WikiHow ini mengajar anda cara menggunakan Microsoft Word untuk membuat invois bil. Invois adalah senarai terperinci produk yang dijual atau perkhidmatan yang boleh anda gunakan untuk menagih pelanggan anda. Cara termudah untuk memulakannya adalah dengan menggunakan salah satu templat invois percuma Microsoft, tetapi anda juga dapat membuatnya dari dokumen kosong.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Memuat turun Templat Percuma
Langkah 1. Buka Microsoft Word untuk Windows atau macOS
Anda akan menemuinya di menu Mula di bawah Microsoft Office pada PC, dan di Permohonan folder pada Mac.
- Gunakan kaedah ini untuk membuat invois dari templat yang telah dibuat dengan cepat dan mudah. Templat menyelamatkan anda kesulitan untuk mencari tahu apa yang harus disertakan, tetapi dapat disesuaikan untuk memenuhi keperluan anda.
- Anda juga boleh memuat turun templat Word percuma dari laman templat Microsoft Office. Sebaiknya jangan memuat turun templat dari laman web lain, kerana ada yang mengandungi virus.
Langkah 2. Cari bar carian templat dan pilih Baru
Word Pembuka harus memaparkan skrin "Baru" secara automatik - layar ini bertuliskan "Baru" di bahagian atas dan memaparkan bar carian dengan teks "Cari templat dalam talian" di dalamnya. Sekiranya anda tidak melihat bar carian ini, klik Fail menu di kiri atas, kemudian pilih Baru untuk membesarkannya.
Langkah 3. Taipkan invois ke bar Cari dan tekan ↵ Enter
Senarai hasil yang sesuai akan muncul.
Langkah 4. Klik invois untuk melihat pratonton
Versi invois yang lebih besar akan muncul, bersama dengan penerangan ringkas.
- Sekiranya anda memutuskan untuk tidak menggunakan templat, klik X di bahagian atas tetingkap untuk kembali ke senarai.
- Beberapa pilihan yang bagus dan ringkas adalah Invois (Abadi) dan yang baru disebut Invois.
Langkah 5. Klik Buat untuk menggunakan templat
Ia berada di tetingkap pratonton templat. Ini memuat turun templat dan membukanya secara automatik.
Langkah 6. Ganti maklumat yang diisi sebelumnya dengan maklumat anda sendiri
Setiap bidang biasanya mengandungi beberapa teks yang bertujuan untuk membimbing anda mengisi invois. Anda hanya boleh mengklik tetikus sebelum sedikit maklumat, tekan ← Backspace atau Delete untuk menyingkirkan apa yang ada, dan taipkan maklumat anda sendiri.
Selain mengisi tempat kosong, anda juga dapat menambahkan lebih banyak butiran pada invois, seperti logo, bidang tambahan, atau garis dan warna khas
Langkah 7. Simpan invois yang telah dilengkapkan
Untuk melakukannya, klik Fail menu, pilih Simpan sebagai, dan kemudian simpan fail ke lokasi yang diinginkan di komputer anda. Setelah membuat invois, anda boleh mencetak atau menghantar e-mel kepada pelanggan anda.
Kaedah 2 dari 2: Membuat Invois dari awal
Langkah 1. Buka Microsoft Word untuk Windows atau macOS
Anda akan menemuinya di menu Mula di bawah Microsoft Office pada PC, dan di Permohonan folder pada Mac.
- Gunakan kaedah ini jika anda ingin merancang invois dari awal. Kaedah ini paling baik bagi mereka yang mahir menggunakan ciri Word, termasuk membuat tajuk dan jadual.
- Sebelum membuat templat anda sendiri, periksa beberapa contoh invois dalam talian sebelum anda memulakannya. Sekiranya invois anda khusus untuk perniagaan anda, cuba cari jenis perniagaan anda dan kata-kata "invoice sampel" untuk contoh tertentu (contohnya, contoh invois doktor, sampel invois penulis bebas).
Langkah 2. Klik Dokumen Kosong pada skrin "Baru"
Sekiranya anda tidak melihat skrin "Baru", klik Fail menu dan pilih Baru sekarang.
Langkah 3. Buat tajuk invois
Tajuk yang merangkumi nama perniagaan anda, maklumat hubungan, dan kata "Invoice" akan muncul di suatu tempat berhampiran bahagian atas dokumen. Anda boleh merancang dan memperagakan maklumat ini dengan cara yang anda mahukan, tetapi cubalah untuk menjadikannya ringkas dan selaras dengan bahan perniagaan anda yang lain.
