Anda mungkin berfikir bahawa hanya guru sekolah yang perlu risau untuk mengambil kehadiran, tetapi sebenarnya ini adalah amalan perniagaan yang penting juga. Untuk perniagaan kecil dan besar, data kehadiran yang tepat dapat menunjukkan banyak tentang kecekapan, keuntungan, dan kepuasan pekerja. Berkat teknologi moden, terdapat banyak cara untuk merekod kehadiran pekerja dan memanfaatkan data dengan berkesan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Mengumpulkan Data Kehadiran
Langkah 1. Gunakan hamparan mudah hanya jika anda menjalankan perniagaan kecil
Sekiranya anda mempunyai 5 atau kurang pekerja, dan mungkin juga 10 atau kurang, menggunakan kaedah rakaman kehadiran yang sangat mudah mungkin sesuai untuk anda. Anda boleh melacak kehadiran dan waktu di spreadsheet Microsoft Office atau Google Docs, misalnya, atau bahkan bergantung pada spreadsheet kertas. Pilihlah pilihan penjejakan yang lebih maju, sekiranya anda mempunyai lebih dari 5-10 pekerja.
- Tidak kira saiz perniagaan anda, selalu gunakan sistem yang jelas untuk mencatat kehadiran dan waktu. Jangan mempercayai ingatan anda atau kata-kata pekerja anda semasa cuba menjejaki perkara!
- Sekiranya anda lebih suka hamparan berasaskan kertas, periksa secara dalam talian untuk templat yang boleh dicetak yang sesuai dengan keperluan anda.
Langkah 2. Buat templat Office atau Docs untuk memperkemaskan hamparan anda
Kedua-dua Microsoft Office dan Google Docs menawarkan templat tambahan yang direka untuk mencatat kehadiran dan jam pekerja. Berbanding dengan spreadsheet generik, pilihan ini dapat memudahkan pekerja anda memasuki waktu mereka, dan bagi anda untuk mengesan dan menganalisis data.
Walaupun lebih cekap daripada kertas asas atau hamparan elektronik, pilihan ini masih diserahkan kepada perniagaan kecil-mungkin dengan mereka yang mempunyai 20 pekerja
Langkah 3. Kontrak penyimpanan rekod anda sekiranya tepat pada masanya dan menjimatkan kos
Bagi banyak perniagaan kecil dan besar, cara terbaik untuk mencatat kehadiran adalah dengan membayar orang lain untuk melakukannya! Dalam kebanyakan kes, pekerja anda akan memasukkan kehadiran dan waktu mereka ke dalam portal web atau aplikasi, dan kontraktor akan menghoskan data dan memberikan laporan berkala berdasarkan kepada anda.
Sebilangan syarikat mengenakan kadar tetap berdasarkan tahap pekerja-misalnya, $ 20 USD sebulan hingga 10 pekerja-sementara yang lain mengenakan bayaran per pekerja. Bandingkan kos, ciri, dan perkhidmatan semasa memilih syarikat pihak ketiga untuk mengesan kehadiran dan waktu pekerja anda
Langkah 4. Uruskan penyimpanan rekod di rumah hanya jika anda mempunyai kapasiti IT
Sebagai syarikat sederhana atau besar, anda mungkin tidak selesa menggunakan rekod anda, mungkin atas sebab kewangan atau keselamatan. Menjejaki kehadiran dan jam kerja 100, 1, 000, atau bahkan 10, 000 pekerja memerlukan jabatan IT yang mantap yang dapat membangun dan mengekalkan infrastruktur pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data yang diperlukan. Jurusan IT dan HR anda juga perlu bekerjasama dengan baik!
Nilaikan dengan teliti kos dan faedah pengendalian penyimpanan rekod berbanding kontrak dengan pihak ketiga untuk melakukannya
Kaedah 2 dari 3: Menjejaki Kehadiran dengan Teknologi
Langkah 1. Minta pekerja "meleret masuk" dan "keluar" dengan kad pengenalan mereka
Ini pada dasarnya adalah versi moden untuk menjadikan pekerja “jam masuk” dan “keluar” dengan kad kertas. Kelebihannya di sini ialah data dihantar terus ke infrastruktur penyimpanan rekod dalaman atau pihak ketiga anda untuk penyimpanan dan analisis.
Stesen kad leret berfungsi paling baik dengan pekerja yang berpegang teguh pada satu lokasi dan bekerja pada waktu biasa pada hari bekerja biasa-misalnya, pekerja pejabat, guru, atau pekerja kilang
Langkah 2. Gunakan biometrik atau video untuk membatasi "rakan meninju" pada pengimbas ID
Walaupun mencari rakan sekerja yang lambat atau tidak hadir yang disebut "buddy punching" - lebih mudah dengan kad punch, masih mungkin untuk menggesek ID rakan kerja untuk mereka dan mencapai tujuan yang sama. Sekiranya anda bimbang bahawa ini adalah masalah di kalangan tenaga kerja anda, pertimbangkan untuk melabur dalam langkah-langkah seperti kamera video atau pengimbas biometrik-untuk meningkatkan keselamatan dan ketepatan stesen kad sapu anda.
