Anda telah menulis e-mel yang hebat, tetapi apabila tiba masanya untuk menulis pernyataan penutup anda, anda tidak tahu apa yang hendak disampaikan. Itu perkara biasa. Menjumpai cara yang jelas dan ringkas untuk menamatkan e-mel boleh mengecewakan, tetapi itu tidak mustahil. Yang perlu anda buat hanyalah menambahkan ringkasan ringkas poin anda, menawarkan penutup yang mesra, dan keluar dengan kata atau frasa yang tepat.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menyimpulkan E-mel Formal
Langkah 1. Sahkan semula tujuan anda menulis
Ini tidak diperlukan untuk e-mel pendek atau respons pantas terhadap pertanyaan seseorang. Sekiranya anda menulis e-mel yang panjang, atau jika anda berurusan dengan banyak subjek atau masalah, tambahkan ayat penutup ringkas untuk meringkaskan maklumat atau permintaan anda.
Sekiranya, misalnya, anda melamar pekerjaan, anda mungkin memasukkan maklumat mengenai kelayakan dan pengalaman anda. Anda kemudian dapat meringkaskan e-mel anda dengan menulis, "Berdasarkan latar belakang dan pengalaman saya, saya percaya saya akan menjadi calon yang sangat baik untuk jawatan ini."
Langkah 2. Tambahkan garis kesimpulan
Dalam satu ayat, simpulkan e-mel anda dengan ungkapan terima kasih atau permintaan untuk dihubungi. Sekiranya anda menghubungi orang lain, anda mungkin menulis, "Terima kasih atas masa anda," atau "Saya tidak sabar untuk bertemu dengan anda." Sekiranya anda menjawab seseorang, anda dapat menutup dengan, "Jangan ragu untuk menghubungi saya jika anda mempunyai pertanyaan lebih lanjut."
Penutupan tepat yang harus anda gunakan bergantung pada subjek e-mel anda. Ingatlah untuk memastikan penutupan anda pendek, sopan, dan relevan dengan e-mel anda
Langkah 3. Pilih log masuk anda
Pendaftaran selalu diharapkan semasa menamatkan e-mel rasmi. Apabila anda menamatkan e-mel rasmi, anda mahu memilih log masuk yang sopan dan hormat. Cubalah penutup seperti "Salam," "Hormat," "Terima kasih," atau "Salam."
- Elakkan menggunakan singkatan atau singkatan. Adalah lebih baik untuk menuliskan kata-kata lengkap dalam proses rasmi.
- Cuba elakkan penutupan yang terlalu dekat atau formal. Keluar seperti "Cinta" terlalu peribadi untuk e-mel rasmi, sementara "Dengan hormatnya", hanya sesuai ketika menghubungi pegawai pemerintah.
Langkah 4. Taipkan nama penuh anda
Apabila anda menamatkan e-mel rasmi, anda selalu mahu menggunakan nama depan dan belakang anda. Anda tidak tahu berapa ramai orang bernama John atau Lisa yang diketahui oleh penerima. Menambah nama belakang anda membantu mereka mengingat anda dengan lebih pantas dan lebih jelas.
Kaedah 2 dari 3: Menamatkan E-mel Tidak Rasmi
Langkah 1. Beri alasan untuk menamatkan e-mel
Selesaikan e-mel anda dengan lembut dengan memberikan ucapan penutup cepat sebelum log keluar. Ia harus mesra dan tidak perlu mengandungi banyak perincian. Kalimat seperti, "Bagaimanapun, saya perlu memukul buku!" adalah ucapan penutup yang sangat baik.
Langkah 2. Pastikan talian komunikasi tetap terbuka
Tambahkan pernyataan ringkas yang memberitahu penerima anda bahawa anda ingin mendengar daripada mereka. Menulis, "Beritahu saya jika anda memerlukan apa-apa lagi" atau "Saya tidak sabar untuk mendengar apa yang anda alami," ramah dan santai.
Langkah 3. Keluar
Menamatkan e-mel tidak rasmi boleh menjadi lebih biasa daripada e-mel rasmi. Bergantung pada penerima anda, pendaftaran boleh merangkumi:
- Cinta
- Sorakan
- Jumpa
- Milik anda
- Selamat tinggal
Langkah 4. Tanda nama anda
Dengan e-mel tidak rasmi, biasanya anda tidak perlu menandatangani nama keseluruhan anda. Penerima sudah mengetahui siapa anda. Sangat boleh diterima dengan hanya menandatangani nama pertama anda.
Sekiranya anda menulis seseorang yang dekat dengan anda, anda juga boleh menggunakan nama panggilan. Sekiranya rakan atau ahli keluarga memanggil anda dengan nama panggilan, boleh menyenangkan dan senang menggunakannya ketika anda keluar
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Blok Tandatangan
Langkah 1. Tentukan sama ada tandatangan diperlukan
Sekiranya anda menghantar e-mel peribadi, tidak perlu ada tandatangan. Blok tandatangan merangkumi maklumat termasuk tajuk anda, maklumat hubungan anda, dan maklumat syarikat atau organisasi anda. Jangan risau untuk memasukkan maklumat ini jika anda menghantar e-mel tidak rasmi atau peribadi. Sebaliknya, tandatangani sahaja nama anda.
- Selalunya, syarikat atau organisasi anda memerlukan tandatangan dan mereka akan memberitahu anda maklumat apa yang mereka perlukan. Tanya syarikat anda jika mereka mempunyai blok tandatangan standard yang mereka mahu anda gunakan.
- Sekiranya syarikat anda tidak menyediakan blok tandatangan standard, anda juga boleh menyalin blok dari orang lain dalam organisasi anda dan mengganti maklumat hubungan mereka dengan yang anda ada.
Langkah 2. Tambahkan maklumat anda
Blok tandatangan anda harus merangkumi beberapa perkara asas. Sekurang-kurangnya, ia mesti mempunyai nama depan dan belakang anda, tajuk anda, nombor telefon anda, dan alamat e-mel anda. Anda juga boleh memilih untuk memasukkan logo, laman web, dan pautan syarikat atau organisasi anda ke media sosial seperti LinkedIn, YouTube, dan Facebook.
- Sekiranya syarikat atau organisasi anda tidak mempunyai format tandatangan standard, ikuti aliran asas ini: Letakkan nama anda terlebih dahulu, diikuti dengan tajuk anda di baris seterusnya. Kemudian, tambahkan e-mel dan nombor telefon anda, dan masukkan maklumat syarikat atau kumpulan anda terakhir.
- Cuba tandakan anda pendek dan ringkas. Gunakan tiga atau empat baris teks. Tambahkan logo dan bukan ketik nama syarikat anda, dan gunakan rangkaian ikon rangkaian sosial dan bukannya mengetik URL.
- Berhati-hati dengan memasukkan terlalu banyak maklumat media sosial. Pautan harus masuk ke maklumat media sosial syarikat anda. Sekiranya syarikat anda tidak mempunyai akaun media sosial, biasanya tidak sesuai untuk memautkan ke akaun anda sendiri melainkan jika diberitahu untuk melakukannya.
Langkah 3. Simpan tandatangan anda untuk penggunaan berulang
Sebilangan besar pelanggan e-mel termasuk Gmail dan Outlook membolehkan anda menyimpan tandatangan anda sehingga anda dapat menambahkannya dengan satu klik dan bukannya mengetiknya. Periksa di bawah tetapan e-mel anda untuk menyiapkan tandatangan anda.