Langkah 4. Paparkan tarikh invois
Tarikh penerbitan dan tarikh akhir (jika berkenaan) mestilah kelihatan berhampiran bahagian atas dokumen, lebih baik dekat dengan perkataan "Invoice."
Untuk memasukkan tarikh hari ini dengan cepat, klik MASUKKAN tab di bahagian atas Word, klik Masa tarikh, dan kemudian pilih format tarikh. Pastikan untuk menghapus tanda centang dari kotak "Kemas kini secara automatik" sehingga tanggal tidak berubah setiap kali seseorang membuka fail.
Langkah 5. Nomborkan invois
Setiap invois harus mengandungi nombor unik (mengikut urutan) untuk rekod anda. Urutannya boleh bersifat global (untuk semua pelanggan) atau setiap pelanggan. Anda boleh menambahkannya ke tajuk jika anda mahu, tetapi ia boleh diletakkan di mana sahaja.
Sekiranya setiap pelanggan mempunyai urutan penomboran invois mereka sendiri, anda mungkin mahu memasukkan nama pelanggan sebagai sebahagian daripada nombor (mis., WikiHow1, wikiHow2 jika pelanggan adalah wikiHow)
Langkah 6. Tambahkan alamat atau maklumat hubungan pelanggan
Kata pengantar ini dengan kata "To" (atau sesuatu yang serupa) yang membuatnya jelas siapa yang dikenakan.
Anda mungkin ingin menghantar invois secara langsung kepada orang tertentu di syarikat, atau ke bahagian Akaun Belum Bayar
Langkah 7. Buat senarai terperinci produk yang dijual atau perkhidmatan yang diberikan
Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan membuat jadual dengan beberapa baris dan lajur bernama. Lihat Cara Membuat Jadual Mudah di Microsoft Word untuk memulakan jadual.
Buat lajur untuk kuantiti, nama barang / perkhidmatan atau keterangan, harga / kadar unit, dan jumlah harga untuk kuantiti yang dibeli. Pastikan untuk melabelkan lajur ini dengan tajuk sehingga pelanggan memahami cajnya
Langkah 8. Paparkan jumlah keseluruhan bil
Ini akan muncul tepat di bawah senarai caj terperinci, lebih baik dalam jenis berwajah tebal sehingga senang dilihat.
- Sekiranya anda mengenakan cukai jualan, anda harus menunjukkan sejumlah jumlah caj terperinci, dengan cukai yang tertera di bawahnya, dengan peratusan di sebelah kiri jumlah dolar cukai, maka jumlah yang disesuaikan di bawahnya.
- Periksa semula matematik anda untuk memastikannya tepat.
Langkah 9. Sertakan syarat pembayaran
Anda boleh memaparkan syarat pembayaran sama ada di atas atau di bawah maklumat pengebilan. Syarat pembayaran yang biasa adalah "Hutang pada tarikh penerimaan," "Hutang dalam masa 14 hari," "Hutang dalam masa 30 hari," atau "Hutang dalam masa 60 hari."
Anda mungkin juga ingin memasukkan memo di bahagian bawah yang merangkumi kaedah pembayaran, maklumat umum, atau sekadar ucapan terima kasih kepada pelanggan kerana menggunakan perkhidmatan anda
Langkah 10. Simpan invois yang telah dilengkapkan
Untuk melakukannya, klik Fail menu, pilih Simpan sebagai, dan kemudian simpan fail ke lokasi yang diinginkan di komputer anda. Setelah membuat invois, anda boleh mencetak atau menghantar e-mel kepada pelanggan anda.
Petua
- Setelah menyimpan dokumen invois, anda dapat menggunakannya sebagai templat untuk membuat invois lain dengan menggunakan pilihan "Baru dari yang ada" ketika membuat invois baru. Anda juga boleh menyimpan dokumen sebagai templat.dot atau.dotx untuk penggunaan templat masa depan.
- Cara lain untuk memaparkan penagihan dan jumlah maklumat adalah dengan memasangnya dalam buku kerja Microsoft Excel dan kemudian tampal pautan ke dalam invois Word anda. Setiap kali anda mengemas kini spreadsheet, klik kanan spreadsheet tertanam dan pilih "Update Link" untuk melihat pengubahsuaiannya.