- Pengimbas biometrik, yang biasanya memerlukan kebenaran cap jari, dapat digunakan bersama dengan pengimbas kad pengenalan.
- Memasang kamera keselamatan di stesen kad leret anda dapat membantu anda mengenal pasti "rakan penumbuk" yang disyaki.
Langkah 3. Jejaki waktu pekerja di luar pejabat dengan aplikasi berasaskan telefon
Kad leret tidak berfungsi dengan baik untuk pekerja yang bekerja dari rumah atau dari pelbagai lokasi. Sebagai gantinya, minta mereka "pukulan masuk" dan "keluar" dengan aplikasi yang dipasang di telefon peribadi atau karya mereka. Dalam banyak kes, mereka hanya perlu menekan butang untuk memulakan dan menghentikan jam berjalan yang mengesan kehadiran dan jam mereka.
Sekiranya perniagaan anda sudah mengeluarkan sumber rekodnya kepada pihak ketiga, aplikasi jenis ini mungkin disertakan sebagai sebahagian daripada pakej. Dalam kes ini, data kehadiran pekerja anda harus disatukan dengan lancar ke dalam penyimpanan rekod keseluruhan anda
Langkah 4. Pertimbangkan lokasi GPS dan penjejakan masa untuk pekerja yang melakukan perjalanan secara meluas
Jenis sistem penjejakan ini berfungsi dengan baik jika anda mempunyai pekerja yang melakukan perjalanan di antara lokasi tertentu semasa hari kerja mereka. GPS telefon bimbit mereka akan mengesan ketika berada di zon kerja yang ditentukan, yang seterusnya dapat digunakan untuk menentukan jumlah waktu kerja mereka.
Penjejakan GPS adalah ciri pilihan dengan beberapa aplikasi "kad masa". Ciri ini semestinya paling baik digunakan untuk telefon bimbit yang dikeluarkan, kerana menjejaki pekerja di telefon peribadi mereka dapat merasa seperti "kakak"
Kaedah 3 dari 3: Berurusan dengan Data Kehadiran
Langkah 1. Potong nombor untuk melihat bagaimana masalah kehadiran mempengaruhi perniagaan anda
Menyimpan rekod kehadiran pekerja yang tepat membolehkan anda mengira bagaimana corak kehadiran positif dan negatif mempengaruhi garis bawah anda. Sebagai gantinya, anda dapat menggunakan data ini untuk menyesuaikan strategi tempat kerja dan SDM anda untuk kecekapan yang lebih tinggi.
Beberapa pengiraan cepat boleh, misalnya, memberi anda "kadar kejadian" - jumlah ketidakhadiran setiap 100 pekerja dalam jangka waktu yang ditetapkan. Titik data yang serupa, seperti "kadar ketidakaktifan" dan "kadar keterukan", juga dapat digunakan untuk membantu menentukan kesan ekonomi dari kehadiran dan ketidakhadiran
Langkah 2. Kenali pekerja yang mengikuti prosedur kehadiran yang betul
Pengukuhan positif sedikit boleh berlaku! Gunakan data yang anda kumpulkan untuk mengidentifikasi pekerja dengan rekod kehadiran yang luar biasa. Beri mereka pengiktirafan, pujian, dan kemungkinan penghargaan kepada orang ramai - walaupun beberapa kad hadiah atau bonus kecil dapat membantu mendorong orang lain untuk mengikutinya.
Perlu diingat bahawa "kehadiran yang baik" tidak semestinya pekerja tidak pernah ketinggalan bekerja. Ini juga bermaksud berhati-hati untuk meluangkan masa, misalnya, dengan memberi notis yang tepat sebelum mengambil cuti atau tinggal di rumah semasa mereka pulih dari penyakit
Langkah 3. Berjumpa dengan pekerja yang mempunyai masalah kehadiran sebelum mengambil tindakan
Bila-bila masa data anda mengenal pasti pekerja yang mempunyai masalah kehadiran, jangan langsung berhenti disiplin atau diberhentikan. Sebagai gantinya, berjumpa dengan mereka (dan wakil HR atau pihak berkaitan yang serupa) untuk membincangkan masalah tersebut. Letakkan rancangan tindakan secara bertulis yang memberi panduan dan penanda aras pekerja yang jelas untuk memenuhi jangkaan kehadiran.
Anda mungkin berurusan, misalnya, dengan pekerja yang berdedikasi yang menghadapi beberapa masalah yang mendesak di rumah. Dalam kes ini, anda mungkin dapat membuat penjadwalan atau penyesuaian beban kerja dan bukannya dengan cepat melepaskan pekerja yang berharga
Langkah 4. Navigasi karenah dengan berhati-hati ketika mendisiplinkan atau memberhentikan pekerja
Sentiasa ikuti prosedur yang jelas dan konsisten ketika melaksanakan disiplin kepada pekerja yang menghadapi masalah kehadiran, dan terutama sebelum memecatnya. Sebaiknya, anda harus diberi nasihat oleh penasihat undang-undang dengan fokus pada undang-undang pekerjaan. Jika tidak, yang kelihatan seperti pemotongan potong dan kering boleh menyebabkan tuntutan mahkamah mahal.
