawa respons itu automatik.
- Tulis pesanan ringkas. Dalam Badan e-mel, tuliskan mesej umum yang boleh digunakan untuk sesiapa sahaja yang menerimanya. Biarkan penerima tahu bagaimana menghubungi anda, atau siapa lagi yang harus dihubungi.
Langkah 2. Simpan templat anda
Setelah anda berpuas hati dengan pesan tersebut, klik Simpan Sebagai… Di menu lungsur “Simpan sebagai jenis”, pilih Templat Outlook. Ini akan menyimpan fail sebagai templat yang dimuat ke Outlook.
Langkah 3. Buat peraturan
Untuk mendapatkan tindak balas automatik berfungsi dengan betul, anda perlu menentukan beberapa peraturan untuk mengotomatisasi prosesnya. Di Office 2003/2007, klik menu Alat dan pilih Peraturan dan Makluman. Di Office 2010/2013, klik tab Fail, pilih Maklumat, dan kemudian klik Peraturan dan Makluman. Ini akan membuka menu Peraturan E-mel.
- Klik butang Peraturan Baru. Anda akan diminta untuk memilih templat. Dari bahagian "Mulai dari aturan kosong", pilih "Periksa mesej ketika mereka tiba." Klik Seterusnya.
- Tentukan mesej yang akan dibalas. Sekiranya anda ingin membalas setiap mesej yang anda terima di peti masuk anda, centang kotak "di mana nama saya ada di kotak". Anda boleh mengecilkannya dengan menetapkan kiriman tertentu, atau e-mel dengan kata-kata tertentu dalam subjek atau badan. Klik Seterusnya setelah membuat pilihan anda
- Muatkan templat anda. Pilih kotak "balas menggunakan templat tertentu" di tetingkap berikutnya untuk memuatkan pesan yang Anda buat sebelumnya. Klik pautan dalam keterangan kotak untuk "templat tertentu". Ini akan membuka dialog yang bertanya di mana untuk mencari templat. Pilih "Templat Pengguna dalam Sistem Fail". Buka mesej yang anda buat tadi.
- Tetapkan pengecualian anda. Setelah templat dimuat, anda dapat menentukan keadaan ketika anda tidak mahu balasan dikirimkan, seperti kepada penerima tertentu, atau untuk jenis pesan tertentu. Klik Seterusnya setelah membuat pilihan anda.
- Namakan peraturan anda. Sebelum dapat menyelesaikannya, anda perlu menetapkan nama untuk peraturan anda. Pengguna sesuatu yang mudah diingat sehingga anda dapat mematikan peraturan dengan cepat di kemudian hari. Centang kotak "Hidupkan peraturan ini" untuk mengaktifkan peraturan, kemudian klik Selesai.
Langkah 4. Lumpuhkan peraturan
Apabila anda kembali ke pejabat, anda boleh mematikan peraturan dengan membuka menu Peraturan dan Makluman sekali lagi. Pilih peraturan di luar pejabat yang anda buat dari senarai peraturan aktif anda, dan kemudian klik butang Padam.
Video - Dengan menggunakan perkhidmatan ini, beberapa maklumat dapat dikongsi dengan YouTube
Petua
- Organisasi biasanya didefinisikan sebagai syarikat anda dan merangkumi orang yang mempunyai akaun Exchange Server pada sistem e-mel anda.
- Menu Tools muncul di tetingkap Outlook utama. Tetingkap utama adalah tetingkap yang sama yang muncul ketika anda memulakan Outlook dan termasuk menu File, Edit, View, Go, Tools, Actions, dan Help. Tidak ada menu Tools di windows tempat anda membuat atau melihat item seperti pesan e-mel, kenalan, atau tugas.
- Apabila kotak pilihan Balas automatik kepada orang di luar organisasi saya dipilih, tab Di Luar Organisasi Saya memaparkan (Hidup) di sebelah nama tab.
- Kenalan mesti ada di folder Kenalan Pelayan Exchange anda. Sekiranya kenalan hanya terdapat dalam folder yang merupakan bahagian dari fail Folder Peribadi (.pst), mesej balasan automatik tidak akan dihantar.
